1. Підготовка до переговорів
2. Подання партнерів відбувається наступним чином. Першим представляється глава делегації господарів...

22 Січень 2013 Elena переглядів:

Підготовка до переговорів

З якою б темою ведення переговорів ми не стикалися: від внутрішньої проблеми на робочому місці до міжнародної торгівлі, від бажання отримати надбавку до зарплати до придбання підприємства, від переговорів з профспілкою до переговорів з іноземцями, - всюди відсутність підготовки являє собою найбільш серйозний недолік.

Часто нам здається, що підготовка не має значення. Однак багаторічний досвід підказує, що відсутність підготовки вельми небезпечно. Звідки нам знати, що нам треба погоджуватися, якщо у нас не буде під рукою будь-яких претендентів або інших орієнтирів для порівняння, щоб оцінити вимальовується угоду?

Звідки нам знати, що пора йти з переговорів, якщо у нас не буде ні найменшого поняття про те, наскільки великі шанси домогтися свого в будь-якому іншому місці?

Однак, ще більш важливим є те, що не відчуваючи належної підготовки, ми передаємо ініціативу протилежному боці. Ми зменшуємо ймовірність того, що зможемо висунути якісь - то хороші ідеї і аргументи, які дозволять швидко вирішити поставлене перед нами проблему до обопільного задоволення. Таким чином, ми позбавляємо обидві сторони переговорного процесу, можливості творчого підходу.

У процесі підготовки до переговорів виділяють внутрішню і зовнішню підготовку.

«Внутрішня» підготовка до переговорів включає:

1. підготовку власних цілей;
2. визначення порядку денного;
3. аналіз цілей партнера по переговорам;
4. встановлення реальних повноважень учасників переговорів;
5. виявлення спільних інтересів учасників переговорів, які принесуть взаємну вигоду.

Підготовка власних цілей. При підготовці до переговорів головним є постановка власних цілей.

Постановка мети здається справою досить ясним, простим і навіть цілком очевидним, однак на практиці це часто не вдається. Багато хто думає: «Я, звичайно, знаю, що треба робити» - і ... дозволяють поставити перед собою мету іншому, допускаючи тим самим серйозну помилку. Правильна постановка мети переговорів являє собою стратегічне рішення.

Для будь-яких переговорів потрібно визначити: «Чого я хочу домогтися в процесі переговорів?».

Мета описує кінцевий пункт переговорів (їх очікуване завершення), який необхідно досягти. Формування мети відповідає наступним критеріям:

1. Мета повинна бути зафіксована письмово саме такий, до якої ви прагнете; повинен бути встановлений термін її виконання.

2. Мета повинна бути реальною.

3. Вона повинна бути прийнятною з екологічної, технічної, організаційної та соціальної точок зору.

Основу підготовки до переговорів становить вивчення наявної кореспонденції, іншої інформації, що надійшла, порівнянних пропозицій і т.д. Солідний інформаційний рівень підготовки стане міцним фундаментом вашої позиції на переговорах і сприятиме досягненню поставленої мети.

При формулюванні цілей необхідно враховувати, що часто результатом переговорів стає компроміс, і тому вже до переговорів потрібно налаштовуватися на його досягнення. Доцільно для будь-яких переговорів встановлювати верхні і нижні межі постановки цілей. Відповідно корисно розрізняти такі види цілей, як мета-бажання і мета-необхідність.

Мета - бажання. Ця мета висловлює конкретну вимогу, з яким ви йдете на переговори. Якщо ми формуємо мета - бажання, то ця мета повинна бути для нас реальною. Завищені вимоги, яке ми включили в неї, і самі вважаємо, що його здійснення має мало шансів, веде до того, що наша позиція може бути сприйнята несерйозно. Тому вже при першому опорі партнерів потрібно відмовитися від нього.

Мета - необхідність. Досягнення такої мети розглядається як необхідний результат переговорів. Мета - необхідність не повинна надто відділятися від мети - бажання. Це означає, що сама постановка цілей і обираються способи її досягнення повинні бути досить гнучкими. Тільки в разі, коли область переговорів досить вузька, можна зберігати належну дистанцію між обома видами цілей.

Визначення порядку денного, яка в подальшому стане основною лінією переговорів. Скласти порядок денний для переговорів і покласти її на стіл переговорів на видному місці. Тим самим ми чинимо, як партнер, який знає, чого він хоче і добре підготовлений.

Приклад порядку денного.

Купівля вантажного автомобіля

День: 26 жовтень 1998 р

Місце: Москва

Учасники: пан Сергєєв, фірма «Автосервіс»,

пан Миронов

Час: 9.30-11.00

Порядок денний:

1. Вимоги, що пред'являються до вантажного автомобіля

2. Вибір

3. Оцінка наявного вантажного автомобіля

4. Фінансування

5. Страхування.

6. Дозвіл і здача - приймання.

Аналіз цілей партнера по переговорах. Часто в процесі переговорів з нетерпінням чекають від партнера роз'яснення своїх вимог і аргументів. Розглядаючи позицію іншого боку, потрібно вміти розпізнати рушійні мотиви її поведінки.

