Журнал «Фінансовий директор»

Ринок систем ERP (Enterprise Resource Planning - «планування ресурсів підприємства») - залишається одним з найбільш швидкозростаючих ринків програмного забезпечення в світі. Обсяг російського ринку ERP-систем за підсумками 2015 р виріс, за даними TAdviser, на 9%, досягнувши 108 млрд. Виручка 8 з 10 найбільших гравців вітчизняного ERP-ринку також показала за звітний період позитивну динаміку.

Учасники ринку ERP-систем по-різному оцінюють перспективи його розвитку, але загальний настрій - позитивне.

В першу чергу, проявляється інтерес до систем ERP зв'язується з очікуваннями значних переваг, які підприємства можуть отримати в результаті використання таких систем. Але необхідно відзначити, що дані очікування базуються, найчастіше, на обіцянках компаній-внедренцев даного програмного забезпечення.

Однак дуже часто проекти з впровадження ERP-систем закінчуються невдачею. За оцінками фахівців, приблизно 70% проектів впровадження систем ERP не досягають заявлених цілей.

У чому ж причина такої сумної статистики і як, витративши значні фінансові і часові ресурси не опинитися її підтвердженням? Наша компанія підготувала ТОП-10 помилок, що допускаються при реалізації ERP-проектів. Цей список не є вичерпним і являє собою ТОП-лист помилок, виявлених нашими експертами та консультантами в ході роботи з клієнтами.

Що ж можна зробити невірно при впровадженні системи?

1. Проводити автоматизацію без описаних бізнес-процесів

Неможливо якісно провести впровадження ERP-системи без описаних бізнес-процесів рівня «як повинно бути», або хоча б чіткого розуміння і відображення «на папері» інформаційних і матеріальних / документаційних потоків у вашій компанії. Ми часто стикаємося з варіантом, коли консультантів підключають до роботи в той критичний момент впровадження, коли система дає збої і не дає потрібного ефекту, а впроваджувачі і керуюча команда не можуть її спрямувати у правильне русло. Докопуючись до причин подібних збоїв, ми виявляємо серйозні нестиковки в розумінні процесів внедренцем і самою компанією - їх опису просто немає, або воно виконано формально і не відображає реального виробничого циклу.

Найпоширенішою причиною подібних ситуацій є нерозуміння необхідності і бажання клієнта заощадити на описі і опрацювання даного кроку, який, дійсно, може бути досить витратним. Клієнт очікує, що коригування в процеси можуть бути внесені вже на етапі впровадження. З одного боку, це логічно, тому що проект, при правильній побудові, розгортатиметься поступально, включаючи в себе все більше зон і ділянок, модернізуючи і поліпшуючи щось по ходу розвитку проекту. Але це не означає, що бізнес-процеси можуть постійно змінюватися в ході розробки - це все одно, що робити ремонт квартири, постійно змінюючи дизайн-проект ... Коли-небудь ви її все-таки відремонтуєте. Питання тільки, коли і скільки вам це буде в підсумку коштуватиме?

Одним з розумних варіантів, з нашої точки зору, є попередній опис бізнес-процесів «як є (as is)», накладення їх на програмну платформу за допомогою команди внедренцев і трансформація в «як буде (to be)» - це, по суті , основа для впровадження. Паралельно, разом з командою проекту ви можете виробляти модифікацію процесів, у міру ведення розробки, знаходячи найкращі рішення та ідеї для оптимізації виконуваних і автоматизованих процесів.

2. Вносити коригування в майбутню систему і не вести їм облік (хочете «сидіти на голці»?)

Впровадження ERP - це завжди довго і складно. Але цей процес можна ще більше ускладнити, якщо повністю довіритися внедренцем і не вимагати від них детального опису внесених в початкову платформу змін. Підсумок може бути самий жалюгідний - в разі розірвання договору ви ризикуєте отримати масу незрозумілого коду, роботу над яким самостійно не зможете продовжити, або будете змушені взаємодіяти з обмеженим колом фахівців, так як тільки вони розуміють суть ними ж створеної системи. Бізнес не повинен і не може залежати в такому питанні від партнерів і їх доброї волі (або її відсутності - суди, за вашою практикою, можуть допомогти в даному питанні, але забирають занадто багато дорогоцінного часу). Вимагайте від своїх внедренцев ведення проектної документації, з тим, щоб мати можливість продовжити проект самостійно, найнявши в штат фахівців, або змінити підрядника.

3. Вірити, що автоматизаторів все зроблять за вас

Чи не зроблять і крапка. Не зможуть врахувати всіх особливостей вашої компанії, нюансів взаємодій і тонкощів ведення бізнесу. Кожна компанія індивідуальна. Хочете отримати хороший результат - підключайтеся до проекту впровадження з самого початку! Команда проекту обов'язково повинна включати ключових фахівців компанії, що значно знизить ризик невдачі проекту і дозволить створити інструмент управління, корисний для компанії, а не «систему введення даних для звітів». Пам'ятайте про мету впровадження - підвищення операційної ефективності компанії.

