1. Завдання на відрядження
2. Наказ на відрядження
3. Кошторис витрат на відрядження
4. Документи для продовження термінів відрядження
5. Посвідчення про відрядження
6. Журнал реєстрації відряджень
7. Звіт про виконання завдання
8. Документи, що встановлюють зв'язок відрядження з господарською діяльністю підприємства
9. Запрошення приймаючої сторони
10. Документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини
11. Документи, что засвідчують участь особи, яка відряджена в переговорах, конференціях або сімпозіумах,...
12. Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт

бухгалтеру /
Відрядження

Зміст

Завдання на відрядження

Наказ на відрядження

Кошторис витрат на відрядження

Документи для продовження термінів відрядження

Посвідчення про відрядження

Журнал реєстрації відряджень

Звіт про виконання завдання

Документи, що встановлюють зв'язок відрядження з господарською діяльністю підприємства

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт

як будь-яка господарська операція , службова відрядження працівника повинна бути належним чином оформлена щоб уникнути претензій з боку контролюючих органів. Більш того, витрати на відрядження (Проїзд, проживання та ін.), За винятком добових, згідно пп.170.9.1 ст.170 ПКУ не є об'єктом обкладення ПДФО за умови їх підтвердження первинними документами із зазначенням в них розміру понесених витрат. Прикладами таких підтверджуючих документів є транспортний квиток, рахунок, багажна квитанція, страховий поліс та ін.

На сьогоднішній день немає єдиного нормативного документа, що встановлює форми і регламентує порядок складання «відрядження» документів. Офіційно затверджену форму мають лише Звіт про використанні грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт та Журнал реєстрації відряджень. Форми інших документів підприємству необхідно розробити самостійно. Розглянемо приклади оформлення «відрядження» документів, що не затверджених законодавчо і які підприємства повинні самостійно розробляти для ведення обліку витрат на відрядження.

Завдання на відрядження

Пунктом 1 р.III Інструкції № 59 передбачено, що наказ на службове відрядження за кордон складається після затвердження завдання. Слід зазначити, що для відряджень по Україні така вимога законодавчо не встановлено. Але в цілях контролю і подальшого виконання працівником відрядних доручень, таке завдання з ініціативи керівництва підприємства може бути складено. При складанні завдання на відрядження, в ньому можуть бути продубльовані мета відрядження, терміни виконання завдання, терміни уявлення звіту про відрядження, перелік документів, які повинен надати працівник після завершення відрядження.

Оскільки ні форма такого завдання, ні його зміст нормативними документами не регулюється, підприємство самостійно встановлює коло питань, що відображаються в завданні. Наведемо зразок оформлення завдання на відрядження.

Наказ на відрядження

Направлення працівника у відрядження здійснюється керівником підприємства або його заступником і оформляється наказом. Відсутність наказу може бути підставою для невизнання поїздки працівника відрядженням з усіма витікаючими наслідками, враховуючи норми пп.170.9.1 ст.170 ПКУ. Наказ про направлення працівника у відрядження оформляє працівник відділу кадрів, на якого згідно з посадовою інструкцією покладено такий обов'язок, або працівник служби діловодства (при її наявності), на невеликому підприємстві - бухгалтер або секретар. Працівнику, відповідальному за оформлення наказів, може бути поставлено в обов'язок не тільки підготовка наказів, а й ведення (заповнення) інших документів по відрядженню (наприклад, ведення журналу реєстрації відряджень та ін.). Відзначимо, що будь-якої затвердженої форми наказу законодавчо не встановлено, тому підприємство цілком може оформити наказ у довільній формі на окремому аркуші формату А4. В такому випадку наказ про відрядження обов'язково повинен містити:

• назва підприємства;
• назва документу;
• номер і дату документа;
• підпис керівника;
• підпис працівника, яка свідчить про те, що працівник ознайомлений з наказом.

Крім зазначених реквізитів, згідно п.1 розділу II Інструкції № 591 в наказі про службове відрядження обов'язково вказується:

• пункт призначення;
• назва підприємства, куди відряджається працівник;
• термін відрядження;
• мета відрядження.