Справжні мотиви, за якими ховається кожна відповідна позиція, випливають з емоційних потреб партнера. Можливі такі мотиви:

1. Вигода, витрати, дохід, заробітки.
2. Соціальне визнання (соціальні зв'язки, престиж, авторитет, влада).
3. комфорт
4. Впевненість, почуття безпеки
5. Відкриття, цікавість, самовизначення
6. соціальне участь
7. Здоров'я.

Встановлення реальних повноважень учасників переговорів. При цьому доцільно розрізняти наступних учасників переговорів:

Той, хто приймає рішення. Він наділений компетенцією приймати головні рішення. В кінцевому рахунку, саме він вирішує, чи можна, наприклад, сказати «ні, навіть якщо всі учасники переговорів кажуть« так «, і навпаки. При прийнятті власних рішень він концентрує увагу на наслідки переговорів для тієї організації, яку представляє.

Той, хто впливає. У його завдання входить, наприклад, відшукання правових, організаційних, технічних деталей вирішення даного питання. Це обходиться дорого.

Той, хто застосовує рішення. Він практично реалізує результати переговорів або відхиляє прийняті рішення в глибині душі. Основою згоди є оцінка вигоди. Якщо «реалізатор» не бачить безпосередньої вигоди для себе, то, швидше за все, буде діяти за правилом: «Це було не тут винайдено - чи не тут будемо і виконувати».

Той, хто встановлює контакт. Завжди знаходяться особи, які бачать своє завдання в тому, щоб розчистити дорогу до мети або, навпаки, відрізати шляхи до неї. Вони часто дають інформацію і рекомендації, як слід діяти.

Виявлення загальних інтересів учасників переговорів, які принесуть взаємну вигоду.

Відповідність ґрунтується часто на невідповідність. В такому випадку, наприклад, торг акціями починається лише тому, що покупець вірить в підвищення курсу, а продавець думає про його зниженні. Ці різні думки є основою для торгу. Подібні ж фактори діють в процесі переговорів.

Це означає, що якщо вже напередодні переговорів ми зуміємо краще зрозуміти інтереси партнера, в чому вони збігаються, а в чому не збігаються з нашими інтересами, то під час переговорів ми відчуємо, що розуміємо іншого. Той, хто відчуває себе зрозумілим своїм співрозмовником, завжди схильний вважати його симпатичним і правдивим. Якщо ми хочемо, щоб і партнер визнав наші інтереси, то необхідно першим починати з визнання інтересів партнера.

«Зовнішня» підготовка до переговорів

Деякі аспекти, які повинні бути враховані при «зовнішньої» підготовці переговорів:

1. Час початку, місце проведення та тривалість переговорів. Психологічна перевага в переговорах має делегація господарів. Тому небайдуже, на чиїй території вони проходять. І про це необхідно пам'ятати, готуючись зробити пропозицію про переговори. У чужій країні запрошують господарі. У своїй - ініціатор переговорів. Відсутність запрошень зазвичай означає натяк на втрату інтересу до партнера.

Психологічною перевагою володіють не ініціатори переговорів, а ті, до кого звертаються з пропозицією про них. Тому час зустрічі слід запропонувати назвати партнерам.

Домовляються про переговори прийнято не менш ніж за 2 - 3 дні, при цьому заздалегідь слід уточнити питання, що виносяться для обговорення, а також тривалість зустрічі. В цей же момент сторони домовляються про матеріали, необхідних доя обговорення, а також про підсумкові документи або усних деклараціях. Час початку переговорів прийнято дотримуватися неухильно обома сторонами.

Прийнято, що чим вище положення особи, яку запрошують, тим за більший термін йому надсилають запрошення. Тому запрошення вислати слід, як тільки намітилися терміни. Раннє запрошення є прихованим компліментом, що підкреслює значимість запрошуваного.

У цьому є, крім етичного, і прагматичне обставина. Чим раніше запросимо, тим більше вірогідності, що зване час для особи, яку запрошують буде вільно. А, отримавши принципову згоду, можна бути впевненими, що тільки надзвичайні обставини можуть змусити поважаючих себе людей відмовитися від обіцянки.

2. Чисельність делегацій регулюється принципом паритету (рівності) кількості членів делегацій. Ця чисельність узгоджується попередньо.

Відхилення від правила паритету можливо на увазі обставин, в яких необхідно переконати партнерів. При цьому потрібно мати на увазі, що більш численна делегація має психологічну перевагу. Тому слід уникати великої різниці в чисельності.

Переговори йдуть тим швидше, чим менше число їх учасників. Тому, якщо стоїть питання про швидке укладення угоди, то зменшують кількість переговорних. Правда, при цьому є ризик, що якісь моменти в домовленості можуть бути втрачені. Так що доводиться зважувати і вибирати.

Потрібно врахувати ще й те, що більш численні делегації частіше не приходять до угоди.

