1. ☛ Зауважте, діаграма Ганта (Gantt chart) створюється за допомогою інтерфейсу програми, але при бажанні...
2. Облік календарних днів
3. Список товарів, що експортуються / імпортуються даних і параметрів:
4. Імпорт плану виробництва (діаграми Ганта) з MS Project

☛ Зауважте, діаграма Ганта (Gantt chart) створюється за допомогою інтерфейсу програми, але при бажанні її можна імпортувати з MS Project. Діаграма трансформується у фінансову таблицю «план витрат на реалізацію етапів виробництва» - це головна мета створення діаграми Ганта: отримати в кінцевому підсумку фінансову таблицю, яка потім буде включена в розрахунки операційних витрат.

Завдання і ресурси

Діаграма Ганта (Gantt chart) є не чим іншим, як своєрідним форматом редагування та подання даних, крім поширених - традиційного графічного і табличного представлення систематизованих даних. Діаграма Ганта набула широкого поширення в бізнес-плануванні проектів, найімовірніше, за простоту і технологічність процесу планування. У діаграмі Ганта прийнято використовувати деякі специфічні найменування та терміни, пов'язані з особливостями мережевого планування: лаг, відсоток виконання, тип ресурсу, тип обмеження і т. Д.

У «Budget-Plan Express» сторінка з діаграмою Ганта називається «планом виробництва». Однак, щоб плани з діаграми Ганта стали частиною розрахунків бізнес-плану, програма «переводить» їх в табличний стандарт - в план «витрат на реалізацію етапів виробництва», наступний за «планом виробництва». Іншими словами, всі завдання з діаграми Ганта розподіляються за статтями ресурсів в таблиці «витрат на реалізацію етапів виробництва», в залежності від часу їх оплати, яке було зазначено в діаграмі Ганта. дивіться «Приклад розрахунку плану виробництва будівництва багатоповерхового 3-х секційного житлового комплексу» , а також - «Приклад капіталізації витрат в будівельних проектах (віднесення на вартість необоротних активів)» .

Завдання або етапи проекту відображають основні й істотні етапи планування, об'єднані в групи планів з временн и ми і фінансовими обмеженнями, і можуть мати ієрархічну багаторівневу структуру.

☛ Зауважте, якщо діаграма Ганта раніше була створена в MS Project, при імпорті необхідно врахувати кількісні обмеження і підготувати адаптований проект. У будь-якому випадку, алгоритм програми спробує самостійно адаптувати імпортований файл відповідно до обмежень.

Ресурси, як правило, відображають статті витрат і створюються в «Довіднику ресурсів і етапів виробництва» . Наприклад, ресурсами в будівництві можуть бути: вартість праці, матеріалів, вартість використання будівельної техніки, оплата послуг субпідрядників та інші ресурси. Одні і ті ж ресурси можуть багаторазово включатися в різні завдання (етапи виробництва), і вартість завдання (етапів виробництва) визначається тільки через «прикріплені» ресурси.

Таким чином, головна мета створення діаграми Ганта в «Budget-Plan Express» - отримати в кінцевому підсумку таблицю «план витрат на реалізацію етапів виробництва». Для цього, після створення (імпорту) та редагування діаграми Ганта, потрібно виконати підсумковий розрахунок: "Дані → Розрахувати →« Діаграма Ганта »". Теж саме - F9.

Облік календарних днів

У «Budget-Plan Express» враховані всі фактичні календарні дні (включаючи вихідні дні), однак MS Project за замовчуванням показує тривалість робіт в робочих днях. Тому, кількість днів (тривалість робіт етапу) в MS Project і в Budget-Plan Express можуть відрізнятися, навіть якщо дати початку і закінчення збігаються. На роботу процедур експорту та імпорту даних це ніяк не впливає, так як в процесі виконання процедур, програма передає дати початку і закінчення, при цьому параметр «тривалість» не передається, а розраховується (по датах початку і закінчення).

Якщо ви хочете, щоб відображення кількості днів в MS Project і в Budget-Plan Express збігалося, щоб оцінювати тривалість етапів проекту в MS Project в фактичних календарних днях, потрібно виконати наступні настройки:

1. Відкрийте пункт меню «Проект → Зміна робочого часу».
2. У списку «Для календаря» виберете «Стандартний (календар проекту)».
3. Натисніть вкладку «Робочі тижня» ( «Work Weeks») і виберіть пункт «За замовчуванням» ( «Default»).
4. Натисніть на кнопку «Подробиці ...» ( «Detalis ...»).
5. Виберіть одночасно пункти «Субота» і «Воскресіння» (клікніть мишею, утримуючи клавішу CTRL).
6. Вкажіть опцію (одну з трьох в правій частині діалогового вікна): «Поставити дні для використання цих робочих годин» ( «Set day (s) to these specific working times»).
7. У першому рядку введіть години роботи (як правило, «9:00 - 13:00»), у другому рядку також введіть години роботи (сответственно, «14:00 - 18:00»).
8. Натисніть «ОК». Тепер MS Project буде зчитувати всі дні як «робочі», т. Е. - просто враховувати календарні дні.

☛ Корисно знати. Для відображення всього проекту на діаграмі Ганта в MS Project, виберіть вкладку меню «Вид», виберіть, відповідний масштабом, пункт «Шкали часу» ( «Місяці», «Квартали», «Роки» і т. Д.), А потім натисніть кнопку праворуч від списку «Шкали часу». Після чого весь проект буде відображатися на діаграмі Ганта.