1 Нагадаємо, що вимоги Інструкції № 59 поширюються на державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково міститися (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Однак, багато комерційні підприємства, в зв'язку з відсутністю документів, що регулюють відрядження таких підприємств, застосовують в своїй діяльності норми даної інструкції, попередньо прописавши таку можливість в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні і ін.) По підприємству. Проти застосування даного документа зазначеними підприємствами не заперечували ні Мінфін (див. Відповідну інформацію розміщену на його офіційному веб-сайті за адресою: http://www.minfin.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=289876&cat_id=53608 ), ні ДФСУ (до вступу в силу Закону № 71 (з 01.01.2015 р) відповідні консультації були розміщені на Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі на офіційному веб-сайті ДФСУ - http://sfs.gov.ua/). ДПСУ також використовувала даний документ при наданні консультацій для комерційних підприємств з питань, пов'язаних з податковим обліком відряджень (див. Наприклад, лист ДПСУ від 06.03.2012 р № 3268/5 / 15-1416).

При оформленні відрядження за кордон додатково в наказі (розпорядженні) зазначаються умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням - додається копія з перекладом) (п.1 р.III Інструкція № 59). Також наказ може містити інформацію, що стосується обмеження витрат на проживання, проїзд та ін. Наприклад, в разі можливості використання декількох видів транспорту, що зв'язують місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація підприємства може вказати працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. У разі відсутності такої вказівки працівник самостійно здійснює свій вибір.

Наведемо приклад оформлення наказу про відрядження.

Кошторис витрат на відрядження

Пунктом 1 р.III «бюджетної» Інструкції № 59 передбачено оформлення кошторису витрат при направленні працівника у відрядження за кордон. При цьому, для відряджень у межах України складання кошторису витрат на відрядження нормами Інструкції № 59 не передбачено. З огляду на бюджетну спрямованість даного документа, комерційні підприємства вправі ігнорувати складання кошторису витрат на відрядження. Найчастіше вони обмежуються зазначенням в наказі на службове відрядження орієнтовної суми витрат на відрядження. У той же час складання кошторису витрат на відрядження працівника може істотно полегшити розрахунок авансу на відрядження працівника. Складається кошторис витрат на відрядження працівника в довільній формі. Підставою для її складання є тарифи (розцінки) на проїзд, проживання, норми добових, і ін. Інформація.

Документи для продовження термінів відрядження

Багато підприємств на практиці стикаються з необхідністю продовження терміну відрядження працівника з об'єктивних причин (без попереднього узгодження такого продовження), наприклад, хвороба працівника, відсутність транспортних квитків, відметена авіарейсів, ремонт транспортного засобу тощо. У такому випадку реальний термін відрядження буде відрізнятися від терміну , зазначеного в наказі на службове відрядження. Інструкція № 59 (п.10 р. II, п.4 р. III) передбачає можливість продовження терміну відрядження, як по Україні, так і за кордон при затримці працівника у відрядженні та за наявності підтвердних документів. Рішення про подовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки (див. Нижче).

Рішення про продовження терміну відрядження на підставі доповідної записки оформляється у вигляді наказу (див. Нижче).

Порядок продовження службового відрядження на підприємстві встановлюється в Положенні про службове відрядження або в окремому розпорядчому документі (в разі відсутності на підприємстві Положення про службове відрядження), відбивши в ньому:

• терміни оформлення продовження відрядження;
• підставу для оформлення продовження відрядження (дозвільний напис керівника на доповідній записці відрядженого працівника, наказ по підприємству і т.д.);
• посадова особа, в обов'язки якого входить оформлення документів щодо продовження відрядження, зокрема, працівник бухгалтерії, працівник відділу кадрів.

Посвідчення про відрядження

Нормами ПКУ не передбачено оформлення підприємством про відрядження посвідчення при направленні працівника у відрядження. Немає такого вказівки і в Інструкції № 59. Крім цього чинна редакція Інструкції № 59 не містить вимоги про визначення фактичного часу перебування у відрядженні за відмітками в посвідченні про відрядження, а також вимоги про не виплатили добових у разі відсутності зазначених відміток у посвідченні про відрядження. Немає в ній і вимоги про подання разом зі звітом про відрядження посвідчення про відрядження та ін. Та й сама форма посвідчення про відрядження, яка була затверджена наказом ДПАУ від 28.07.97 р № 260, втратила чинність ще з 2011 року.

