1. Поняття ділового листа У сучасному світі вміння вести ділову переписку є якістю, без якого неможливо...
2. Особливості ділового листування
3. Структура ділового листа англійською

Поняття ділового листа

У сучасному світі вміння вести ділову переписку є якістю, без якого неможливо побудувати кар'єру. Уміння правильно складати ділові листи є безпосереднім доказом високого рівня професіоналізму і компетентності співробітника. Візовий збір - це поширений вид документа, який застосовується для обміну інформацією в дипломатичній, адміністративної та комерційної листуванні. Туристичний ваучер на англійській мові має свої особливості і принципи складання.

до змісту ↑

Основні типи ділових листів

Існує кілька класифікацій ділового листування. Можна виділити наступні види листів англійською мовою:

1. Запрошення (The Letter of Invitation)
2. Пропозиція (An Offer)
3. Запит (Enquiry Letter)
4. Відповідь (на запит або пропозиція) - (Reply)
5. Документи встановленого зразка (рахунок-фактура, пакувальний лист, накладна і т.д.)
6. Звіт (Statement)
7. Вітальний лист - (Letter of Congratulation)
8. Лист подяки - (Note of thanks)
9. лист-вимога
10. Лист-рекламація і т.д.

Деякі приклади ділових листів з перекладом представлені нижче:
А. Лист англійською - Запрошення (The Letter of Invitation)

Переклад листа:

B. Візовий збір - Пропозиція (An Offer)

С. Варіант ділового листа англійською - Запит (Enquiry Letter)

Dear Sirs,
We are in the market for 1000 piece Fountain pens and 1500 piece Ball pens which we need for an export order.

Please send us your lowest quatation for your «Tasso» and «Onset» pens, packed in export cases of 100 piece each.

Your faithfully,
................

Переклад

Лист запит

Господа,

Ми збираємося придбати 1000 пір'яних і 1500 кулькових ручок для виконання експортного замовлення.

Повідомте нам, будь ласка, мінімальні ціни на Ваші ручки моделей «Tasso» і «Onset» в експортних коробках по 100 штук в кожній.

З повагою,
............

Деякі з цих листів носять чемний характер і не вимагають негайної відповіді, на інші відповідь необхідно дати в максимально короткі терміни. Етика ділового листування не дозволяє затягувати з відповіддю на лист довше 5 робочих днів. Хоча, звичайно, у великих компаніях з великим потоком вхідних повідомлень на обробку кореспонденції може знадобитися набагато більше часу. Обов'язково потрібно давати відповідь на будь-який лист-прохання, лист - запит, лист-пропозицію і лист - вимога.

до змісту ↑

Особливості ділового листування

Ділове листування - важлива і об'ємна складова ділового життя організації. Через листування будується і організовується робочий процес, вирішуються комунікативні питання і розбіжності. В організаціях, які задіяні на міжнародному ринку, особливу важливість має факт того, наскільки добре розвинений і налагоджений процес міжнародного листування.

У більшості організацій документи складаються за заздалегідь визначеним шаблоном. Всі офіційні листи, як правило, складаються на бланку організації (якщо такий є).

Головна перевага роботи з бланками полягає в тому, що людині не потрібно щоразу вводити заново деяку шаблонну інформацію, наприклад, назва компанії і її реквізити. Статична частина інформації не змінюється, на відміну від оперативної. Таким чином значно заощаджується час на оформлення листа.

Складаючи діловий лист для іноземного партнера, потрібно пам'ятати про деякі відмінні риси ділової переписки. Грамотно підготовлений лист буде відповідати наступним інформативним вимогам.

По-перше, інформація в діловому листі повинна бути:

1. достовірної
2. актуальною
3. об'єктивною
4. повної
5. коректної
6. логічною
7. Чи не емоційною.

Так само слід пам'ятати, що діловий лист має бути настільки коротким, наскільки це можливо. При цьому тон листа дуже важливий. Він повинен бути максимально чемним і ввічливим. Негатив і неповажність з боку автора обов'язково відчує реципієнт. А це, в свою чергу, може ускладнити процес досягнення поставлених цілей. Тому, завжди потрібно звертати особливу увагу на тон листа. В англійській мові є достатня кількість стандартних фраз, які вживаються для того, щоб лист стало більш чемним.

В курсі граматики англійської мови обов'язково є розділ: ділове листування. Для написання ділових листів англійською мовою часто використовуються так звані фрази- шаблони, в залежності від виду листи і завдань, які на нього покладені. наприклад:

Завершується лист завжди побажаннями удачі і вдячністю: Best wishes, With kind regards, Looking for your answer and so on.

Крім того, в діловому листуванні не варто нехтувати сполучними спілками. З ними текст виходить цілісним і закінченим. Можна не соромлячись вживати модальнідієслова. Could, should, to be to, have to прекрасно вписуються в стиль ділового листування.

Структура ділового листа англійською

Універсальних правил для складання ділового листа на іноземній мові немає. Все залежить від типу листи, адресата і цілі листи.

Туристичний ваучер на англійській мові традиційно починається з адреси. Як правило, він пишеться в правому верхньому куті, без імені і номера телефону одержувача. Приклад такого листа наведений нижче:

Положення дати досить широко варіюється і визначається в основному особистими уподобаннями. Дату ставлять як зліва, так і справа, як вище, так і нижче адреси одержувача. Формат дати може бути прописних і числовим. Наприклад: «8 березня 2016 г.» можна записати як 8 March 2016 (або американський варіант, в якому на першому місці стоїть місяць, а не число) March 8, 2016, 8/3/2016 або 08/03/16.