3. Мова переговорів настільки важливий, що підлягає обов'язковому попередньому обговоренню. Тут поступки недоречні: знаходиться варіант, прийнятний для обох сторін.

4. Підготовка приміщення для переговорів. Переговори, проводяться в спеціально відведеному і пристосованому приміщенні. Перед кожним учасником переговорів бажано поставити картку, на якій зазначено прізвище, ім'я та по батькові учасника, фірма або організація, яку він представляє. На столах учасники повинні знайти папір і письмове приладдя.

Якщо в переговорах беруть участь три і більше делегації, то вони розсідаються в алфавітному порядку за годинниковою стрілкою навколо круглого або квадратного столу.

Напруженої роботи більше сприяють жорсткі стільці.

Приготувати заздалегідь всю необхідну документацію, щоб потім не бігати або не посилати кого - або за нею.

Заздалегідь повісити на двері табличку «Йдуть переговори! Прохання не входити! ». Після прибуття гостей члени делегації господарів повинні мати справу тільки з ними. Ніякі внутрішні справи не повинні від цього відволікати. Керівник, який пішов на переговори, повинен сприйматися співробітниками як виїхав у відрядження (на час переговорів). Забуття цього правила робить принизливим положення гостей, змушених чекати, коли господарі зроблять свої справи.

5. Організація зустрічі делегації партнерів. Встановилася практика, в силу якої цілком достатньо, якщо зустрічати прибулих буде симпатична, приваблива і (обов'язково) усміхнена дівчина.

Посмішка - це пароль для друзів. Посмішка має здатність притягувати до себе. Звертаючись в ході спілкування безпосередньо до слухачів, не слід забувати, що вони вільно чи мимоволі читають на вашу «дзеркала» ваше ставлення до них.

«Людині без усміхненого обличчя не варто відкривати магазин»

(Китайська приказка)

Приїхали це подобається більше, ніж якщо зустрічає керівник - чоловік, в той же час втрата дорогого часу керівника при цьому менше. У деяких країнах навіть прийнято, щоб при вході зустрічав прибулих не член делегації господарів.

Зустрічати прибувають на переговори необхідно в вестибюлі 1-го поверху. Це зручно в усіх відношеннях: і досить комфортно для очікує, і прибулих легко відрізнити від тих, хто рішуче направляється по стоїмо справах.

Прибулі в числі гостей дами користуються перевагою при наданні знаків уваги слідом за главою делегації. Зустрічаючи делегацію в аеропорту або на вокзалі, глава приймаючої сторони повинен вручити квіти всім жінкам - як членам делегації, так і супроводжуючим особам. Квіти при зустрічі і проводах повинні бути загорнуті в целофан.

Занадто короткий рукостискання дуже сухої долоні свідчить про байдужість. Занадто волога долоня вказує на нервозність, хвилювання.

Що супроводжується широкою посмішкою рукостискання, трохи більш тривале, ніж зазвичай, - прояв дружнього ставлення. Затримування руки партнера в своїй сприймається як настирливість.

Оскільки місце праворуч є більш почесним, то зустрів повинен йти зліва від гостя.

6. Представлення учасників переговорів відбувається до їх початку. Це дозволяє прибулим сісти так, щоб опинитися поблизу з важливими їх партнерами.

Подання партнерів відбувається наступним чином. Першим представляється глава делегації господарів і представляє (за зменшенням) членів своєї команди. Потім те ж саме робить керівник делегації гостей. Такий порядок підкреслює повагу до гостей, оскільки, згідно із загальними правилами, на початку представляються ті, чий статус нижче.

Імена - батькові партнерів знати абсолютно необхідно. Звернення без імені - батькові справляє неприємне враження.

«Звучання власного імені для слуху людини - найприємніша мелодія». (Д. Карнегі)

Якщо ви не розчули ім'я партнера, необхідно вручити йому свою візитку. Партнер вручить свою. Або просто перепитати, нічого поганого в цьому немає. За інтерес до своєї персони не засуджують.

7. Обмін подарунками (сувенірами). При першій зустрічі сувеніри вручають господарі. Якщо у гостей також приготовлені сувеніри, то вони їх дарують слідом.

Цінність сувеніра повинна відповідати рангу того, кому дарують: найдорожчий, природно, - главі і т.д.

8. Розміщення учасників переговорів. При зустрічі віч-на-віч краще сісти під кутом. За інших рівних умов конфлікти при такому розташуванні виникають рідше, ніж у тих, хто сидить один проти одного. Не випадково термін «протистояння» має два значення: і розташування в просторі, і конфлікт.

Господарю слід сідати зліва від гостя. Це ми помічаємо в численних телерепортажах про візити політиків.

Перекладач розташовується зліва від голови делегації. Якщо це неможливо, то - ззаду.

Організацію переговорів цілком бере на себе сторона - ініціатор, або, за домовленістю, одна зі сторін, що стає приймаючою стороною.

www.addere.ru

Зверніть увагу на наші тренінгові програми, які можуть допомогти вам:

Статті по темі:

Рейтинг публікації:

Поділитися в соціальних мережах: