1. Поганий системі замовники заважають
2. Автоматизація дозволяє оцінити міру хаосу
3. Автоматизований хаос не перестане бути хаосом
4. СЕД традиційні проти СЕД нового покоління
5. Сучасний підхід до вибору кращої СЕД
6. Кількісні оцінки ефективності СЕД
7. окупність системи
8. Якісні оцінки ефективності
9. Методологія швидкого і традиційна впровадження
10. СЕД як спосіб автоматизації підприємств
11. Олександр МІРАКОМ: «Держоргани готові до повсюдного впровадження електронного документообігу»

Вдосконалення бізнес-процесів підприємства часто починається з автоматизації, з введення електронного документообігу. Саме компанії з недосконалими бізнес-процесами в першу чергу потребують СЕД, що служить поштовхом до початку даного процесу. Від вибору типу СЕД, визначення якісних і кількісних оцінок її ефективності залежать терміни впровадження і окупності всієї системи.

Поганий системі замовники заважають

Вибравши погану систему автоматизації, замовники часто в результаті отримують не працюючу систему, а стандартний набір претензій постачальника до замовника: «У вас на підприємстві не зроблений реінжиніринг, бізнес-процеси не оптимізовані», «ваші співробітники недостатньо кваліфіковані» і т.п. Потім слід відповідний висновок: «У таких умовах автоматизувати вас неможливо». Щоб уникнути подібних ситуацій, необхідно правильно підійти до оцінки існуючих на ринку систем. Відповідь на це питання дуже проста - автоматизувати можна і потрібно будь-яке підприємство, навіть якщо його бізнес-процеси розмиті і не структуровані. Тому система електронного документообігу повинна бути настільки гнучкою, щоб дозволити підприємству почати процес вдосконалення бізнес-процесів. Саме підприємства з недосконалими бізнес-процесами в першу чергу потребують СЕД, що служить поштовхом до початку даного процесу. Якщо на підприємстві реалізований електронний документообіг і співробітники отримують можливість бачити на екрані комп'ютера всі документи, завдання і доручення, з якими вони повинні працювати в даний момент, а керівники мають можливість простежити в режимі реального часу хід виконання бізнес-процесів, наприклад, виконання замовлень клієнтів , прийом нових співробітників на роботу, поточний виконання договорів, взаємодія між різними підрозділами компанії і т.п., то саме наявність цих можливостей і дозволить компанії почати зі ершенствованіе своїх бізнес-процесів.

Найчастіше відсутність усталених бізнес-процедур свідчить не про застій і занепад компанії, а саме про розвиток бізнесу, відзначає Тимур Аитов, директор з розвитку бізнесу РБК СОФТ. Вдало обрана СЕД повинна бути одночасно гнучкою і масштабованої для того, щоб покрити потреби бізнесу, що розвивається. Також важливо, щоб процес зміни процедур СЕД був простим і наочним, з тим, щоб його могли підтримувати безпосередньо ключові користувачі системи.

Автоматизація дозволяє оцінити міру хаосу

Реінжиніринг бізнес-процесів без їх автоматизації дає результати гірші, ніж автоматизація хаосу. Реінжиніринг на папері (навіть якщо ці папери і готуються в електронному вигляді), створення описів бізнес-процесів поза рамками самих бізнес-процесів призводить до того, що ці описи і самі процеси існують окремо і незалежно один від одного. Немає гарантії адекватності описів реальним бізнес-процесів, а з урахуванням того, що реальні бізнес-процеси мають тенденцію з часом змінюватися, ці описи і зовсім не приносять користі. Якщо ж і співробітники підприємства, які брали участь разом з консультантами в описі і реинжиниринге бізнес-процесів, в результаті реорганізації переходять в інші підрозділи або звільняються, то через деякий час сліди цієї бурхливої ​​діяльності можна виявити тільки в архіві.

Автоматизований хаос не перестане бути хаосом

Якщо компанія планує впровадження стандартів управління якістю ISO 9000 або CMM, то наявність на підприємстві СЕД є необхідною умовою - тільки електронний документообіг дозволить отримувати кількісні оцінки ефективності роботи співробітників, забезпечить підтримку в робочому стані і виконання розроблених процедур, дотримання вимог стандартів управління якістю.

