МІНІСТЕРСТВО АРХІВНЕ АГЕНТСТВО

9 січня 2017 р

№ 6

Про порядок здійснення внутрівідомчого фінансового контролю та внутрішнього фінансового аудиту в Федеральному архівному агентстві

Відповідно до п. 2 постанови Кабінету Міністрів України від 23 квітня 2016 р № 340 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 17.03.2014 № 193« Про затвердження Правил здійснення головними розпорядниками (розпорядниками) коштів федерального бюджету, головними адміністраторами ( адміністраторами) доходів федерального бюджету, головними адміністраторами (адміністраторами) джерел фінансування дефіциту федерального бюджету внутрішнього фінансового контролю та внутрішнього фінансового аудиту та внесення зміни до пункту 1 Правил здійснення відомчого контролю в сфері закупівель для забезпечення федеральних потреб, затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 10 лютого 2014 р № 89 », п р и к а з и в а ю:

1. Затвердити порядок здійснення внутрівідомчого фінансового контролю та внутрішнього фінансового аудиту в Федеральному архівному агентстві згідно з додатком.

2. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

І.О. Керівника Росархіву О.В. Наумов

додаток
до наказу Росархіву
від 09.01.2017 р № 6

Порядок здійснення внутрівідомчого
фінансового контролю та внутрішнього фінансового аудиту
в Федеральному архівному агентстві

I.Осуществленіе внутрішньовідомчого фінансового контролю

1. Внутрішній фінансовий контроль здійснюється фінансово економічним відділом Росархіву (далі - Відділ), організуючим і виконують процедури складання і виконання федерального бюджету, ведення бюджетного обліку та складання бюджетної звітності. Внутрішній фінансовий контроль і внутрішній фінансовий аудит здійснюються в межах встановленої граничної чисельності і фонду оплати праці працівників, а також бюджетних асигнувань, передбачених Росархіву в федеральному бюджеті на керівництво та управління у встановленій сфері діяльності. Внутрішній фінансовий контроль спрямований:

а) на дотримання правових актів головного адміністратора (адміністратора) коштів федерального бюджету, що регулюють складання і виконання федерального бюджету, складання бюджетної звітності і ведення бюджетного обліку, включаючи порядок ведення облікової політики;

б) на підготовку і організацію заходів щодо підвищення економності та результативності використання бюджетних коштів.

2. Посадові особи Відділу здійснюють внутрішній фінансовий контроль в відповідно до їх посадових регламентами щодо наступних внутрішніх бюджетних процедур:

а) складання і подання документів до Міністерства фінансів Російської Федерації, необхідних для складання і розгляду проекту федерального бюджету, в тому числі реєстрів видаткових зобов'язань і обгрунтувань бюджетних асигнувань;

б) складання і подання документів в Федеральне казначейство, необхідних для складання і ведення касового плану по доходах федерального бюджету, витрат федерального бюджету і джерел фінансування дефіциту федерального бюджету;

в) складання, затвердження та ведення бюджетного розпису головного розпорядника (розпорядника) коштів федерального бюджету;

г) складання та направлення документів до Міністерства фінансів Російської Федерації і Федеральне казначейство, необхідних для формування і ведення зведеної бюджетного розпису федерального бюджету, а також для доведення (розподілу) бюджетних асигнувань і лімітів бюджетних зобов'язань до головних розпорядників коштів федерального бюджету;

д) складання, затвердження та ведення бюджетних кошторисів і склепіння бюджетних кошторисів;

е) формування та затвердження державних завдань щодо підвідомчих федеральних державних установ;

ж) виконання бюджетного кошторису;

з) прийняття і виконання бюджетних зобов'язань;

і) здійснення нарахування, обліку і контролю за правильністю обчислення, повнотою і своєчасністю здійснення платежів (надходження джерел фінансування дефіциту бюджету) до федерального бюджету, пені та штрафів за ним (за винятком операцій, що здійснюються відповідно до законодавства Російської Федерації про податки і збори, законодавством про митне регулювання в Російській Федерації);

