В хозяйственной деятельности любой организации с целью решения производственных дел, подписания договоров, принятия участия в семинарах, выставках и т.д. время от времени возникает потребность в командировке работников в другие населенные пункты Украины или за границу.

Предлагаю рассмотреть законодательное регулирование этого вопроса и основной алгоритм действий оформления служебных командировок работников бюджетных и коммерческих учреждений.

Если ваша организация не финансируется из госбюджета, направляя работников в командировку, следует руководствоваться следующими нормативно-правовыми актами:

• Кодекс законов о труде Украины - КЗоТ (ст. Ст. 121, 127, 176, 177) - в части регулирования трудовых отношений с работником, отправляется;
• Налоговый кодекс Украины - НКУ (пп. 140.1.7, п. 170.9) - в части отражения расходов в налоговом учете.

Основным документом, регулирующим командировки работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств, является Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.98 г.. № 59, зарегистрировано в Минюсте Украины 31.03.98 г.. за № 218/2658 (далее - Инструкция № 59). Для небюджетных работодателей она не является обязательной, поэтому таким предприятиям следует разработать собственный регламентирующий документ о служебных командировках, за основу которого можно взять нормы Инструкции № 59.

Согласно разд. 1 Общих положений Инструкции № 59, «служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя органа государственной власти, предприятия, учреждения и организации, полностью или частично содержится (финансируется) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия) ». Поскольку ни одним нормативным документом для «обычных» предприятий понятие служебной командировки не определен, им следует руководствоваться приведенным выше определением Инструкции № 59.

Итак, чтобы поездка считалась служебной командировкой, необходимо выполнение двух условий:

• поездка работника для посещения другого населенного пункта по месту основной работы;
• поездка для выполнения служебного поручения и связана с хозяйственной деятельностью предприятия.

Во-первых, вышеупомянутая Инструкция о служебных командировках уточняет определение командировки как поездки в другой населенный пункт. Понятие «другой населенный пункт» четко отделяет понятие «командировка» от «перемещения работника в пределах места работы»: если работник для выполнения служебного поручения вынужден выехать за пределы территории населенного пункта, в котором находится место его постоянной работы, то это еще нельзя квалифицировать как командировки, поскольку выехать за пределы одного населенного пункта - еще не значит въехать на территорию другого.

Сложность в разграничении командировки и поездки работника для выполнения поставленной задачи, не имеет признаков командировки, возникает тогда, когда в соответствии с административно-территориальным делением некоторые населенные пункты (города) включают в себя другие населенные пункты (села, поселка). Указание в Инструкции такого признака командировки, как поездка в другой населенный пункт, позволяет решить этот вопрос. Поездка в другой населенный пункт (села, поселка, города), хотя и входит в состав большого населенного пункта (города), должно квалифицироваться как командировки, поскольку работник в этом случае въехал на территорию другого населенного пункта (из материала, подготовленного районным управлением юстиции Полтавской области для использования в практической работе работниками юридических служб предприятий, учреждений, организаций, 2012).

Во-вторых, связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия подтверждают следующие документы:

• приглашение принимающей стороны командированного работника и деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, направляет в командировку;
• заключен договор или контракт;
• другие документы, удостоверяющие желание установить гражданско-правовые отношения;
• документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах и прочее.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной (передвижной) характер, не считаются командировкой.

Как правило, служебные командировки работников предусматриваются в плане работы учреждения (см. П. 138 Типовой инструкции по делопроизводству № 1242 от 30 ноября 2011 года).

В случае возникновения необходимости в направлении работника в командировку, не предусмотрено планом работы учреждения, руководителем структурного подразделения, где работает работник, имеющий видряджатися, готовится докладная записка на имя руководителя учреждения или его заместителя. В ней говорится: куда, на какой срок и с какой целью отправляется работник.

Докладная записка вместе с проектом приказа о командировке (готовит кадровая служба на основании этой записки) передается руководителю учреждения, как правило, не позднее чем за трое суток до начала командировки.

Подытоживая вышесказанное, отмечу, что решение о направлении работника в командировку принимается только руководителем предприятия или его заместителем и обязательно оформляется приказом (распоряжением) с указанием следующих данных:

• пункт назначения;
• наименование предприятия, куда командирован работник;
• срок командировки;
• цель командировки (см. форму приказа / распоряжения «О командировки»).

