1. 1. НЕ РОЗБРИЗКУЙТЕ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ПРОЕКТ МІЖ ДЕКІЛЬКОМА ЛЮДЬМИ
2. 2. Не варто недооцінювати БЮДЖЕТ І ТЕРМІНИ
3. 3. НЕ впроваджувати систему САМОСТІЙНО, ЯКЩО ВАМ НЕ ВИСТАЧАЄ КОМПЕТЕНТНОСТІ
4. 4. НЕ Вибирайте ПІДРЯДНИКІВ ЗАНАДТО ШИРОКОГО ПРОФІЛЮ
5. 5. Не тримайте на екрані СТАРУ СЕД НА БАЗІ НОВОЇ
6. 6. НЕ ВІДМОВЛЯЙТЕ СЕБЕ В кастомізації, якщо обраний СЕД ЦЕ ДОЗВОЛЯЄ
7. 7. НЕ обмежує використання СИСТЕМИ ОТДЕЛОМ ДОУ
8. 8. НЕ впроваджувати систему ізольовано від інших СИСТЕМ ОРГАНІЗАЦІЇ
9. 9. НЕ НАМАГАЙТЕСЯ ПЕРЕКОНУВАТИ СПІВРОБІТНИКІВ, ЩО СЕД - ХОРОША ШТУКА
10. 10. НЕ ЕКОНОМТЕ НА НАВЧАННЯ КОРИСТУВАЧІВ
11. 11. НЕ ДОПУСКАЙТЕ анархії в системі
12. 12. НЕ ЗАБУВАЙТЕ Про МОБІЛЬНОСТІ
13. 13. НЕ ПРОПУСКАЙТЕ ОНОВЛЕННЯ
14. 14. Не відмовляйтеся від ТЕХНІЧНОЇ ПІДТРИМКИ
15. 15. Не бійтеся ЗМІН

15 способів не провалити впровадження електронного документообігу в організації

Про те, як успішно вибрати систему документообігу, ми писали вже багато . Однак вибором і покупкою софта проект впровадження СЕД не обмежується. Можна знайти відмінну систему, але при цьому організувати провальне впровадження. Продукт буде встановлений в організації, але не буде використовуватися в повну силу, буде незручний користувачам або не принесе очікуваної вигоди.

Досвід вітчизняних і зарубіжних проектів впровадження систем документообігу в організаціях показує, що замовники СЕД раз по раз роблять одні й ті ж помилки, які призводять, в кращому сценарії, до неефективного використання СЕД, а в гіршому - до її марності або до того, що проект впровадження зупиняється на половині шляху.

Ми спробували зібрати найбільш поширені помилки і скласти список того, що не потрібно робити для успішного переходу на ЕДО.

1. НЕ РОЗБРИЗКУЙТЕ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ПРОЕКТ МІЖ ДЕКІЛЬКОМА ЛЮДЬМИ

Експерти, постачальники, консультанти, які займаються питаннями впровадження електронного документообігу, чи не хором стверджують, що один з перших кроків в даному процесі - організація робочої групи з впровадження системи. До робочої групи рекомендують залучати як осіб з боку компанії-вендора, так і з боку організації-замовника.

Камінь спотикання, на який може наштовхнутися проект на даному етапі - «Самбірщина» в робочій групі з боку замовника. У компанії, яка впроваджує електронний документообіг, може бути кілька підрозділів (або відділів), і в кожному з них - свої люди, зацікавлені у впровадженні безпаперового документообігу і управління бізнес-процесами.

У кожного з ініціаторів, зрозуміло, буде своє бачення того, для чого потрібен електронний документообіг, і як система повинна використовуватися. Якщо при цьому всі учасники робочої групи мають рівні повноваження в організації активності по впровадженню СЕД, то може виникнути ситуація, в якій кожен ініціатор буде «тягнути ковдру на себе».