к) прийняття рішень про повернення надміру сплачених (стягнених) платежів до федерального бюджету, а також відсотків за несвоєчасне здійснення такого повернення і відсотків, нарахованих на зайво стягнуті суми (за винятком операцій, що здійснюються відповідно до законодавства Російської Федерації про податки і збори, законодавством про митне регулювання в Російській Федерації);

л) прийняття рішень про залік (щодо уточнення) платежів до федерального бюджету (за винятком операцій, що здійснюються відповідно до законодавства Російської Федерації про податки і збори, законодавством про митне регулювання в Російській Федерації);

м) процедура ведення бюджетного обліку, в тому числі прийняття до обліку первинних облікових документів (складання зведених облікових документів), відображення інформації, зазначеної в первинних облікових документах і регістрах бюджетного обліку, проведення оцінки майна та зобов'язань, а також інвентаризацій;

н) складання і подання бюджетної звітності та зведеної бюджетної звітності;

о) виконання судових актів за позовами до Російської Федерації, а також судових актів, які передбачають звернення стягнення на кошти федерального бюджету за грошовими зобов'язаннями федеральних казенних установ.

3. При здійсненні внутрішнього фінансового контролю здійснюються такі контрольні дії:

а) перевірка оформлення документів на відповідність вимогам нормативних правових актів Російської Федерації, що регулюють бюджетні правовідносини, і внутрішніх стандартів;

б) підтвердження (узгодження) операцій (дій по формуванню документів, необхідних для виконання внутрішніх бюджетних процедур);

в) звіряння даних;

г) збір (запит), аналіз і оцінка (моніторинг) інформації про результати виконання внутрішніх бюджетних процедур.

4. Формами проведення внутрішнього фінансового контролю є контрольні дії, зазначені в пункті 3 цього Порядку (далі - контрольні дії), що застосовуються під час самоконтролю і (або) контролю за рівнем підпорядкованості (підвідомчості) і суміжного контролю.

5. Контрольні дії підрозділяються на візуальні, автоматичні і змішані. Візуальні контрольні дії здійснюються без використання прикладних програмних засобів автоматизації. Автоматичні контрольні дії здійснюються з використанням прикладних програмних засобів автоматизації без участі посадових осіб. Змішані контрольні дії виконуються з використанням прикладних програмних засобів автоматизації за участю посадових осіб.

6. До способів проведення контрольних дій відносяться:

а) суцільний спосіб, при якому контрольні дії здійснюються щодо кожної проведеної операції (дії по формуванню документа, необхідного для виконання внутрішньої бюджетної процедури);

б) вибірковий спосіб, при якому контрольні дії здійснюються щодо окремої проведеної операції (дії по формуванню документа, необхідного для виконання внутрішньої бюджетної процедури).

7. Підготовка до проведення внутрішнього фінансового контролю полягає у формуванні (актуалізації) карти внутрішнього фінансового контролю начальником відділу, відповідального за результати виконання внутрішніх бюджетних процедур.

8. У карті внутрішнього фінансового контролю за кожним відбиваному в ньому предмету внутрішнього фінансового контролю вказуються дані про посадову особу, відповідальну за виконання операції (дії по формуванню документа, необхідного для виконання внутрішньої бюджетної процедури), періодичності виконання операції, посадових осіб, які здійснюють контрольні дії , методах контролю та періодичності, а також способи проведення контрольних дій.

9. Процес формування (актуалізації) карти внутрішнього фінансового контролю включає наступні етапи:

а) аналіз предмета внутрішнього фінансового контролю з метою визначення застосовуваних до нього методів контролю і контрольних дій (далі - процедури внутрішнього фінансового контролю);

б) формування переліку операцій (дій по формуванню документів, необхідних для виконання внутрішньої бюджетної процедури) із зазначенням необхідності або відсутності необхідності

проведення контрольних дій щодо окремих операцій.