Порядок оформления командировок можно представить по следующему алгоритму:

1. Готовится служебная / докладная записка о необходимости направления работника (ов) в командировку.
2. Руководителем предприятия выдается и подписывается приказ (распоряжение) о направлении работника (ов) в командировку.

К июню 2011 года все командировки сопровождались удостоверение, форма которых была утверждена приказом Государственной налоговой администрации Украины «Об утверждении формы удостоверения» от 28.07.97 г.. № 260. Однако приказом Министерства финансов Украины от 21 июня 2011 года № 738 « о признании утратившим силу приказа Государственной налоговой администрации Украины от 28.07.97 г.. № 260 »форму удостоверения отменено требование об его предъявления сейчас незаконна.

Итак, удостоверение теперь оформлять не нужно, достаточно лишь приказа о командировке, согласно которому определяется количество дней, проведенных в командировке. Вопрос выхода работника на работу в день выбытия в командировку и в день прибытия из командировки должен регулироваться правилами внутреннего трудового распорядка предприятия, учреждения, организации.

Предприятие, отправляет работника, осуществляет регистрацию лица, выбывающего в командировку, в специальном журнале по установленной форме.

Как указано на официальном портале Министерства доходов и сборов Украины (реорганизовано путем преобразования в Государственную фискальную службу, постановление КМУ от 21 мая 2014 № 160), бюджетное предприятие перед направлением работников в командировки обязательно должен выдать им аванс в пределах суммы, определенной для оплаты проезда, найма жилого помещения и суточных расходов. Согласно письму от 03.07.2013 г.. № 6091/6 / 99-99-22-02-04-15 / 169 Миндоходив и сборов «О необязательность выдачи аванса и отчетности по потраченными собственными средствами» такой обязанности для небюджетных предприятий нормативные документы не устанавливают.

Статьей 121 Кодекса законов о труде Украины предусмотрено лишь обязанность предприятия возместить расходы работника в командировке. То есть работник может осуществлять расходы за счет собственных средств, а по возвращении из командировки предприятие их возместить.

В то же время небюджетные предприятия могут закрепить обязанность выдавать аванс в собственном положении о командировках. Такая обязанность может устанавливаться также приказами о командировке, например

Итак, командированного работника перед отъездом бюджетное предприятие обязано обеспечить денежными средствами (авансом) для осуществления текущих расходов во время служебной командировки. Аванс командированному может предоставляться наличными или перечисляться в безналичной форме.

Если работник получил аванс на командировку и не уехал, то в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки он должен вернуть в кассу предприятия полученные средства.

По возвращении из командировки работник в соответствии с порядком, определенным руководством предприятия, готовит в трехдневный срок письменный отчет или сообщает устно руководителю структурного подразделения о результатах выполнения задачи, а также подает отчет об использовании полученных на командировку средств.

Документами, которые подтверждают стоимость осуществленных во время командировки расходов, являются расчетные документы в соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» и Налогового кодекса Украины (см. П. 15 Инструкции № 59). Эти документы подаются в оригинале вместе с отчетом.

Совершенные во время командировки расходы возмещаются работнику только при наличии предоставленных подтверждающих документов в оригинале (транспортные билеты / транспортные счета, электронные билеты при наличии посадочного талона, счета гостиниц / мотелей, чеки и прочее).

Расходы, осуществленные во время командировки, не подтвержденные соответствующими документами (кроме суточных расходов), работнику не возмещают.

В п. 16 Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу указано, что отдельным видом расходов, не требующих специального документального подтверждения, являются суточные (расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица, совершенные во время командировки). Размеры суточных расходов для работников предприятий утверждены постановлением Кабинета Министров Украины от 02 февраля 2011 № 98 «О суммах и составе расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся ( финансируются) за счет бюджетных средств »(далее - Постановление № 98). Суточные расходы возмещаются в единой сумме независимо от статуса населенного пункта, куда командируется работник.

Остаток средств более израсходованной согласно отчету об использовании полученных на командировку средств сумму подлежит возврату работником в кассу или зачислению на соответствующий счет предприятия, учреждения, организации, которые выдали в установленном законодательством порядке.