Якщо компанія планує впровадження повномасштабної ERP-системи управління, то впровадження СЕД в якості першого етапу такої роботи на підприємстві істотно полегшить і впровадження ERP і допоможе досягти перших реальних результатів істотно раніше за рахунок своєчасної автоматизації бізнес-процесів, пов'язаних з документообігом. СЕД за визначенням має глобальний характер для підприємства і встановлюється практично на всіх комп'ютерах співробітників ^ адже з документами працюють всі. Тому впровадження СЕД дозволяє здійснити як глобальну первинну автоматизацію підприємства, так і підготовку всього персоналу до роботи з інформаційними системами: і те, і інше вкрай важливо для подальшого впровадження ERP.

У деяких випадках автоматизація повністю завершується запуском СЕД, потреб подальшого впровадження автоматизованих управлінських систем не виникає, відзначає Тимур Аитов, подібні ситуації типові для різного роду міністерств, відомств та інших подібних структур.

СЕД традиційні проти СЕД нового покоління

СЕД спочатку створювалися з метою допомогти підприємствам структурувати і вдосконалювати їх роботу з документами. Але явну націленість на роботу з демонструють тільки останнім часом. Традиційні СЕД все ще тяжіють до автоматизації вузької сфери канцелярського документообігу. Роблячи вибір СЕД, необхідно уникати чисто канцелярських СЕД їх функціональності буде явно недостатньо, більш того, доведеться витрачати додаткові сили і засоби на інтеграцію таких систем з іншими корпоративними додатками. Канцелярська СЕД, звичайно, видасть вам список рахунків з стікаючи термінами виконання, але якщо вам захочеться отримати звіт по проданим товарам або послугам в розрізі товарних позицій з тих же рахунків, то звичайна канцелярська СЕД це зробити не зможе такі системи не зберігають всю інформацію про документ , а тільки дуже обмежений набір реквізитів документа.

Підтвердженням, що системи управління документами більше не збираються обмежуватися вузькою сферою канцелярського документообігу є те, що практично всі західні системи перестали називати себе системами класу Document Management, а позиціонують себе набагато більш ємними термінами, наприклад, Enterprise Content Management (ECM), тобто . системи управління корпоративним контентом (передбачається управління будь-яким контентом, а не тільки змістом документів), або Smart Enterprise Suite (SES), тобто інтелектуальні корпоративні системи з широким набором необхідних кожному підприємству функцій. Термін Document Management тепер позначає не всю функціональність таких систем, а тільки деяку частину функціональності, тісно інтегровану з іншими функціями системи. Російські СЕД поки не дуже активно дотримуються цієї тенденції, про що свідчить позиціонування багатьох СЕД російської розробки як систем канцелярського діловодства.

На можливість СЕД нового покоління бути інструментом структурування корпоративної інформації хотілося б звернути особливу увагу. Хоч які важливі можливості обробки неструктурованої інформації (наприклад, текстів в довільному форматі), пропаговані як ключові для багатьох традиційних СЕД, корпоративна політика в галузі інформатизації повинна бути спрямована більше на забезпечення процесу структурування корпоративної інформації (тобто уявлення її у вигляді записів в базі даних), ніж на вдосконалення методів обробки неструктурованої інформації. Реалізація найбільш ефективних технологій обробки можлива саме для структурованої інформації, більш того, критично важливі дані, які необхідно зберігати та видавати зі 100% -й вірогідністю, можуть бути представлені тільки в структурованій формі. Але ж майже будь-яка інформація, що міститься в корпоративних документах, що циркулює в електронний документообіг підприємства (найменування товарів, їх кількість, ціни, імена та прізвища, посади, адреси та номери телефонів і т.п.) є такий критично важливою інформацією.

Навряд чи когось влаштує, якщо ціна товару буде вилучатись з системи з 90% -ою вірогідністю. Обробка неструктурованою інформації потрібна. Але фокусувати зусилля тільки на цьому - уподібнюватися древнім збирачам лісових грибів та ягід, удосконалюють свої методи пошуку грибів під лісовими корчами і збору ягід довгими палицями з високих кущів. Навіть чемпіонам серед таких збирачів ніколи не було зібрати врожаю, який можна порівняти з тим, який визрівав на примітивних плантаціях перших хліборобів. Правильний підхід, у всякому разі, для підприємств, складається більше в забезпеченні технології створення структурованої, готової до обробки інформації, що зберігається в базах даних, ніж в витончених методах обробки хаотичною неструктурованою інформації, що зберігається в файлах довільного формату. Бізнес-процеси підприємства повинні підтримувати порядок в інформації з самого початку.