11. Формування (актуалізація) карти внутрішнього фінансового контролю здійснюється керівником Росархіву.

12. Актуалізація карт внутрішнього фінансового контролю проводиться:

а) до початку чергового фінансового року;

б) при прийнятті рішення керівником Росархіву про внесення змін до карти внутрішнього фінансового контролю;

в) у разі внесення змін до нормативно-правові акти, що регулюють бюджетні правовідносини, що визначають необхідність зміни внутрішніх бюджетних процедур.

13. Формування, затвердження Кабміном і актуалізація карт внутрішнього фінансового контролю здійснюється в порядку, встановленому керівником Росархіву і проводиться не рідше одного разу на рік.

14. Відповідальність за організацію внутрішнього фінансового контролю несе керівник Росархіву.

15. Внутрішній фінансовий контроль в підрозділах Росархіву здійснюється з дотриманням періодичності, методів контролю і способів контролю, зазначених в картах внутрішнього фінансового контролю.

16. Самоконтроль здійснюється суцільним способом посадовою особою Відділу шляхом проведення перевірки кожною виконуваною нею операції на відповідність нормативно-правовим актам Російської Федерації, що регулюють бюджетні правовідносини, внутрішнім стандартам і посадовим регламентам, а також шляхом оцінки причин і обставин (чинників), що негативно впливають на здійснення операції .

17. Суміжний контроль здійснюється суцільним і (або) вибірковим способом керівником Росархіву (іншою уповноваженою особою) шляхом узгодження (підтвердження) операцій (дій по формуванню документів, необхідних для виконання внутрішніх бюджетних процедур), що здійснюються посадовими особами інших структурних підрозділів.

18. Контроль за рівнем підвідомчості здійснюється суцільним або вибірковим способом щодо процедур та операцій, здійснених підвідомчими установами, шляхом проведення перевірок, спрямованих на встановлення відповідності поданих документів вимогам нормативних правових актів Російської Федерації, що регулюють бюджетні правовідносини, і внутрішнім стандартам, і (або) шляхом збору та аналізу інформації про своєчасність складання та подання документів, необхідних для виконання внутрішніх бюджетних роцедура, точності та обґрунтованості інформації, відображеної в зазначених документах, а також законності здійснення окремих операцій. Результати таких перевірок оформляються висновком із зазначенням необхідності внесення виправлень і (або) усунення недоліків (порушень) при їх наявності в установлений в ув'язненні термін.

19. Виявлені недоліки відображаються в журналах внутрішнього фінансового контролю, ведення якого здійснює заступник начальника Відділу.

20. Журнали внутрішнього фінансового контролю підлягають обліку і зберіганню в установленому Росархивом, в тому числі із застосуванням автоматизованих інформаційних систем. Порядок ведення регістрів (журналів) внутрішнього фінансового контролю, переліки посадових осіб, відповідальних за їх ведення, встановлюються керівником Росархіву.

21. Інформація про результати внутрішнього фінансового контролю направляється начальником Відділу керівнику Росархіву по завершенню чергового звітного року. Порядок формування та направлення інформації про результати внутрішнього фінансового контролю на основі даних регістрів (журналів) внутрішнього фінансового контролю встановлюється керівником Росархіву.

22. За підсумками розгляду результатів внутрішнього фінансового контролю приймаються рішення із зазначенням термінів їх виконання, спрямовані:

а) на зміну карт внутрішнього фінансового контролю з метою збільшення здатності процедур внутрішнього фінансового контролю знижувати ймовірність виникнення подій, що негативно впливають на виконання внутрішніх бюджетних процедур;

б) на зміну внутрішніх стандартів, в тому числі облікової політики Росархіву;

в) на уточнення прав по формуванню фінансових і первинних облікових документів, а також прав доступу до записів в регістри бюджетного обліку;

г) на усунення конфлікту інтересів у посадових осіб, які організовують і виконують внутрішні бюджетні процедури;

д) на проведення службових перевірок та застосування матеріальної і (або) дисциплінарної відповідальності до винних посадових осіб;

е) на ведення ефективної кадрової політики щодо структурних підрозділів головного адміністратора (адміністратора) коштів федерального бюджету.