З огляду на все це, на сьогоднішній день суми добових визначаються згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами (пп.170.9.1 ст.170 ПКУ). При цьому, чинне законодавство не забороняє, як і раніше, використовувати бланк скасованого посвідчення про відрядження, проставляти в ньому відмітки (засвідчені печаткою) про прибуття і вибутті (Наявність такого посвідчення в ряді випадків може спростити обгрунтування зв'язку відрядження з господарською діяльністю підприємства). Використання підприємством скасованої форми посвідчення про відрядження в його господарській діяльності бажано «закріпити» в спеціальному розпорядчому документі (розпорядження, наказ і ін.) Або в Положенні про відрядження, яке підприємство розробляє самостійно, щоб уникнути питань з боку контролюючих органів. У разі, якщо підприємство використовує у своїй господарській діяльності посвідчення про відрядження, не зайвим буде звернути увагу на лист Мінфіну України від 16.02.2007 р № 31-18030-07-25 / 3102. У ньому, зокрема, вказується, що позначки в посвідченні про відрядження про прибуття в пункт призначення і вибуття з нього повинні завірятися печаткою того підприємства, в яке, згідно наказу керівника, направлений працівник у відрядження. Якщо працівника направлено в різні населені пункти, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному з пунктів.

Крім того, позначки в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника доцільно завіряти тією печаткою підприємства, яка використовується в його господарській діяльності для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки, здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

Слід зазначити, що ні відсутність, ні наявність посвідчення про відрядження не впливає на включення або невключення здійснених витрат на відрядження до оподатковуваного доходу особи, яка відряджена.

З огляду на вище викладене, наведемо приклад заповнення посвідчення про відрядження.

Журнал реєстрації відряджень

Згідно п.4 розділу I « загальні положення »Інструкції № 59« підприємство, яке відряджає працівника здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за формою згідно з додатком до цієї Інструкції ». В додатку до Інструкції № 59 наведено форму Журналу реєстрації відряджень, зразок заповнення якої наведено нижче. У журналі відображається інформація про працівника, направленому у відрядження (його ПІБ, посада), місце відрядження, наказі на відрядження (дата і номер наказу), а також про дату вибуття у відрядження і дату прибуття відрядженого працівника до місця роботи. Діюча форма журналу не містить спеціальної графи для зазначення інформації про посвідченні про відрядження. У той же час, якщо комерційне підприємство у своїй діяльності використовує згадану форму посвідчення про відрядження, то доцільно доповнити форму журналу відповідної графою для відображення інформації про посвідчення.

Наведемо зразок заповнення Журналу реєстрації відряджень (підприємство у своїй діяльності використовує посвідчення про відрядження).

Звіт про виконання завдання

По поверненню з відрядження працівник повинен відзвітувати керівнику підприємства або іншій уповноваженій особі про виконання завдання, представивши їм письмовий звіт. Такий звіт складається в довільній формі, оскільки законодавчо його форма не регламентована.

Зразок такого звіту наведено нижче.

Документи, що встановлюють зв'язок відрядження з господарською діяльністю підприємства

Відповідно до пп.170.9.1 ст.170 ПКУ «будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає, зокрема, (але не виключно) таких: запрошень приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає; укладеного договору або контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь особи, яка відряджена в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає ».

З наведеного переліку, найменше питань у контексті відряджень виникає до договорів і контрактів, оскільки, вимоги до їх складання і змісту регламентуються ЦКУ і ХКУ2. Щодо інших документів з причини відсутності будь-яких їх форм і порядків складання, ситуація інша. Саме тому на складанні цих документів зупинимося більш детально. При цьому відзначимо, що всі зазначені документи не є первинними документами з точки зору Закону про бухоблік, складаються в довільній формі, що міститься в них інформація, підтверджує зв'язок відрядження з господарською діяльністю підприємства.

2 Складання договорів і контрактів не є предметом даного матеріалу. Приклади складання окремих видів договорів наведені в довіднику «Договори: умови і форми».

Запрошення приймаючої сторони

Запрошення приймаючої сторони оформляється, як правило, у вигляді листа складеного на бланку організації, в якому викладається мета майбутнього заходу, місце і умови проведення і т.п. За змістом, викладеної в листі інформації, можна судити, на скільки діяльність приймаючої сторони збігається з діяльністю, що відряджає. Крім того, на її підставі в подальшому може бути оформлений наказ на службове відрядження.

Документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини

Чинна редакція пп.170.9.1 ст.170 ПКУ і норми Інструкції № 59 не містять будь-яких роз'яснень щодо переліку, форм і видів документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини. Найбільш часто використовується документом, що засвідчує бажання встановити цивільно-правові відносини, є протокол про наміри.