4. Намагатися розробити ТЗ на «всі випадки життя»

Все врахувати неможливо, якісь моменти будуть «народжуватися» по ходу впровадження та тут повинна бути деяка ступінь свободи, в тому числі зафіксована в договорі з внедренцем. Як варіант визначити в договорі кількість консультаційних годин на додаткові розробки - може входити у вартість проекту, якщо реалізується «під ключ», або розраховуватися додатково за ставкою людино-години. Спроба розробити ТЗ з урахуванням всіх нюансів призведе до створення величезного талмуда, який малоймовірно що навіть буде прочитаний і вивчений проектною командою.

5. Не враховувати опір персоналу

Якщо до ERP-проекту не підключати фахівців компанії, то ризик опору впровадженню «системи для керівництва» може знищити всі благі починання. У нашій практиці відомі випадки, коли під тиском з боку керівництва компанія втрачала близько 50% персоналу в процесі впровадження системи.

6. Займатися автоматизацією факультативно

В результаті терміни і вартість впровадження перевищили планові в 2 рази. Проект по впровадженню ERP-системи вимагає повноцінного занурення і, в ідеалі, окремого керівника проекту, який буде інтегрувати в своїх руках всі відомості про проект і комунікації. Керівника проекту тільки з боку внедренцев буде абсолютно недостатньо. Важливо зрозуміти і прийняти - впровадження ERP-системи в першу чергу потрібно вашій компанії. На жаль, компанію внедренцев це цікавить в меншій мірі - їх влаштовує, що ви регулярно платите за рахунками.

7. Намагатися відразу «зробити все»

З нашого досвіду супроводу проектів впровадження ми переконалися, що концепції розгортання проектів на базі scrum (методологія гнучкої розробки ПО), дійсно працюють і дають результати. Основні принципи, на які ми робимо акцент - робота в рамках невеликих модулів (цикли до 1 місяця) з метою отримання робочої версії продукту на кожному етапі. Далі може йти коригування і сонастройка інших модулів з розробленим. Система розгортається поступально, гнучко підлаштовуючись під завдання компанії. Намагаючись розгорнути систему відразу повністю і потім її протестувати, ви ризикуєте витратити весь бюджет і час, а на виході отримати неприємний сюрприз у вигляді непрацюючого продукту.

8. Здійснити помилку при виборі платформи

Вибираючи платформу, переконайтеся, що вона дійсно відповідає потребам вашого бізнесу і буде підтримувати не тільки фінанси, бухгалтерію, але і основні операції (виробництво, збут і т.д.). Переконайтеся, що вона призначена саме (універсальність тут може пошкодити) для компаній вашого типу (виробнича, логістична і т.д.). Ця вимога поширюється як на функціональну, так і на програмно-апаратну платформу. Чим краще підходить система для ваших операцій, тим менше часу і коштів ви витратите на модифікацію і тим зручніше буде працювати з системою.

9. Помилки у виборі команди автоматизаторів

Знайдіть консультантів, які розуміють ваш бізнес. Важливо розуміти, що бізнес-процеси, наприклад виробничої компанії, не можуть бути апроксимувати методами управління, поширеними в роздрібній торгівлі або в сфері послуг, яка б хороша система їх ні підтримувала і які б консультанти її ні впроваджували. Знання програмування, СУБД, бухгалтерії і торгівлі важливі, але вони не сильно допоможуть впровадити систему в компанії, основний бізнес якого - виробництво.

10. Некоректно сформульовані цілі впровадження для компанії

Проблеми впровадження зазвичай зростають з переходом до тих етапах проекту, в ході яких автоматизуються найбільш важливі бізнес-процеси компанії. А саме, бізнес-процеси, що відповідають типу діяльності, яка приносить основний прибуток. Для торгових компаній - це закупівлі / продажу, для транспортних фірм - перевезення, для промислових підприємств - виробництво, і т.д.

На жаль, дуже часто метою впровадження ERP-систем є не стільки поліпшення виробничої діяльності, скільки зменшення зусиль з підтримки інформаційних потоків всередині підприємства. Класичний приклад - впровадження системи для об'єднання фінансової та операційної інформації в одній базі даних. Більшість систем, що претендують на роль інтегрованих систем підприємства, спочатку створювалися для цілей управління взаємовідносинами з клієнтами, фінансами і бухгалтерією. Відповідно, системи розроблялися фахівцями з бухгалтерії і фінансів за допомогою ІТ-фахівців. Як результат, системи ERP надавали інформацію, необхідну бухгалтерії і фінансовим відділам, тоді як виробничі та інші операційні підрозділи (збут, постачання, склади) цю інформацію забезпечували.

Впровадження таких систем, що не зачіпають основний бізнес компаній, як правило, не призводять до яких-небудь значних результатів.

Джерело: Прес-центр АКГ «ДІЛОВИЙ ПРОФІЛЬ», Журнал «Фінансовий директор»

Ксенія Архипова , Старший партнер. Виконавчий директор АКГ «ДІЛОВИЙ ПРОФІЛЬ», 07.04.2017