В цьому випадку проект може загрузнути, в кращому випадку, на стадії обговорення. У менш вдалих сценаріях - тоді, коли кожен з ініціаторів віддав уже розпорядження, розвинув якусь активність щодо впровадження СЕД в своєму підрозділі, витратив гроші. Виникає плутанина, організаційна та фінансова, і проект згортають, щоб не допустити подальших втрат.

Важливо забезпечити такий баланс сил, щоб у робочої групи з боку Замовника був один відповідальний керівник електронного документообігу - менеджер проекту, за яким буде залишатися останнім авторитетне слово в питаннях стратегії впровадження СЕД. Безумовно, пропозиції інших учасників можуть і повинні враховуватися. Але відповідальність за успішне ведення проекту повинен взяти хтось один.

2. Не варто недооцінювати БЮДЖЕТ І ТЕРМІНИ

Порахувати, скільки коштує система електронного документообігу, нескладно. Будь-який поважаючий себе вендор запропонує вам калькулятор впровадження , На якому можна приблизно прикинути вартість ліцензій в залежності від редакції системи, кількості користувачів, наявності додаткових модулів і так далі.

Насправді, вартість технічних засобів забезпечення електронного документообігу непорівнянна з вартістю людських і часових ресурсів, які потрібні для успішного впровадження. Крім вартості самих ліцензій, в бюджет проекту входить планування, консультування, настройка, тестування, установка, навчання і подальша підтримка системи - підводна частина бюджетного айсберга, про яку не підозрюєш, поки не зіткнешся лицем до лиця.

• Як правило, при розрахунку бюджету і плануванні впровадження найчастіше забувають врахувати: вартість поновлення апаратного забезпечення для забезпечення оптимальної продуктивності системи (купівля серверів, робота ІТ-відділу і т.д.); ;

• вартість і час праці робочої групи по впровадженню СЕД;

• людські, часові та фінансові витрати на оцифровку і введення документів в СЕД; вартість навчання користувачів і адміністраторів.

Краще почати з невеликого проекту і коректно розпланувати його по грошах і жорстко - за термінами, ніж намагатися автоматизувати відразу все, і в підсумку з'ясувати, що на це не вистачає або коштів, або часу.

3. НЕ впроваджувати систему САМОСТІЙНО, ЯКЩО ВАМ НЕ ВИСТАЧАЄ КОМПЕТЕНТНОСТІ

Недовіра до підрядників і прагнення зробити все самостійно - цвях, яким був забитий не один труну проекту впровадження. Трапляється, що замовник переоцінює власні сили і сили своїх фахівців в упевненості, що він сам знає, «як краще» впровадити електронний документообіг.

Зрозуміло, успішні приклади самостійного впровадження системи електронного документообігу є, і їх чимало - ми самі щиро пишаємося історією успіху одного такого клієнта . Однак в більшості випадків успішний проект впровадження СЕД - результат співпраці і взаєморозуміння між замовником і вендором.

Частина впроваджень СЕД на підприємствах руйнується через те, що замовник переконаний у своїй експертизі, недооцінює ризики електронного документообігу та відмовляється від допомоги професіоналів по впровадженню ЕДО. В цьому випадку, якщо проект раптово буксує, організація залишається з проблемою один на один, і не знає, як її вирішувати.

Інша частина проектів страждає, тому що замовник намагається самостійно придумати способи реалізації своїх завдань і нав'язати їх фахівцям підрядника при постановці технічного завдання. Замість «що треба зробити», клієнт намагається сам пояснити «як треба зробити», що при нестачі спеціалізованих знань ні до чого конструктивного не приводить. Добре, якщо вдається домовитися.

Важливо тверезо оцінювати власні можливості і не відмовлятися від співпраці, коли це необхідно. Крім того, чесний і адекватний діалог між замовником і виконавцем допомагає уникнути зайвих суперечок і прискорює реалізацію проекту впровадження.

