С.А. Пахомов, економіст

Матеріал підготовлений з використанням правових актів за станом на 6 липня 2017 р

Розкриваються особливості відшкодування витрат на відрядження при направленні в службове відрядження за кордон в кілька країн одночасно.

ПРАВОВЕ РЕГУЛЮВАННЯ

• трудовий кодекс (далі - ТК)
• Інструкція про порядок і умови надання гарантій і компенсацій при службових відрядженнях за кордон, затв. постановою Мінпраці та соцзахисту від 30.07.2010 № 115 (далі - Інструкція № 115)
• постанову Мінфіну від 30.01.2001 № 7 «Про встановлення норм оплати витрат на відрядження при службових відрядженнях за кордон» (далі - Постанова № 7)
• постанову Мінфіну від 16.06.2016 № 48 «Про встановлення розмірів відшкодування витрат при службових відрядженнях» (далі - Постанова № 48)

ПРИМІТКА

Передбачені в колективному договорі, угоді або наймачем розміри відшкодування витрат не можуть бути нижче розмірів, встановлених для бюджетних організацій.

статтею 7 ТК визначено, що наймач має право встановлювати додаткові трудові та інші гарантії для працівників у порівнянні з законодавством про працю. Незважаючи на наявність такого права, як правило, при відшкодуванні витрат на відрядження при відрядженнях за кордон комерційні організації виходять з встановлених законодавством нормативів.

Відшкодування витрат на проїзд до місця відрядження і назад

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються при обов'язковому поданні працівником підтвердних документів в оригіналі (проїзні квитки, рахунки, квитанції та посадочні талони на придбання електронних квитків на проїзд і т.д.) ( п. 13 Інструкції № 115).

При відрядження в кілька країн відшкодовуються всі витрати на проїзд з урахуванням правил, визначених п. 11 Інструкції № 115.

згідно п. 2 Інструкції № 115 підставою для розрахунку і виплати грошових коштів відрядженим працівникам є наказ (розпорядження) роботодавця про направлення працівника у відрядження. У разі якщо відрядження за кордон здійснюється на підставі запрошення держорганів іноземних держав, міжнародних або іноземних організацій (далі - іноземна організація), в наказі (розпорядженні) наймача вказуються умови відрядження за кордон згідно з відповідним запрошенням (витрати на проживання, забезпечення житловим приміщенням, проїзд і т.д.).

При цьому якщо приймаюча сторона відшкодовує в подальшому працівникові вартість проїзду, сплаченого наймачем, зазначені суми в інвалюті повністю вносяться в касу з додатком документів, що підтверджують їх повернення ( ч. 3 п. 26 Інструкції № 115).

Також при відрядженні працівників за кордон наймач встановлює завдання на відрядження, яке повинно носити конкретний характер і не містити загальних і нечітких формулювань. У завданні на відрядження вказуються держава і мета відрядження, час знаходження за кордоном, план зустрічей і переговорів, перелік питань, що підлягають вирішенню або вивчення, а в разі укладення договору (контракту, угоди) - предмет договору (контракту, угоди), інші відомості, необхідні для реалізації цілей і завдань відрядження.

ВАЖЛИВО!

При направленні працівника в кілька країн неминучі переїзди протягом терміну службового відрядження, тому важливо розділяти проїзд до місця відрядження і проїзд в межах пункту відрядження. згідно п. 12 Інструкції № 115 транспортні витрати в межах пункту відрядження оплачуються за рахунок добових і відшкодуванню не підлягають.

Відшкодування витрат по найму житлового приміщення

Відшкодування витрат при поданні підтверджуючих документів

згідно п. 14 Інструкції № 115 відшкодування витрат по найму житлового приміщення здійснюється в розмірах граничних норм відшкодування витрат по найму житлового приміщення за добу, встановлених постановою № 7, при обов'язковому поданні підтвердних документів в оригіналі. норми застосовуються з урахуванням особливостей, встановлених п. 15 , 18 , 19 , ч. 4 п. 16 Інструкції № 115.

Ситуація.

При відрядження працівника в кілька країн одночасно протягом однієї доби працівник проживав в двох країнах (вранці виселився з одного готелю, вибув в іншу країну за затвердженим маршрутом службового відрядження, увечері заселився в інший готель).

У ситуації, що розглядається при відшкодуванні витрат на відрядження слід керуватися п. 17 Інструкції № 115, згідно з яким відшкодування витрат по найму житлового приміщення в разі проживання працівника в декількох готелях проводиться в межах встановлених норм витрат по найму житлового приміщення по відрядженні в цілому. Це означає, що при відшкодуванні зазначених витрат слід загальну суму витрат, зазначену в підтверджуючих документах, зіставити з величиною, отриманою шляхом множення норм витрат по найму житлового приміщення на кількість днів службового відрядження (з урахуванням країни перебування).