Сучасний підхід до вибору кращої СЕД

Сучасний підхід до вибору кращої СЕД підприємства передбачає одночасний облік відразу декількох важливих критеріїв при оцінці таких систем.

Краща система електронного документообігу підприємства повинна поєднувати в собі цілий набір важливих якостей:

• Забезпечення вимог діловодства, узгодження, затвердження та контроль виконання документів, створення резолюцій, ознайомлення з документами співробітників, автоматичні розсилки e-mail повідомлень і документів, формування справ
• Ведення всієї історії роботи з документами
• Інтеграція з MS Office, інтеграція з існуючими на підприємстві додатками, створення довільної звітності, використання простих стандартних засобів настройки і програмування
• Безпечна робота з віддаленими офісами та підрозділами підприємства через web-браузер, по електронній пошті і SMS
• Засоби групової роботи з документами і проектами
• Робота з платіжними документами, ведення платіжного статусу документів
• Календарне планування та контроль завантаження співробітників по роботі з документами
• Простота роботи з системою для кінцевого користувача, легкість обслуговування системи і низька вартість володіння, простота настройки системи на нові види документів
• Реалізація на web-технологіях.

Кількісні оцінки ефективності СЕД

Ефективність використання СЕД, як правило, більш очевидна, ніж інші корпоративні системи, саме тому, що системи електронного документообігу створені для підвищення ефективності використання робочого часу співробітників. Простий розрахунок ефективності заснований на суттєвому зменшенні часу обробки документів.

Середній відсоток робочого часу, яке співробітники офісу витрачають на різні операції

Пошук і очікування надходження документів 20% Узгодження і затвердження документів 20% Передача документів між підрозділами 10% Підготовка стандартних звітів про рух документів 10%

Дані оцінки є мінімальними, часто ці цифри істотно більше.

Таким чином, сумарний середній час, який співробітники офісу витрачають на рутинну обробку документів - більше 60%. При цьому деяка частина співробітників практично весь свій робочий час витрачає на ці операції.

При використанні СЕД виграш досягає за рахунок того, що:

• на пошук документів витрачаються не годинник, а секунди або хвилини; очікування документів не вимагається: документи одночасно доступні всім співробітникам, які мають до них право доступу
• процес узгодження і затвердження документів стає прозорим і відбувається в онлайновому режимі
• час на передачу документів між підрозділами не витрачається взагалі - картки і файли документів в режимі реального часу доступні всім, хто має до них право доступу
• підготовка стандартних звітів про рух документів робиться одним натисканням кнопки
• Відсутність ключових співробітників в офісі в зв'язку з відрядженнями не зупиняє роботу з документами - СЕД нового покоління забезпечує можливість віддаленої роботи з документами як через web-браузер, так і по електронній пошті.

окупність системи

СЕД може економити більше половини робочого часу співробітників офісів, які працюють з документами: договорами, рахунками, накладними, листами, ордерами і т.п. Крім цього, час, проведений співробітниками поза офісом, СЕД дозволяє конвертувати в робочий час за рахунок можливості віддаленої роботи з документами як через web-браузер, так і по електронній пошті.

Для систем на web-технологіях, таких як PAYDOX (www.paydox.ru), з огляду на простоту обслуговування системи і низьку вартість володіння (Total Cost of Ownership, TCO), обумовлену використанням web-технології - система встановлюється тільки на центральний сервер, настройки та подальшого обслуговування системи на комп'ютерах користувачів не потрібно - і невисоку вартість придбання ліцензій на використання системи, очікуване повернення інвестицій (Return On Investment, ROI) в придбання СЕД можливий максимально швидко: зазвичай система окупається вже через 2-3 місяці її експлуатації, а при використанні на бол шом кількості робочих місць починає істотно економити витрати підприємства.

Якісні оцінки ефективності

Крім кількісних оцінок ефективності системи, що дозволяють переконатися в швидкому поверненні інвестицій в систему, існують не менш важливі якісні оцінки ефективності використання системи. Це, в першу чергу, - підвищення прозорості руху документів.

Співробітники отримують можливість бачити на екрані комп'ютера всі документи, завдання і доручення, з якими вони повинні працювати в даний момент, а керівники мають можливість бачити в режимі реального часу хід виконання бізнес-процесів, наприклад, виконання замовлень клієнтів, прийом нових співробітників на роботу, поточний стан виконання договорів, взаємодія між різними підрозділами компанії і т.п. Рух документів і робота з співробітників з документами стають контрольованими в режимі реального часу.

По-друге, - організація єдиного корпоративного інформаційного простору. Віддалені офіси, філії, представництва зв'язуються як з центральним офісом, так і між собою і ступінь їх взаємодії істотно підвищується.

По-третє, об'єднання і забезпечення схоронності корпоративної інформації. Корпоративна інформація зберігається в системі управління документами, а не в головах співробітників. Навіть якщо співробітники звільняються або переходять на роботу в інші підрозділи підприємства, їх знання, пов'язані з обробкою документів, зберігаються в системі електронного документообігу підприємства і можуть бути використані іншими співробітниками, які надходили на їх місце. Об'єднання знань співробітників в загальній корпоративній системі дає синергетичний ефект і може привести до вражаючих результатів.

І, нарешті, - підвищення керованості компанії в цілому. Прискорення інформаційних потоків і зменшення числа помилок при прийнятті управлінських рішень за рахунок використання актуальних і своєчасних даних призводить до підвищення керованості компанії в цілому. Глобальний особливість СЕД, на відміну від інших корпоративних систем, в тому, що СЕД зазвичай встановлюється практично всім співробітникам, які мають комп'ютер, що дозволяє підвищити загальний рівень організації підприємства.

Методологія швидкого і традиційна впровадження

Традиційні методології впровадження корпоративних інформаційних систем припускають досить тривалий процес впровадження, що включає в себе обстеження і розробку технічного завдання як окремого етапу робіт, оплачуваної і затверджується Замовником.

Ризики такого підходу очевидні. Як правило, замовник не має реальної можливості оцінити адекватність розробленого технічного завдання потребам реальних і планованим бізнес-процесів підприємства замовника. Технічне завдання - це формалізований документ, оцінка якого доступна лише фахівцям в області корпоративних інформаційних технологій, яких на підприємстві замовника цілком може і не бути. Після того як замовник, проте, змушений прийняти і оплатити цю роботу, на наступному етапі робіт зазвичай з'ясовується, що функціональність, реалізована в програмному забезпеченні, відповідає Технічному Завданням, але не відповідає реальним потребам Замовника. Це призводить до того, що програмне забезпечення, що впроваджується відповідно до прийнятого і затвердженого Замовником технічного завдання, не функціонує.

Більш того, традиційна методологія з масштабним обстеженням бізнес-процесів замовника і написанням товстих звітів і технічних завдань може бути використана недобросовісними постачальниками інформаційних систем для вичавлювання грошей з замовника без забезпечення якого-небудь адекватного результату. Коли згодом з'ясовується, що поставляється інформаційна система не відповідає очікуванням замовника і не задовольняє його потреб, у постачальника напоготові стандартну відповідь: все зроблено відповідно до проведених обстеженнями і узгодженим технічним завданням - з пред'явленням цього самого технічного завдання, на якому красуються підписи як постачальника так і замовника. І заперечити що-небудь важко, доводиться знову платити за доопрацювання, і процес повторюється.

Однак запропонувати іншу методологію впровадження для традиційних корпоративних систем, що вимагають великих зусиль при налаштуванні і адаптації, досить важко.

Проекти по впровадженню СЕД на підприємстві не є надприродними і унікальними, і вже є в версії коробочки СЕД зазвичай необхідно провести лише налаштування системи. Причому гнучкість системи повинна дозволяти проводити таку настройку і в процесі реальної експлуатації системи відповідно до нових вимог замовника. Відповідно необхідності в розробці детального і формалізованого технічного завдання немає зазвичай досить описати в довільній формі компактні і неформальні вимоги замовника, в яких перераховуються автоматизуються функції і документи. Процес впровадження зазвичай розбивається на 2 етапи:

• впровадження системи на базовому наборі основних документів замовника з використанням наявної базової функціональності СЕД. Результатом етапу є функціонуюча в робочому режимі система документообігу, обробна основні документи: договори, рахунки, листи і т.п. Звичайний термін виконання етапу 1-2 місяці. Іноді достатньо тижня, щоб налаштувати систему на стандартний набір документів замовника. Така стратегія є стандартною для впровадження СЕД - відповідно до відомим законом розподілу 20% категорій документів покривають 80% діяльності майже будь-якої компанії і впровадження системи на такому підмножині документів дозволяє швидше отримати ефект від впровадження.
• впровадження системи на розширеному наборі документів Замовника з адаптацією функціональності СЕД під специфічні потреби Замовника. Результатом етапу є функціонуюча в робочому режимі система документообігу, обробна всі необхідні Замовнику документи з урахуванням будь-якої специфіки. Звичайний термін виконання етапу - 2-4 місяці.