4. НЕ Вибирайте ПІДРЯДНИКІВ ЗАНАДТО ШИРОКОГО ПРОФІЛЮ

У Мережі ходить відомий жарт про «ти ж програміст»: деякі люди вважають, що якщо людина заробляє написанням програм, то він за замовчуванням повинен вміти вирішувати проблеми з будь-якою технікою, від комп'ютера до електрочайника. Що насправді зовсім не так, і якщо навіть програміст по доброті душевній візьметься лагодити вам чайник, не факт, що він зробить це добре. Тому що це робота майстра по побутовій техніці.

Деякі замовники псують собі впровадження електронного документообігу, вибираючи інтегратора по тому самому принципу «ти ж програміст». Замовник передбачає, що якщо компанія-інтегратор впроваджує системи автоматизації бухгалтерського обліку, і «до купи» ще й СЕД, то вона однаково добре розбирається і в тому, і в іншому. Що насправді, знову ж таки, зовсім не так.

Інтегратор, успішно автоматизувати вашу бухгалтерію, звичайно, може взятися і за документообіг, але в підсумку може виявитися, що процес впровадження електронного документообігу йде вже занадто довго, а в результаті виходить не те, що потрібно. Подібна історія сталася у одного з наших великих замовників - проект буксував до тих пір, поки керівництво не прийняло рішення змінити інтегратора. (В результаті все закінчилося добре, історія цього впровадження описана тут ).

Довіряючи автоматизацію іншим людям, важливо вибирати фахівців у своїй справі. У питанні впровадження СЕД це компанії, що займаються розробкою СЕД, або їх сертифіковані партнери .

5. Не тримайте на екрані СТАРУ СЕД НА БАЗІ НОВОЇ

Цей привід для провалу проекту підстерігає замовників, які приймають рішення замінити застарілу СЕД. У компанії вже була система, вона виконувала якісь завдання, і в підсумку виникає велика спокуса організувати роботу нової системи за образом і подобою попередньої.

Причому досить часто трапляється так, що зі старої СЕД в нову в першу чергу хочеться перенести не актуальне бізнес-процеси компанії, а якісь дрібні звичні речі - розташування елементів інтерфейсу, специфічну (не має відношення до функціонування бізнесу) функціональність старої платформи, і інше. Це досить безглузде заняття - на звикання до нового інтерфейсу витрачається значно менше часу, ніж на відтворення старого.

Більш фундаментальна проблема - перенесення в нову СЕД неефективних бізнес-процесів зі старої. Небажання оптимізувати процеси роботи з документами призводить до того, що зі старої системи в нову прийде цілий «хвіст» проблем електронного документообігу, які заважали організації раніше. Ось на реорганізацію і обдумування того, як зробити роботу з документами швидше і краще, час витратити можна і потрібно.

6. НЕ ВІДМОВЛЯЙТЕ СЕБЕ В кастомізації, якщо обраний СЕД ЦЕ ДОЗВОЛЯЄ

Цей пункт досить спірне і є яблуком розбрату між прихильниками різних підходів до розробки СЕД - «коробкового» і платформного. Різниця між ними, по суті, полягає в тому, що «коробкові» продукти адаптуються під користувача в основному за рахунок наданих розробником налаштувань і конфігураційних файлів, а другі - в основному за рахунок програмування. Перший спосіб простіше, але менш гнучкий, другий - більш складний, але відкриває широкі можливості для адаптації системи під потреби організації.

Експерти галузі з «коробочки» сторони стверджують, що кастомизацией системи захоплюватися не варто. В якості аргументів наводиться висока вартість впровадження і підтримки кінцевого продукту, а також проблеми з оновленням системи - унікальна функціональність може викликати проблеми сумісності при переході на нові версії «коробкової» системи.