ПРИМІТКА

В інструкції № 115 не міститься пояснень, норми якої країни слід застосовувати в разі, коли протягом однієї доби відряджений працівник перебував у декількох країнах. На думку автора, з урахуванням норм п. 2 , 4 Інструкції № 115 слід орієнтуватися на норми тих країн, які визначені в якості місця відрядження згідно з наказом (розпорядженням) наймача про направлення працівника у відрядження і (або) службовим завданням.

Приклад 1.

Працівника направлено у службове відрядження в 2 країни: з 22 по 23 травня 2017 р - в Литву (м Вільнюс), з 24 по 26 травня 2017 р - до Німеччини (м Берлін). Працівник подав рахунок з готелю в м Вільнюсі за 2 доби (з 22 по 24 травня) в розмірі 200 євро і з готелю в м Берліні також за 2 доби (з 24 по 26 травня) в розмірі 320 євро, а всього в сумі 520 євро. Відповідно до постановою № 7 гранична норма відшкодування витрат по найму житлового приміщення за добу становить: для м Вільнюса - 140 євро, для Німеччини - 100 євро. Норма витрат по найму житлового приміщення по відрядженні в цілому складає 580 євро (2 доби × 140 євро + 3 діб × 100 євро). Таким чином, витрати по найму житлового приміщення здійснені в межах встановлених норм по відрядженні в цілому. Отже, понесені витрати підлягають відшкодуванню в повному обсязі.

Відшкодування витрат при відсутності підтверджуючих документів

згідно п. 16 Інструкції № 115 при відрядженні працівників (за винятком водіїв-міжнародників і осіб, відряджених разом з ними) за кордон оплата витрат по найму житлового приміщення (виключаючи час перебування в дорозі) при відсутності підтверджуючих документів здійснюється в розмірі 5% від норми витрат по найму житлового приміщення (для комерційних організацій може бути збільшений наймачем до 20% включно).

Водіїв, які виконують міжнародні автомобільні перевезення вантажів і пасажирів, і особам, відрядженим разом з ними, враховується час знаходження на шляху прямування. При цьому в разі відрядження працівника в кілька країн необхідно враховувати транзит під час проходження до місця відрядження по території інших країн. У зв'язку з цим може виникнути питання про те, за нормами якої країни слід відшкодовувати витрати по найму житлового приміщення в такому випадку. інструкцією № 115 порядок дозволу такого питання не визначений, тому, на думку автора, наймачу слід обумовити його в наказі про направлення у службове відрядження та (або) в завданні на відрядження. Також зазначений порядок може бути закріплений в ЛНПА наймача. Найбільш логічним видається відшкодування витрат по найму житлового приміщення за нормами країни, на території якої відряджений працівник перебував протягом доби (якщо знаходився на території декількох країн - за нормами тієї країни, де зафіксовано найбільш тривалий його перебування протягом доби). У той же час розглянутий спосіб є складним, оскільки пов'язаний з необхідністю встановлення щоденного місцезнаходження працівника у службовому відрядженні. Найбільш простий спосіб - відшкодування витрат по нормам країни відрядження.

відшкодування добових

Відшкодування добових при проїзді по території іноземної держави і за час перебування відрядженого працівника за кордоном здійснюється за нормами, встановленими постановою № 7, з урахуванням тривалості службового відрядження ( п. 20 , 21 Інструкції № 115). Добові можуть бути зменшені (або не виплачуватися) в залежності від певних умов, обумовлених в п. 25 , 26 Інструкції № 115.

При відрядження в кілька країн часто виникає питання про те, за нормами якої країни і за скільки днів слід виплачувати добові. згідно п. 22 Інструкції № 115 відшкодування добових за час перебування відрядженого працівника за кордоном проводиться в інвалюті з включенням дня від'їзду з Республіки Білорусь і дня прибуття до Республіки Білорусь за нормами, встановленими для держави, до якої спрямований працівник у відрядження.

ДОВІДКОВО

Днем від'їзду (вибуття) з Республіки Білорусь вважається день відправлення (виїзду) пасажирського транспорту, яким працівника направлено у відрядження з Республіки Білорусь, а днем прибуття до Республіки Білорусь - день приїзду зазначеного транспорту в Республіку Білорусь згідно з проїзними документами. При відправленні транспорту до 24 год включно днем від'їзду (вибуття) вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше - наступна доба ( ч. 2 п. 22 Інструкції № 115).