Після вказівки адреси і дати йде вітання. Яким буде звернення в чому залежить від того, відомий чи невідомий одержувач листа автору. Якщо у листи немає конкретного адресата, можна обмежиться фразою to whom it may concern -тому, кого стосується. Якщо автор не знає імені адресата, то можна написати просто Dear Sir / Madam. Але якщо ім'я і прізвище відомі, то їх обов'язково потрібно вказувати. Це приверне додаткову увагу до тексту листа, особливо якщо в організації корпоративний поштовий ящик. Звернення пишеться з нового рядка і в кінці виділяється коми. Точка після Mr / Mrs / Ms не ставиться. (В американському англійською після Mr / Mrs / Ms ставиться крапка, а в кінці звернення - двокрапка: Dear Mr. Philips).

наприклад:

Якщо відправник відомий:

Dear Mr Smith,
Dear Ann,

Якщо відправник невідомий:

Dear Sir or Madam,

Dear all,
Dear colleagues,

Як видно з прикладів в класичному британському англійською після звернення ставиться кома. Наступний текст листа пишеться з нового рядка з великої літери.

Тепер можна приступати безпосередньо до змісту листа. В англійських ділових листах перший абзац, як правило - найкоротший. У ньому розкривається основна мета листа. Запит, скарга або пропозиція, - все це прописують у вступі. Іноді, у випадках особливої ​​важливості, на початку листа, безпосередньо перед зверненням вставляють фразу Regarding to, це дозволяє привернути додаткову увагу одержувача листа до теми.

Кілька прикладів:

I refer to your e-mail dd. 04/08/2016. - Я посилаюся на Ваш лист від 04/08/2016.

We understood from your letter that you are going to organize an exhibition in Murmansk. - Як ми зрозуміли з Вашого листа, ви збираєтеся влаштувати виставку в Мурманську.

I am writing to you in response to your offer. - Я пишу у відповідь на вашу пропозицію.

Наступний абзац розкриває і пояснює інформацію, про яку було заявлено. Як вже було сказано, англійська мова дуже лаконічний і лаконічним. Тому ділове листування теж варто вести коротко і вкрай офіційно, не вдаватися в зайві подробиці, намагатися викладати тільки конкретні факти і надавати тільки істотну і важливу інформацію. Основну частину листа можна розділити на абзаци. Вирази, представлені нижче допоможуть в цьому:

First of all ... - Перш за все;
Firstly ... - по-перше;
Secondly ... - по-друге;
Thirdly ... - по-третє;
Moreover - крім того;
Finally ... - на закінчення;

В останньому абзаці потрібно описати, чого саме хоче автор листа, якої реакції або дій у відповідь він чекає від реципієнта. Обов'язково варто розбавляти сухий офіційний текст ввічливими словами, допустимими для ділового листування: thank you, kindly, could you be so kind, it will be a great honour.
I hope our offer will be interesting for you and we start to work together successfully. - Сподіваюся, що моя пропозиція вас зацікавить і сподіваюся на подальшу продуктивну співпрацю.

У заключній частину листа також зазвичай ще раз дякують за надану допомогу, надану послугу або допомогу:

Thank you again for your interest to my project. - Спасибі ще раз за проявлений до мого проекту інтерес.
I appreciate your help. - Я ціную вашу допомогу.
Thank you very much in advance. - Заздалегідь дякую за вашу допомогу.

Можна також запропонувати свою допомогу або заохочення до подальшої співпраці:

Please, contact me if you need further information. - Будь ласка, зв'яжіться зі мною, якщо ви потребуєте подальшої інформації.

If you need some help do not hesitate to contact me - Якщо вам знадобиться допомога, обов'язково звертайтеся до мене.

Завершувати діловий лист англійською прийнято фразою Yours faithfully або Yours sincerely.
Потім йде ім'я і посаду (не обов'язково) відправника. Іноді під прізвищем відправника вказується ім'я безпосереднього виконавця.

У тексті ділового листа не повинно бути скорочень, жаргонізмів, просторіччі, розмовних і сленгових виразів, емоційно - експресивних слів terribly - жахливо, nightmare- кошмар, stuff and nonsense - маячня. Фразові дієслова теж краще не вживати. Вони більше підходять для розмовного стилю. А ще не варто перевантажувати текст занадто складними мовними конструкціями і словами, які можна тлумачити по різному або в значенні яких є сумніви. Простота і зрозумілість - запорука успіху будь-яких переговорів. І, звичайно ж, не можна забувати про формат і граматичні помилки. Відформатований і грамотний текст залишає набагато краще враження.

Таким чином, складання ділового листа на англійській мові не є такою вже нездійсненним завданням. Потрібно лише дотримуватися загальних правил при його складанні. Лист повинен бути написаний в офіційному стилі, ввічливо і доступно. Текст листа слід розділити на логічні абзаци. Кожен абзац пишуть з нового рядка. У верхньому лівому куті листа вказується повне ім'я відправника або назва компанії з адресою. В кінці листа, перед ім'ям автора, зазвичай пишуть слова подяки за сприяння.