Ми, як представники платформного підходу, зрозуміло, вважаємо ( і спостерігаємо на реальних прикладах ), Що вигода від кастомізації перевищує вартість її проведення. Витрати на створення одного нового модуля для системи окупаються за рахунок маси факторів - наприклад, прискорення роботи компанії за рахунок оптимізації процесу роботи з документами, або виведення з експлуатації застарілих систем, які раніше виконували функції, реалізовані в новому модулі.

Що стосується проблем з оновленням, то для сучасної платформи СЕД їх практично не існує - механізми створення розширень платформи, на основі яких створюється нова функціональність, дозволяють оновлювати функціональність платформи без втрати сумісності з «дописаною» функціональністю. Цей принцип є одним з фундаментальних в побудові платформної СЕД. Але будьте уважні при виборі системи, далеко не всі платформи СЕД володіють такими перевагами.

Таким чином, якщо обрана СЕД спочатку не розрахована на гнучку кастомізацію, краще їй не захоплюватися - можна дійсно провалити проект. Однак, якщо продукт дозволяє кастомизировать себе по максимуму, дивно цим не користуватися.

7. НЕ обмежує використання СИСТЕМИ ОТДЕЛОМ ДОУ

Один з найвірніших способів знизити ефективність системи - замкнути її використання всередині відділу діловодства. Так, основна функція СЕД - автоматизувати паперовий документообіг, але ж з документами працюють не тільки одні діловоди - потоки документів тільки завершують свій шлях на полицях архіву.

Існуючі СЕД успішно автоматизують контрольно-облікову функцію канцелярії , Прискорюють обробку документів - сканування, реєстрацію, пошук, передачу, друк і так далі, зменшують втрату документів, однак процеси створення самих документів (створення, узгодження, затвердження) залишаться за кадром, якщо обмежити область дії системи тільки відділом ДОУ.

Чи не охоплені залишаться і процеси, такі за підсумками затвердження документа - виставлення завдань співробітникам і контроль їх виконання. Тим часом, сучасні СЕД містять функціональність, що сприяє прийняттю управлінських рішень та контролю за їх виконанням - ця функціональність входить в стандартний пакет будь-СЕД, і якщо її не використовувати, на неї виявляться даремно витрачені кошти.

Системи документообігу вже давно вийшли за межі автоматизації роботи діловода. Для максимально ефективного використання СЕД працювати в системі повинні всі учасники електронного документообігу - від ініціатора, що створює першу чернетку, до співробітників архіву.

8. НЕ впроваджувати систему ізольовано від інших СИСТЕМ ОРГАНІЗАЦІЇ

Ось кілька характерних скарг користувачів на неефективну СЕД: «вона не пов'язана з тією системою, яка потрібна мені для роботи»; «Вона не інтегрована з електронною поштою, а я майже все роблю по e-mail»; «Через неї неможливо нічого розшарити»; «Вона не пов'язана з Word / Excel, а я в ньому працюю».

З розумом проведена інтеграція завжди корисна і сприяє підвищенню продуктивності. Більшість сучасних систем будуються на сервісно-орієнтованої архітектури, що дає можливість інтегрувати їх з іншими додатками в ІТ-інфраструктурі організації. СЕД не виняток.

До складу систем електронного документообігу в більшості випадків за замовчуванням входить інтеграція з електронною поштою та офісними додатками, в якості окремої послуги - інтеграція з обліковими системами, як унікального рішення - інтеграція з системами бізнес-продуктивності, такими як ERP, і іншими системами автоматизації бізнесу (прочитати про хороший приклад інтеграції з CRM можна тут).

Системи автоматизації бізнесу підтримують експорт даних у формати Word / Excel / PDF, які потім можуть завантажуватися в СЕД для ознайомлення або архівації. Завдяки цьому сучасна система документообігу цілком може виконувати роль єдиного сховища документів організації.

Ми вже писали про подібні проблеми, читайте: « СЕД як єдине сховище контенту: нові завдання систем електронного документообігу ».