Перевагою такої методології впровадження є швидке досягнення реальних результатів: експлуатація системи на реальних найбільш важливих документах Замовника можлива вже протягом першого місяця після початку проекту.

Важливою особливістю такої методології впровадження є налагодження системи на існуючі бізнес-процеси замовника. Ніякої ломки існуючого порядку роботи з документами, ніякого реінжинірингу бізнес-процесів на етапі впровадження не відбувається. Це дозволяє мінімізувати опір персоналу, яке, на жаль, неминуче при будь-якій іншій методології впровадження. В процесі усталеною реальної експлуатації системи вдосконалення бізнес-процесів починається саме собою.

СЕД як спосіб автоматизації підприємств

Системи електронного документообігу, відповідні вищеописаним вимогам, формують нове покоління систем автоматизації підприємств. Основними об'єктами автоматизації в таких системах є документи (в найширшому їх розумінні, від звичайних паперових до електронних будь-якого формату і структури) і бізнес-процеси, що подаються як рух документів і їх обробка. Даний підхід до автоматизації підприємств є одночасно і конструктивним і універсальним, забезпечуючи автоматизацію документообігу і всіх бізнес-процесів підприємства в рамках єдиної концепції та єдиного програмного інструментарію.

Майбутнє документів бачиться як базової одиниці інформаційних ресурсів організації, керованої в рамках нових, орієнтованих на документи бізнес-процесів, що становлять невід'ємну частину реорганізованого підприємства. Прийнявши документ за основну одиницю інформації, менеджери і користувачі по всьому підприємстві зможуть наочно уявити собі і усвідомити функцію інформаційного менеджменту. Вони перестають бути пасивними байдужими спостерігачами процесу інформаційного менеджменту і стають його активними учасниками.

Олександр МІРАКОМ: «Держоргани готові до повсюдного впровадження електронного документообігу»

Коментар з питань впровадження систем електронного документообігу в державних органах для CNews дав Олександр МІРАКОМ, директор проектів компанії РБК СОФТ

За моїми відчуттями, держустанови до впровадження систем електронного документообігу готові. Більш того, у багатьох відомствах вже цілком успішно застосовуються відповідні інформаційні системи. Певні труднощі при впроваджень є (особливо якщо мова йде не тільки про автоматизацію звичних всім діловодних процесів), проте очевидно, що тенденція позитивна.

Звичайно, в ході впровадження системи завжди виникає необхідність навчання співробітників, як користувачів, так і адміністраторів системи. Ми намагаємося приділяти цьому особливу увагу в ході проектів: від того, наскільки добре користувачі сприймають систему, дуже сильно залежать результати впровадження.

Наш досвід показує, що найбільш затребуваними з точки зору держорганів є функції управління діловодством. Це і облік вхідної / вихідної кореспонденції, і контроль виконання документів / доручень. Також можна відзначити затребуваність електронних архівів і підсистем, які вирішують вузько спеціалізовані завдання: обробки інформації, підготовки певних типів документів, управління процесами внутрішнього узгодження і т.д.

Якщо говорити про загальні функції СЕД, доступні користувачам після впровадження системи, то варто відзначити інтерес наших замовників до можливостей пошуку інформації та до функцій розмежування доступу до неї. Крім того, останнім часом все частіше виникає необхідність застосування ЕЦП.

можна розділити на три основні групи: технічні, економічні та організаційні. При цьому організаційний аспект, на мій погляд, є найважливішим. Ключовими тут виявляються підготовка регламентів роботи і випуск відповідних наказів, визначення політики безпеки, навчання співробітників, правильне поєднання паперового та електронного документообігу. Технічні труднощі пов'язані з необхідністю інтеграції систем, здійснення вибору найбільш ефективного програмно-апаратного рішення. Крім того, досить складно оцінити прямий економічний ефект від впровадження СЕД.

схоже