Даний документ не має чітко встановленої форми і складається в довільній формі. При його складанні необхідно враховувати, що міститься в ньому інформація повинна підтверджувати зв'язок відрядження з господарською діяльністю підприємства і він повинен бути підписаний представниками, як мінімум, двох сторін. Нижче наведемо зразок протоколу про наміри:

Документи, что засвідчують участь особи, яка відряджена в переговорах, конференціях або сімпозіумах, других заходах

Підтвердження зв'язку відрядження з господарською діяльністю підприємства документами цієї категорії, як правило, не викликає складнощів, оскільки для участі в конференціях, форумах, симпозіумах і ін. Заходах підприємство завчасно, до початку проведення заходу, отримує спеціальне запрошення, яке часто додатково є ще і пропуском на нього. На додаток до нього підставою можуть також служити різного роду інформаційні матеріали (програма заходу, порядок денний, буклети та ін.), Одержувані працівником під час заходу. При складанні працівником, на вимогу керівника, звіту про відрядження, такі матеріали можуть бути додані до цього звіту, а їх копії (повністю або частково) можуть бути додані до авансового звіту.

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт

Після повернення з відрядження (як закордонної, так і по Україні) працівник підприємства зобов'язаний надати в бухгалтерію підприємства звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (пп.170.9.2 ст.170 ПКУ та п.11 р.II і п.17 р.III Інструкції № 59). Такий звіт подається за формою, затвердженою Наказом № 845 (див. Приклад заповнення нижче). До нього також додаються оригінали первинних документів3, які підтверджують понесені у відрядженні витрати і документи, що підтверджують зв'язок службового відрядження з господарською діяльністю підприємства.

3 У разі відрядження за кордон, сторона, яка відряджає згідно пп.170.9.1 ст. 170 ПКУ, за запитом представника контролюючого органу забезпечує за свій рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою.

Звіт повинен надаватися підзвітною особою до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, в якому особа завершує:

• відрядження;
• виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала Грошові кошти під звіт (пп.170.9.2 ст.170 ПКУ).

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається працівником в касу або зараховується на банківський рахунок видав їх особи до або під час подання звіту.

Дуже часто у відрядженні працівники використовують платіжні картки для оплати витрат. В такому випадку терміни надання звіту дещо відрізняються від зазначених вище і залежать від особливостей використання платіжної картки. Якщо, під час службового відрядження працівник отримував готівку із застосуванням платіжної картки, то йому необхідно надати звіт і повернути надміру витрачені кошти до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.

Якщо ж відряджений працівник під час службового відрядження застосував платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, то термін подання ним звіту не повинен перевищувати десяти банківських днів. При цьому за наявності поважної причини роботодавець (самозайнята особа) може продовжити зазначений строк подання звіту до двадцяти банківських днів.

Наказом № 845, яким затверджено форму звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі - авансовий звіт 4), затверджений і порядок його заповнення - Порядок № 845. Але по своїй суті зазначений порядок більшою мірою роз'яснює оподаткування надміру витрачених коштів, отриманих платником на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк, ніж заповнення форми звіту. Порядок заповнення форми авансового звіту умістився в один пункт - п.5 Порядку № 845. Проте, наведеної в ньому інформації недостатньо для заповнення авансового звіту , Оскільки роз'яснює лише:

• хто складає звіт;
• які графи не заповнюють підзвітні особи ;
• в якій графі ставить підпис керівник підприємства (податковий агент).

4 В розписці до форми звіту він названий саме авансовим.

Тому зупинимося детально на порядку оформлення авансового звіту. Отже, відповідно до зазначеної норми Порядку № 845 авансовий звіт складають не тільки Фізичні особи - платники податку, що одержали грошові кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм, а й Фізичні особи , Які отримали такі кошти у самозайнятих ліц5.

5 Самозайнята особа - платник податків, який є фізичною особою - підприємцем або здійснює незалежну професійну діяльність за умови, що така особа не є працівником в межах такої підприємницької чи незалежної професійної діяльності (пп.14.1.226 ст.14 ПКУ).

До обов'язкових реквізитів, що заповнюються підзвітною особою на лицьовій стороні авансового звіту відносяться:

• назва податкового агента, його код за ЄДРПОУ;
• прізвище, ім'я, по батькові підзвітної особи;
• податковий номер фізичної особи (або серія та номер паспорта, для фізичних осіб, в силу релігійних переконань відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової каточках платника податку);
• відділ, цех в якому він працює (якщо такий є);
• посада, професія;
• дата заповнення авансового звіту;
• призначення отриманого під звіт авансу (в ситуації, що розглядається аванс виданий на відрядження);
• сума отриманого авансу, фактично витрачена сума;
• кількість первинних документів (в оригіналі), що додаються до авансового звіту.