Есть законодательно определены ограничения по срокам командировки работника (ов). Так, согласно п. 6 Постановления № 98, срок командировки определяется руководителем, но не может превышать в пределах Украины 30 календарных дней, за границу - 60 календарных дней, кроме случаев, указанных в абзацах 2 - 8 настоящего пункта, а именно:

• срок командировки работников, направляемых для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, не должен превышать срок строительства объектов;
• срок командировки работников, направляемых за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам) для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-изыскательских, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, осуществления шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, обслуживания и обеспечения функционирования национальных экспозиций на международных выставках, проведение гастрольных и других культурно-художественных мероприятий, не должен превышать один год.

Предприятия, учреждения и организации, направляющие работников в командировку за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам), обеспечивают надлежащие социально-бытовые условия, медицинское обслуживание, страхование и необходимую правовую защиту граждан Украины, которые отправляются за ее пределы для выполнения работ, указанных в абзаце третьем настоящего пункта;

• срок командировки военнослужащих, направленных на обучение в системе переподготовки, усовершенствования, повышения квалификации кадров, учебные и итогово-выпускные сборы слушателей заочных факультетов высших военных учебных заведений, не должен превышать 90 дней, а при условии возмещения расходов принимающей стороной - 18 месяцев
• срок командировки работников авиационных компаний, которые направляются за границу для осуществления авиационных перевозок пассажиров и грузов в миротворческих миссиях ООН согласно контрактам между авиационными компаниями Украины и Организацией Объединенных Наций, не должен превышать шесть месяцев
• срок командировки работников Государственной финансовой инспекции, ее территориальных органов, направляемых для проведения контрольных мероприятий, не должен превышать период проведения таких мероприятий.

Кроме того, действующим законодательством Украины для некоторых категорий работников предусмотрены дополнительные гарантии. Так, ст. 176 КЗоТ запрещает направлять в командировку беременных и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Также нельзя направлять в командировку без их согласия женщин, имеющих детей в возрасте от трех до четырнадцати лет или детей-инвалидов (ст. 177 КЗоТ). Указанные нормы законов о труде являются обязательными для выполнения всеми предприятиями независимо от форм собственности.

Сегодня командировки стали неотъемлемой частью работы очень многих людей. Кроме того, это слово давно и прочно вошло в современный фольклор - сколько анекдотов начинаются словами «Возвращается муж из командировки ...».

Давайте попробуем разобраться, почему люди так любят командировки? Сразу отмечу, что по негласной статистике большинство любителей командировок - мужчины. Это и неудивительно, поскольку женщины более привязаны к домов. Действительно, женщин, которые сознательно выбирают работу, где каждый месяц нужно летать, жить в лучшем отеле, найдется гораздо меньше, чем мужчин.

Проезд, отель или квартира, питание и другие связанные с командировкой расходы - всего за счет работодателя. А если еще и местом командировки будет современный город, то жизнь командированного, готового к покорению новых городов, можно сравнить с путешествием, полным новых впечатлений и интересных знакомств.

Кроме того, командировки дает прекрасную возможность расширить собственную географическую эрудицию, посетить новые места, поработать с новыми людьми.

В учебном пособии «Деловая карьера» (автор И. И. Дахно, К., 2011 г..) Написано о командировке как деловую поездку с детьми. Книга создана на основе собственного опыта автора, а также передового отечественного и зарубежного опыта, освещенного в различных средствах массовой информации.

Автор отметил, что на должности, связанные с частыми командировками, рекрутеры стараются не брать работников, у которых есть маленькие дети. Последние, как известно, требуют постоянного внимания.

Статистические данные свидетельствуют, что в США отпуска сокращаются, а привычка к семейным каникул остается. Более 60% офисных сотрудников, которые регулярно находятся в командировках, сочетают командировки с отдыхом. Две трети таких сотрудников путешествуют с детьми. В Украине уже есть предприятия и организации, которые фактически не оказывают отпусков (или сотрудники их фактически не берут). Деловая поездка с членами семьи может быть шансом для общения с ними (ведь известно, что во время командировки остается свободное время для досуга, который можно потратить на общение с семьей).

Современные западные компании поощряют семейные деловые путешествия, так как это способствует росту лояльности работников к компании и производительности труда. Такое явление называют incentive (поощрение).

Общеизвестно, что зарубежные командировки улучшают мотивацию работников, дают возможность ознакомиться с соответствующими профессиональными достижениями принимающей стороны. Коллективные же путешествия способствуют созданию работоспособной команды.

ЛИГА: ЗАКОН

Похожие