1. Основні завдання, які вирішуються системою
2. організація системи
3. Базові функції і можливості системи

Система «МОНОЛІТ: Управління закупівлями» забезпечує автоматизацію рішення задачі формування замовлень, вибору постачальників і підтримки документообігу в процесі управління закупівлями.

Основні завдання, які вирішуються системою

Основні завдання, вирішення яких забезпечує система «МОНОЛІТ: Управління закупівлями»:

1. Відстежувати оперативний стан запасів
2. Автоматично (на основі застосування обраних моделей) прогнозувати моменти виникнення дефіциту матеріалів і формувати оповіщення фахівців із закупівель про настання точок замовлень
3. Підтримувати базу даних контрактів з постачальниками сировини і матеріалів (тари) і забезпечувати на її основі формування рекомендацій щодо вибору постачальника, обсягами партій і умов поставок
4. Підтримувати базу даних замовлень, виставлених постачальникам фахівцями із закупівель
5. Автоматично формувати заявки на оплату замовлень, виставлених постачальникам фахівцями із закупівель
6. Автоматично відстежувати виконання замовлень (графіки поставок ресурсів)
7. Забезпечувати автоматичний контроль відповідності партій, які постачаються з умовами замовлення

організація системи

Робота системи заснована на тісному взаємозв'язку двох підсистем: MRP, що реалізує прогнозування моментів виникнення дефіциту матеріалів на підставі параметрів, що моделей, і підсистеми «Управління закупівлями», що реалізує документообіг. Принцип організації системи представлений на схемі:

Своєрідним «буфером» між підсистемами MRP і «Управління закупівлями» виступає таблиця рекомендованих закупівель (ТРЗ).

Базові функції і можливості системи

• Планування потреби в сировині і матеріалах
• Оперативний доступ до інформації про стан матеріальних запасів на складах різних виробничих майданчиків компанії з можливістю контролю рівня запасів
• Організація доступу до даних про відкриті замовленнях постачальникам з інформацією про стан замовлення і датою очікуваного прибуття ТМЦ по ньому
• Розрахунок потреби в сировині та матеріалах на підставі прогнозу потреби
• Облік норм витрати матеріалів на випуск продукту / напівфабрикату по етапах виробничого циклу з урахуванням планових втрат
• Облік значень страхових запасів в днях або натуральних одиницях
• Можливість планування обсягів закупівель за узагальненими позиціями товарно-матеріальних цінностей
• Можливість оцінки обсягів закупівель сировини і матеріалів на підставі довгострокових планів / прогнозів для складання бюджетів закупівель та укладання нових контрактів
• Контроль обсягів планованих закупівель по місткості складів підприємства
• Формування списку рекомендацій для створення замовлень
• Можливість моделювання альтернативних ситуацій шляхом варіювання дати, кількості замовлення, вибору альтернативного постачальника, заміни замовлення постачальнику на переміщення матеріалу між виробничими майданчиками
• Збереження результатів розрахунку для подальшого аналізу даних

• Формування бази технологічних карт (з підтримкою альтернативних специфікацій / рецептур по кожному продукту), включаючи:
• етапи виробничого процесу
• норми витрат сировини і матеріалів на кожному етапі
• потреба в технологічних ресурсах
• витрати потужності і ємності на кожному етапі (для зазначеного робочого центру)
• тривалість кожного етапу (для зазначеного робочого центру)
• Ведення бази даних контрактів з постачальниками сировини і матеріалів і формування на її основі рекомендацій щодо вибору постачальника, обсягами партій і умов поставок
• Облік номенклатури поставки і ціни поставки
• Облік мінімальний / максимальний виробничої або транспортної партії по кожному контракту / етапу контракту / номенклатурі поставки
• Облік графіка поставок в рамках контракту
• Підготовка комерційних пропозицій для можливих постачальників
• Автоматичний розрахунок рейтингу для визначення оптимального постачальника
• Автоматичний вибір оптимального постачальника для оформлення закупівлі за заданим алгоритмом
• Формалізація процесу вибору постачальника по набору заданих критеріїв:
• Рейтинг постачальника
• Повна ціна поставки, що включає транспортні та митні витрати
• Необхідний обсяг поставки
• Умови поставки
• Умови оплати
• Можливість доставки в зазначений термін
• Можливість розрахунку рейтингу постачальника на підставі настроюється набору критеріїв, наприклад - з точки зору історії взаємин.

• Формування замовлень постачальникам
• Формування замовлень на підставі рекомендацій системи
• Можливість формування замовлень поза рекомендацій системи
• Контроль стану замовлення на основі системи статусів
• Контроль відповідності замовлення умовами поставки, зазначеним в контракті
• Перегляд списку замовлень в розрізі кожного контракту (з інформацією про стан кожного замовлення)
• Можливість формування графіка поставки на замовлення
• Контроль фактичних поставок, зіставлення їх із замовленнями і перевірку правильності кількісних і цінових характеристик
• Облік допустимих відхилень при контролі відповідності поставки замовлення в% і абсолютному вираженні
• Перегляд списку фактичних накладних на прихід в розрізі контракту за всіма заводам, включаючи дату приходу, кількісні та цінові характеристики
• Формування графіка оплат за замовленням і контроль його виконання
• Автоматичне формування графіка платежів (фінансових зобов'язань) на замовлення, відповідно до умов оплати, вказаним у контракті
• Автоматичне формування службових записок на оплату за замовленнями постачальникам у разі повної або часткової передоплати
• Автоматичне погашення фінансових зобов'язань за замовленням на основі рахунків за виконані поставки
• Формування службових записок на оплату за рахунками за виконані поставки
• Формування потреби в ненормованих матеріалах на підставі заявок від підрозділів
• Облік заявок від підрозділів на отримання ТМЦ
• Формування замовлення по одній або декількох заявок від підрозділів
• Контроль виконання заявок від підрозділів