II. Здійснення внутрішнього фінансового аудиту

23. Внутрішній фінансовий аудит здійснюється Відділом на основі функціональної незалежності.

Суб'єкт внутрішнього фінансового аудиту підпорядковується безпосередньо і виключно керівнику Росархіву.

Діяльність суб'єкта внутрішнього фінансового аудиту грунтується на принципах законності, об'єктивності, ефективності, незалежності та професійної компетентності, а також системності, відповідальності та стандартизації.

Керівник Росархіву при організації внутрішнього фінансового аудиту зобов'язаний виключати участь суб'єкта внутрішнього фінансового аудиту в організації і виконанні внутрішніх бюджетних процедур.

24. Цілями внутрішнього фінансового аудиту є:

а) оцінка надійності внутрішнього фінансового контролю та підготовка рекомендацій щодо підвищення його ефективності;

б) підтвердження достовірності бюджетної звітності і відповідності порядку ведення бюджетного обліку методології і стандартам бюджетного обліку, встановленим Міністерством фінансів Російської Федерації;

в) підготовка пропозицій про підвищення економності та результативності використання коштів федерального бюджету.

25. Предметом внутрішнього фінансового аудиту є сукупність фінансових і господарських операцій, здійснених підвідомчими Росархіву установами (далі-об'єкт).

26. Внутрішній фінансовий аудит здійснюється за допомогою проведення планових і позапланових аудиторських перевірок. Планові перевірки здійснюються відповідно до річного плану внутрішнього фінансового аудиту, який затверджується керівником Росархіву (далі - план).

27. Аудиторські перевірки поділяються:

а) на камеральні перевірки, які проводяться за місцем знаходження суб'єкта внутрішнього фінансового аудиту на підставі поданих за його запитом інформації та матеріалів;

б) на виїзні перевірки, які проводяться за місцем знаходження об'єктів аудиту;

в) на комбіновані перевірки, які проводяться як за місцем знаходження суб'єкта внутрішнього фінансового аудиту, так і за місцем знаходження об'єктів аудиту.

28. Посадові особи суб'єкта внутрішнього фінансового аудиту при проведенні аудиторських перевірок мають право:

• запитувати і отримувати на підставі мотивованого запиту документи, матеріали та інформацію, необхідні для проведення аудиторських перевірок, в тому числі інформацію про організацію і про результати проведення внутрішнього фінансового контролю;

• відвідувати приміщення і території, які займають об'єкти аудиту, щодо яких здійснюється аудиторська перевірка;

• залучати незалежних експертів.

Термін напрямки і виконання зазначеного запиту встановлюється Росархивом.

29. Суб'єкт внутрішнього фінансового аудиту зобов'язаний:

а) дотримуватися вимог нормативно-правових актів у встановленій сфері діяльності;

б) проводити аудиторські перевірки відповідно до програми аудиторської перевірки;

в) знайомити керівника Росархіву з програмою аудиторської перевірки, а також з результатами аудиторських перевірок (актами та висновками).

30. Відповідальність за організацію внутрішнього фінансового аудиту несе керівник Росархіву.

31. Росархів зобов'язаний надавати до федерального орган виконавчої влади, який здійснює функції з контролю і нагляду у фінансово-бюджетній сфері, запитувані їм інформацію і документи з метою проведення аналізу здійснення внутрішнього фінансового аудиту.

32. Складання, затвердження і ведення плану здійснюється в порядку, встановленому Росархивом.

33. План являє собою перелік аудиторських перевірок, які планується провести в черговому фінансовому році.

По кожній аудиторській перевірці в плані вказується перевіряється внутрішня бюджетна процедура, об'єкти аудиту, термін проведення аудиторської перевірки та відповідальні виконавці.