Керівник підприємства на лицьовій стороні авансового звіту зобов'язаний поставити підпис в графі «Звіт затверджено», підтверджуючи, таким чином, фактично витрачену суму (вказується словами).

Графи «Звіт перевірено» та «Залишок Віднесені (перевітрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерські проводки , Розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті кошти на відрядження (під звіт) повинні заповнюватися особою, яка надала кошти на відрядження (п.5 Порядку № 845). Кого законодавець мав на увазі під зазначеними особами в Порядку № 845, не зрозуміло і цей факт ставить перед бухгалтерами складності із заповненням зазначених граф. Слід зазначити, що дана проблема має досить довгу історію, оскільки вона існувала і в порядках, що передували Порядку № 845. У зв'язку з цим доречно нагадати про лист ДПАУ від 26.03.2007 р № 2862/6 / 11-0216, яке залишається актуальним і сьогодні. В даному листі ДПАУ зазначила, що наведені вище графи повинні заповнюватися посадовою особою підприємства (організації), в обов'язки якого входить виконання таких функцій, як перевірка звіту, відображення операції в обліку, виплата грошових коштів і т.д. На практиці такі обов'язки, як правило, виконує бухгалтер. Тому перевірку звіту, бухгалтерські проводки загальною сумою за видами витрат, заповнення розділу про вироблених розрахунках (повернення залишку грошових коштів , Невикористаних у відрядженні, або виплата (погашення) перевитрати коштів) із зазначенням реквізитів касового документа, здійснює, найчастіше, бухгалтер підприємства.

Також на лицьовій стороні звіту розміщені:

• розділ «Розписка», в якому вказується особа, яка надала авансовий звіт на перевірку, сума звіту, кількість документів, що додаються. Заповнює і підписує цей розділ, як правило, працівник бухгалтерії підприємства, в обов'язки якого входить прийом авансових звітів;
• розділ «Розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті кошти». Згідно з вимогами п.170.9 ст.170 ПКУ сума грошових коштів, видана на відрядження (під звіт) і своєчасно не повернута підлягає обкладенню податком на доходи фізичних осіб (ПДФО). У зв'язку з цим, в зазначеному розділі бланка авансового звіту наведена формула для визначення суми ПДФО для кожної з ставок, встановлених п.167.1 ст.167 ПКУ. Звертаємо увагу, що в формі авансового звіту не враховані зміни, внесені до ПКУ Законом № 71, відповідно до якого ставка 17% замінена на 20%. Для визначення суми податку необхідно в формулу підставити необхідні значення і розрахувати результат. В кінці проведених розрахунків в обов'язковому порядку проставляється підпис особи, що провела розрахунок, і дата. З зазначеним розрахунком під розпис ознайомлюється винна підзвітна особа .

Зворотний бік авансового звіту представлена у вигляді таблиці, що складається з п'яти граф: порядковий номер операції; дата документа; кому, за що і на підставі якого документа здійснений платіж; сума платежу; дебет бухгалтерського рахунки для кожного виду витрат. Таблиця заповнюється на підставі доданих до авансового звіту первинних документів в хронологічному порядку з зазначенням дати здійснення операції, назви первинного документа, суб'єкта господарювання, призначення і суми платежу. Під таблицею підзвітна особа ставить свій підпис із зазначенням дати.

Наведемо приклад заповнення авансового звіту. Для наочності заповнення граф авансового звіту посадовими особами підприємства, додатково наведемо наступні дані: директор підприємства - Гуран В.С., підзвітна особа - Притула А. А .; бухгалтер - Зозуля Л.П.

Інші матеріали по темі:
авансового звіту , відрядження , посади , может , журнал , такоже , наказ , Грошові кошти , срок , что , кошти , розділ , форми , на підставі , дата , година , предприятие , приклад , документи , порядок , документів , РЕГІСТР , звіт , документа , рахунок , документ

Матеріали з розділу: Бухгалтеру / Відрядження

Інші матеріали по темі:

Облік безготівкових грошових коштів. Надходження грошових коштів

Переоцінка основних засобів

Відрядження. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Касова книга

Списання грошових коштів

Нас знаходять: відрядження протокол про наміри, як заповнювати відрядження квитки, запрошення для відрядження, документальне оформлення розрахунку відрядних України, звіт про відрядження, оригінали документів в відряджень