Резюме: Не варто ізолювати систему від загальної ІТ-інфраструктури організації - інтегроване рішення буде зручніше для використання співробітниками поза відділу ДОУ.

9. НЕ НАМАГАЙТЕСЯ ПЕРЕКОНУВАТИ СПІВРОБІТНИКІВ, ЩО СЕД - ХОРОША ШТУКА

Людям, які все життя працювали тільки з паперовими документами, буває вкрай складно пояснити, що СЕД дозволить їм працювати швидше і ефективніше. Керівництво організації може бути обома руками за автоматизацію документообігу, воно може вибрати СЕД, укласти договір, навіть встановити систему в організації - але користувачі будуть її ігнорувати.

Нерідко трапляється так, що по закінченню проекту з'ясовується - співробітники не розуміють, навіщо їм взагалі поставили СЕД. І якщо працюють в ній, то тільки «з-під палки» керівника. Фактично, проект виявляється провалений - і причина цього те, що керівництво не потурбувалися тим, щоб забезпечити прийняття системи користувачами.

Ухвалення нового програмного інструменту кінцевим користувачем - це проблема, яку складно вирішити силою переконання. Набагато ефективніше поставити користувача в такий стан, в якому він сам усвідомлює, що нова система йому необхідна.

З одного боку, необхідно зробити так, щоб СЕД була доступна і необхідна в роботі критичній масі співробітників компанії. З іншого боку - в системі повинна бути доступна критична маса документів, необхідних співробітникам.

Якщо не виконується будь-яка з цих умов, страждає загальний відсоток використання СЕД по компанії. Крім того, не слід забувати про те, що до непідготовленому користувачеві система повинна бути максимально дружелюбна - в кінці кінців, в його колишньому світі йому ще не доводилося порівнювати традиційний і електронний документообіг.

10. НЕ ЕКОНОМТЕ НА НАВЧАННЯ КОРИСТУВАЧІВ

Цей пункт безпосередньо випливає з попереднього. Поставивши співробітників віч-на-віч з СЕД, важливо не допустити такої ситуації, в якій їм доведеться самостійно боротися з невідомою досі програмою. Навіть блискуче впроваджена в технологічному плані СЕД не буде ефективною, поки користувачі не отримають адекватного навчання.

Насправді, це справедливо для будь-якої програми, навіть самого звичного. Більшість користувачів, які щоденно працюють з клієнтом електронної пошти або Word / Excel, не знають 90% функціональності цих програм. Що вже говорити про масштабну системі для роботи з документами?

Якщо ви розраховуєте оптимізувати документообігу і поліпшити продуктивність співробітників за допомогою впровадження електронного документообігу, безумовно не варто приносити в жертву від 25% до 95% можливостей системи документообігу, про які користувачі просто не знатимуть, бо ви зекономили на навчанні.

Крім того, співробітники мають властивість іти з компанії, а на їх місце приходять нові. Тому курси СЕД - це час від часу повторюється захід, для якого можна виділити окрему статтю витрат на постійній основі.

11. НЕ ДОПУСКАЙТЕ анархії в системі

Коли система переходить з тестової експлуатації в промислову, може запанувати сущий хаос - на перших порах ще не розібралися в системі підлеглі можуть намагатися ставити завдання начальникам, і так далі. Це абсолютно нормально, але краще, щоб цей етап не затягувався.

Для цього, як правило, вводиться регламент роботи з системою документообігу, який в наказовому порядку доводиться до відома співробітників. Деякі вендори (і ми в тому числі) безкоштовно пропонують типовий регламент роботи зі своєю СЕД в рамках пакету послуг з впровадження після укладення договору на впровадження системи електронного документообігу.

Типове положення про електронний документообіг в організації коротко описує порядок роботи з основними функціями будь СЕД - в нашому випадку, з завданнями, документами і канцелярією. При необхідності його нескладно переписати «під себе» і своїх співробітників.

Відеоролики про роботу в нашій СЕД з документами, завданнями та канцелярією можна подивитися тут.

12. НЕ ЗАБУВАЙТЕ Про МОБІЛЬНОСТІ

«Система вимагає робити все через веб-браузер / десктоп-клієнт, а я працюю зі смартфона або планшета », - ще одна поширена скарга співробітника на неефективно впроваджену СЕД.

Якщо у співробітника, який звик працювати з власного мобільного пристрою, немає доступу до загальної інформації в СЕД за допомогою звичного гаджета, то йому доводиться пересідати за ПК, що перетворює роботу з системою в зайві муки. Бізнес-процеси починають йти повільніше.

Від оперативності, з якою в роботу потрапляють дані, наприклад, заявки, договори або протоколи, між тим, залежить швидкість виконання завдань. Крім того, якщо у кожного співробітника буде постійний доступ до даних, пов'язаних з роботою над проектом, це зробить більш ефективним його обговорення з керівниками та колегами на зборах.

Саме ці показники - швидкість і ефективність роботи - все і намагаються підвищити, впроваджуючи електронний документообіг. Мобільність цьому сприяє, і її не слід ігнорувати, підбираючи технічні та програмні засоби електронного документообігу.

13. НЕ ПРОПУСКАЙТЕ ОНОВЛЕННЯ

Єдина незмінна річ в світі - то, що він постійно змінюється. Змінюються очікування ринку від бізнесу, точно так же змінюються очікування користувачів від ІТ-систем.

Кожен новий реліз включає в себе нову функціональність і поліпшення існуючих функцій, виправлення помилок.

Тому регулярно оновлювати систему необхідно, щоб підтримувати її безпомилкову роботу і отримувати вигоду від нових можливостей системи. Інакше через певний, можливо, далеко не останнє час після завершення впровадження доведеться запускати новий проект - замінювати морально застарілу систему на чергову нову СЕД.

Рекомендується планувати свій бюджет таким чином, щоб підтримувати систему в актуальному стані, відповідному часу і очікуванням користувачів.

14. Не відмовляйтеся від ТЕХНІЧНОЇ ПІДТРИМКИ

Коли ви відкриваєте завісу, і все піднімають келихи з шампанським, щоб привітати вас з успішним завершенням проекту впровадження СЕД, нікому і в голову не приходить, що цей прекрасний момент може незабаром перетворитися на кошмар.

З нашого досвіду, переведення системи в дійсну експлуатацію - найбільш сумбурна і важка частина проекту. У процесі здійснення електронного документообігу у замовника постійно виникають різні нюанси, які постачальнику доводиться парирувати «на льоту» постійними оновленнями - ось, наприклад, дуже барвистий приклад того, як це відбувалося у нас на одному проекті .

Тому важливо, щоб як мінімум в перші півроку-рік після впровадження системи вендор зобов'язався надавати вам виправлення помилок і зміни на вашу вимогу, а також підтримувати систему в стабільному стані. Продовження договору на підтримку також гарантує вам своєчасні оновлення - ці два пункти взаємопов'язані.

15. Не бійтеся ЗМІН

«Управління бізнес-процесами, в першу чергу, полягає не в технологіях, а в змінах», - стверджують аналітики Gartner Research.

Зміни - це те, чого природним чином чинить опір будь-яка людська істота. Впроваджуючи в організації щось нове, необхідно налаштуватися на те, що зміни - це щось, що відбувається постійно і приносить нові можливості.

У успішного проекту повинен бути чіткий план введення змін, і перший крок в ньому - пошук таких же відкритих до змін однодумців серед співробітників, які зможуть рухати процес змін в організації.

Ваша команда повинна бути впевнена, що впровадження електронної системи управління документообігом - це цінне придбання для організації, і ця зміна необхідно впровадити. Ще жоден проект не завершувався вдало без настрою на перемогу.