34. При плануванні аудиторських перевірок враховуються:

а) наявність значних бюджетних ризиків після проведення процедур внутрішнього фінансового контролю;

б) ступінь забезпеченості підрозділу внутрішнього фінансового аудиту ресурсами (трудовими, матеріальними і фінансовими);

в) можливість проведення аудиторських перевірок у встановлені терміни;

35. План складається і затверджується до початку чергового фінансового року.

36. Аудиторська перевірка призначається наказом керівника Росархіву і проводиться на підставі програми аудиторської перевірки, затвердженої керівником Росархіву.

37. Аудиторська перевірка проводиться на підставі програми аудиторської перевірки, затвердженої керівником суб'єкта внутрішнього фінансового аудиту.

38. При складанні програми аудиторської перевірки формується аудиторська група, що складається з працівників, які проводять аудиторську перевірку, і розподіляються обов'язки між членами аудиторської групи. Програма аудиторської перевірки повинна містити:

а) тему аудиторської перевірки;

б) найменування об'єктів аудиту;

в) перелік питань, що підлягають вивченню в ході аудиторської перевірки, а також терміни її проведення.

39. У ході аудиторської перевірки проводиться дослідження:

а) здійснення внутрішнього фінансового контролю;

б) законності виконання внутрішніх бюджетних процедур і ефективності використання коштів федерального бюджету;

в) ведення облікової політики, прийнятої об'єктом аудиту, в тому числі на предмет її відповідності змінам в області бюджетного обліку;

г) застосування автоматизованих інформаційних систем об'єктом аудиту при здійсненні внутрішніх бюджетних процедур;

д) питань бюджетного обліку, в тому числі питань, за якими приймається рішення виходячи з професійної думки особи, відповідальної за ведення бюджетного обліку;

е) формування фінансових і первинних облікових документів, а також наділення правами доступу до записів в регістрах бюджетного обліку;

ж) бюджетної звітності.

40. Проведення аудиторської перевірки підлягає документуванню. Робоча документація, тобто документи і інші матеріали, підготовлювані або одержувані у зв'язку з проведенням аудиторської перевірки, містить:

а) документи, що відображають підготовку аудиторської перевірки, включаючи її програму;

б) відомості про характер, терміни, про обсяг аудиторської перевірки та про результати її виконання;

в) відомості про виконання внутрішнього фінансового контролю щодо операцій, пов'язаних з темою аудиторської перевірки;

г) перелік договорів, угод, протоколів, первинної облікової документації, документів бюджетного обліку та бюджетної звітності, що підлягали вивченню в ході аудиторської перевірки;

д) письмові заяви і пояснення, отримані від посадових осіб та інших працівників об'єктів аудиту;

е) копії звернень, спрямованих органам державного фінансового контролю, експертам і (або) третім особам в ході аудиторської перевірки, і отримані від них відомості;

ж) копії фінансово-господарських документів об'єкта аудиту, що підтверджують виявлені порушення;

з) акт аудиторської перевірки.

41. Формування, напрямок і терміни розгляду акту аудиторської перевірки об'єктом аудиту здійснюються в порядку, що встановлюється керівником Росархіву. Результати аудиторської перевірки оформляються актом аудиторської перевірки, який підписується керівником аудиторської групи і вручається їм представнику об'єкта аудиту, уповноваженому на отримання акту. Об'єкт аудиту має право подати письмові заперечення до акта аудиторської перевірки.

42. Акт аудиторської перевірки і направляється керівникові Росархіву, за результатами розгляду якого керівник Росархіву вправі прийняти рішення про заходи відповідальності за виявлені порушення.

43. Відділ забезпечує подання звіту про результати аудиторської перевірки та складання річної (квартальної) звітності про результати здійснення внутрішнього фінансового аудиту, що містить інформацію про результати здійснення внутрішнього фінансового аудиту та висновках про надійність (про ефективність) внутрішнього фінансового контролю, достовірності зведеної бюджетної звітності Росархіву.

Опубліковано: 21.01.2017, остання зміна: 21.06.2017