на комп'ютерних курсах Microsoft Word мені часто доводилося стикатися з питанням: "Як вивести документ на друк?" . Зараз я розгляну загальні принципи друку документів, а також як це робиться в Microsoft Word і Excel.

Також обов'язково прочитайте схожу по темі статтю про друку плакатів .

Слід запам'ятати, що в будь-якій програмі, призначеної для створення текстових або графічних документів, завжди є функція друку. І справді - якщо ви створили документ, але не можете вивести його на принтер, то навіщо такий документ тоді взагалі потрібен?

До речі кажучи, відразу варто уточнити поняття документа. Дуже часто користувачі під документом мають на увазі щось, що нагадує звичайні паперові документи. Наприклад, договір. Насправді ж у комп'ютерній термінології під документом мається на увазі те, що ви створюєте в програмі. Це може бути не тільки текст, а й текст з картинками, окремі картинки в графічному редакторі, креслення та інше.

Якщо ви самі нічого в програмі (будь-який!) Не створювали, то це зовсім не означає, що немає функції друку. Наприклад, якщо ви переглядаєте свої фотографії, то також можете їх вивести на друк прямо з тієї програми, яку використовуєте для перегляду. Те ж саме стосується і веб сторінок, що переглядаються через браузер - їх також можна вивести на принтер.

І, навпаки, є програми, в яких немає висновку на друк. Це програми, в яких нічого друкувати. Наприклад, в калькуляторі Windows кнопку друку годі й шукати, оскільки очевидно, що виводити на принтер тут нічого.

artemvm.info_7ac16cd546e0c8bbed8dd658a2aefa32

Тепер займемося, власне, висновком документів на друк. І для початку подивимося, де взагалі зазвичай знаходиться функція друку в програмах. В процесі проведення комп'ютерних курсів для початківців користувачів Windows мені часто доводилося спостерігати, як люди дуже довго шукають кнопку друку. Давайте з цим питанням розберемося.

Запам'ятайте: якщо ви не можете знайти, де в програмі друк документа, то просто натисніть клавіші Crtl + P (P - англійська; на англійську мову перемикатися не потрібно). Це справедливо для будь-якої програми, що дозволяє друкувати Популярні дані. Якщо в програмі є друк, то з'явиться діалог друку. Наприклад, ось такий.

artemvm.info_7ac16cd546e0c8bbed8dd658a2aefa32

Зовнішній вигляд діалогу друку може відрізнятися в залежності від програми, з якою ви працюєте. Як правило, незалежно від виду вікна друку, в ньому присутні такі пункти:

• вибір принтера
• Налаштування обраного принтера
• Діапазон друку (має сенс для багатосторінкових документів)
• кількість копій
• Кнопка OK / Друк або аналогічна за змістом, а також кнопка відміни.

Можуть бути присутні й інші елементи в залежності від програми, з якою працюєте. Однак в будь-якому випадку сенс діалогу друку однаковий - вказати принтер, на якому будете друкувати, а також налаштування друку.

Якщо при натисканні Crtl + P діалог пресі не з'явився, то значить в програмі функції друку швидше за все немає.

Крім поєднання клавіш Ctrl + P, вивести документ на друк можна і іншими способами. Наприклад, це може бути кнопка друку на панелі інструментів програми. Зазвичай така кнопка має стандартний значок у вигляді принтера.

artemvm.info_7ac16cd546e0c8bbed8dd658a2aefa32

Також дуже часто пункт Друк є в меню Файл програми.

artemvm.info_7ac16cd546e0c8bbed8dd658a2aefa32

У новому Microsoft Office діалог друку не відкривається в окремому вікні, а займає всю площу головного вікна програми. Також доступна функція попереднього перегляду, що дозволяє побачити, як саме буде виглядати документ з урахуванням встановлених налаштувань обраного принтера.

artemvm.info_7ac16cd546e0c8bbed8dd658a2aefa32

Варто відзначити, що функція попереднього перегляду доступна далеко не в кожній програмі, що має функцію друку документів. Попередній перегляд - це, так би мовити, приємний бонус від творців програми.

Особливо хочеться відзначити установку полів документа при друку. Часто деякі користувачі, щоб вмістити на один друкований аркуш більше інформації , Встановлюють занадто вузькі поля або навіть роблять їх рівними нулю, тобто друкують без полів. Робити так не варто, оскільки більшість принтерів, як лазерних, так і струменевих, мають обмеження на мінімальний розмір полів. Якщо встановити занадто маленькі поля в документі, то частина документа під час друку просто обрізане, тобто не пропечатані взагалі. А в разі струминного принтера так ще й чорнило повз листа летіти будуть, що забруднює принтер.

Будьте обережні при установці полів друку в документі: не робіть поля занадто вузькими!

Поля в 1 - 1,5 см цілком підійдуть. Можна встановити і 0,5 см - більшість принтерів їх нормально ставиться печатка, незважаючи на видачу Word або Excel попередження про занадто вузьких полях. Мінімальний розмір полів можна дізнатися в документації до принтера або з'ясувати досвідченим шляхом.

А якщо на комп'ютері, на якому ви створюєте документ, немає встановленого і підключеного принтера? В цьому випадку можна виконати друк документа в файл.

Друкувати в файл - це дуже просто. В результаті такої "друку" утворюється файл певного формату. Windows має вбудований віртуальний принтер, який реалізує функцію друку в файл, при цьому звичайний принтер підключати не потрібно. щоб виконати друк в файл , Слід в діалозі друку отримати доступ до віртуальних принтер Microsoft XPS Document Writer.

artemvm.info_7ac16cd546e0c8bbed8dd658a2aefa32

При друку в файл за допомогою вказаного віртуального принтера утворюється файл з розширенням * .xps або * .xpsx. В процесі "друку" збережіть файл на диску, як при звичайному збереженні документа. Далі цей файл можна перенести на будь-який комп'ютер, у якого підключений принтер, і запустити. При цьому з'явиться діалог друку.

artemvm.info_7ac16cd546e0c8bbed8dd658a2aefa32

Також існують і інші віртуальні принтери, що встановлюються у вигляді окремих програм. Крім того, функція збереження документа в файл вже є по-замовчуванню в деяких програмах. Наприклад, це веб браузер Google Chrome, який дозволяє зберігати веб сторінки в файли формату PDF.

Ще зверну вашу увагу на те, що документ, надрукований в файл, не призначений для редагування!

Зазвичай створений документ виводять на принтер. Однак при необхідності можливо зберегти документ в файл спеціального формату, який потім можна відкрити на будь-якому комп'ютері: це і є друк в файл. Навіщо це потрібно - дивіться на відео.

У більшості програм, що працюють з документами, є функція друку. Щоб швидко віддрукувати документ Word або Excel на принтері або зберегти в файл віртуального принтера XPS натисніть клавіші Ctrl + P.

Інші особливості друку документів Word і Excel я розбираю на моїх дистанційних курсах Microsoft Office .