За час проходження по території Республіки Білорусь до дня від'їзду з Республіки Білорусь або після дня прибуття до Республіки Білорусь добові за цей час виплачуються в білоруських рублях за нормами, встановленими законодавством Республіки Білорусь з оплати службових відряджень в межах Республіки Білорусь ( ч. 3 п. 22 Інструкції № 115). відповідні норми встановлені постановою № 48.

Приклад 2.

Працівника направлено у службове відрядження в 2 країни: з 22 по 23 травня 2017 р - в Російську Федерацію (м.Москва), з 24 по 26 травня 2017 р - до Німеччини (м Берлін). Працівник вибуває поїздом з м Мінська в м Москву ввечері 22.05.2017 (22.23). Прибуття поїзда - 23.05.2017 в 09.32. Працівник вибуває з м Москви в м Берлін повітряним транспортом вранці 24.05.2017. Після закінчення службового відрядження працівник 25.05.2017 вибуває з м Берліна в м Вільнюс повітряним транспортом (прибуття в м Вільнюс о 20.55), звідки поїздом повертається в м.Мінськ. Прибуття поїзда в м.Мінськ - 26.05.2017 в 04.11.

В даному випадку наказом про направлення у відрядження і службового завдання чітко визначено дати початку і закінчення службового відрядження з урахуванням днів від'їзду з Республіки Білорусь і дня прибуття до Республіки Білорусь (22 і 26 травня відповідно). Відповідно до постановою № 7 норми добових складають: для м Москви - 30 USD, для Німеччини - 40 євро. Таким чином, добові відшкодовуються в розмірі 60 USD (30 × 2) і 120 євро (40 × 3).

Час затримки в дорозі у зв'язку з розкладом руху транспорту (пересадкою) (в м Вільнюсі) склало менше 12 год, тому слід керуватися п. 28 Інструкції № 115, відповідно до якого добові виплачуються за нормами, встановленими для держави, до якої спрямований працівник у відрядження.

Для працівників, які направлені у відрядження на легковому автомобілі, а також для водіїв, які здійснюють міжнародні автомобільні перевезення вантажів і пасажирів, і осіб, відряджених разом з ними, інструкцією № 115 передбачені такі особливості:

1) днем ​​від'їзду (вибуття) з Республіки Білорусь та вдень прибуття до Республіки Білорусь вважаються дні перетину Державного кордону Республіки Білорусь (далі - кордон Республіки Білорусь) ( ч. 4 п. 22 Інструкції № 115);

2) при відрядженні водіїв, які здійснюють міжнародні автомобільні перевезення вантажів, та осіб, відряджених разом з ними, в кілька іноземних держав з транзитом через Республіку Білорусь відшкодування добових проводиться:

• за час проходження по території держав - учасниць СНД - в інвалюті з включенням дня від'їзду з Республіки Білорусь і дня прибуття до Республіки Білорусь за нормами, встановленими для держави - учасниці СНД, в яке направлений працівник у відрядження;
• за час проходження по території інших іноземних держав - в інвалюті з включенням дня від'їзду з Республіки Білорусь і дня прибуття до Республіки Білорусь за нормами, встановленими для тієї держави, в яке працівник направлений у відрядження;
• в разі якщо день прибуття до Республіки Білорусь збігається з днем ​​від'їзду з Республіки Білорусь, то відшкодування добових проводиться в інвалюті за нормами, встановленими для тієї держави, з якого прибув працівник ( ч. 5 п. 22 Інструкції № 115).

Таким чином, для водіїв-міжнародників при відшкодуванні добових слід орієнтуватися на дати перетину кордону Республіки Білорусь, а також на затверджений маршрут руху з зазначенням місць і термінів відрядження. Незалежно від кількості країн, що перетинаються транзитом, добові відшкодовуються за нормами країни, в яку направлений працівник.

ДОВІДКОВО

Відповідно до п. 2 Постанови № 7 наймачеві надано право зменшити розмір добових окремим категоріям працівників до 40% від встановлених норм, зокрема:

• водіїв, які виконують міжнародні автомобільні перевезення вантажів;
• працівникам, які виконують будівельно-монтажні роботи в Російській Федерації.

Відшкодування інших витрат при відрядженні в кілька країн здійснюється в порядку, встановленому гл. 6 Інструкції № 115, і не має яких-небудь особливостей.

Примітка від Норматівка.by

У разі необхідності рекомендуємо використовувати калькулятор «Розрахунок суми витрат на відрядження»