Список товарів, що експортуються / імпортуються даних і параметрів:

1. Лист завдань;
2. Ієрархічна структура (до 3-х рівнів вкладень);
3. Дата початку;
4. Дата закінчення;
5. тривалість;
6. Вартість етапу (завдання);
7. Процент виконання;
8. Відображення інформації праворуч від завдання;
9. Тип обмеження;
10. Лист ресурсів;
11. Тип ресурсу;
12. Вартість ресурсу;
13. Період оплати (період нарахування);
14. Код ресурсу;

Експорт плану виробництва (діаграми Ганта) в MS Project

Приклад експорт плану виробництва.

1 крок. Створимо довідник з ресурсами, які, припустимо, збігаються (для спрощення) з аналогічними завданнями:

1. Узгодження проектної документації;
2. Експертиза проектної документації;
3. Отримання дозволу на будівництво;
4. Підготовка робочої документації.

2 крок. Наступний крок - створення плану «витрат на реалізацію етапів виробництва» згідно зі створеним раніше довідником.

3 крок. Створимо в діаграмі Ганта етап "Експертиза проектної документації" і підлеглі етапи: «Узгодження проектної документації», «Експертиза проектної документації», «Отримання дозволу на будівництво» та «Підготовка робочої документації», як показано на малюнку:

Зазначимо вартість кожного етапу і «прив'яжемо» етапи до відповідного ресурсу (в нашому прикладі назви етапів і ресурсів збігаються). У задачі «Узгодження проектної документації» вкажемо 100% виконання, в завданню «Експертиза проектної документації» вкажемо, наприклад, 10% виконання. Також, визначимо фінансування (періоди оплати) для кожного «ресурсу»: для «Узгодження проектної документації» - на початку, для «Отримання дозволу на будівництво» - Після закінчення.

4 крок. Для експорту даних в MS Project, викликається форма експорту, де потрібно вказати параметри експорту: Головне меню → Діаграма Ганта → Експорт в MS Project.

1. Створити новий проект;
2. Змінити існуючий (викликається діалогове вікно відкриття файлів).

Що експортувати:

1. завдання;
2. Завдання, лист ресурсів - при виборі цієї опції, суми витрат на етап кожного завдання передається не в поле витрат ( «cost»), а в полі вартості ресурсів. Потрібно додаткове редагування файлу проекту в MS Project, де потрібно співвіднести завдання з ресурсами (дивіться малюнок - експорт «Завдань і листа ресурсів»).

Інші параметри:

1. Типи обмежень, які використовуються в MS Project (в «Budget-Plan Express» не використовуються). Існують наступні типи обмежень:


1. Фіксований початок;
2. Фіксована закінчення;
3. Початок не раніше;
4. Початок не пізніше;
5. Закінчення не раніше;
6. Закінчення не пізніше;
7. Якомога раніше;
8. Як можна пізніше.


2. Праворуч від завдання - показувати, що має відображатися праворуч від завдання (в «Budget-Plan Express» не використовується):


1. нічого;
2. % Завершення;
3. тривалість;
4. Витрати.

В результаті, лист завдань (якщо обраний експорт «завдань») буде виглядати так:

Лист завдань при експорті «Завдань і листа ресурсів» буде виглядати так:

Лист «ресурсів» при цьому буде виглядати так:

При використанні листа ресурсів, потрібно вказувати частку використовуваного ресурсу в конкретному завданні: трудовий ресурс - у відсотках, матеріальний - у цифровому еквіваленті (коефіцієнт), де 100% = 1,00. Після того, як буде обраний ресурс зі списку, в полі «вартість», як показано на малюнку, з'явиться значення (з листа ресурсів). За замовчуванням частка використання ресурсу в завданні дорівнює 1.00 (100%). MS Project допускає вказувати ресурс без значення частки, що відповідає значенню 1.00 (100%). Приклад формату редагування поля «назви ресурсів» в MS Project - як правильно «прив'язати» до задачі кілька ресурсів:

"Узгодження проектної документації [85%]; Експертиза проектної документації [0,5]"

Імпорт плану виробництва (діаграми Ганта) з MS Project

При частому використанні одного і того ж файлу, що імпортується, рекомендується створити діаграму Ганта в «Budget-Plan Express» і експортувати її в MS Project (параметри експорту - «завдання, лист ресурсів»), щоб потім використовувати його для імпорту даних. Якщо ви все ж імпортуєте файл, спочатку створений в MS Project, потрібно врахувати зазначені раніше обмеження , А також, якщо використовується лист ресурсів, потрібно самостійно встановити коди для ресурсів: в поле "код" (див. Вище малюнок), де в листі ресурсів потрібно вказати номер рядка ресурсу, відповідний індексу рядка в довіднику «Budget-Plan Express» ( перший рядок відповідає індексу "3").

1 крок. Створимо в MS Project файл за допомогою експорту (скористаємося вже готовим файлом):

2 крок. Очистимо план виробництва: "Головне меню → Діаграма Ганта → Видалити всі завдання". Після чого, план виробництва в «Budget-Plan Express» буде виглядати приблизно так, як показано на малюнку:

3 крок. Імпортуємо новий проект: "Головне меню → Діаграма Ганта → Імпорт з MS Project", далі - шукаємо файл і тиснемо «ОК». В налаштуваннях можна встановити прапорець: "Використовувати цей файл за умовчанням" - тоді програма запам'ятає шлях до вказаного файлу. На даному етапі імпортуються тільки завдання, як показано на малюнку:


Результат виконання процедури імпорту діаграми Ганта з файлу проекту:


Якщо ви імпортуєте тільки завдання, на цьому етапі ваші дії закінчуються. Зверніть увагу, вартість завдань не імпортується, так як в «Budget-Plan Express» вартість ставитися до ресурсів, прикріпленим до однієї або до кількох завданням.
Якщо ви імпортуєте завдання разом з листом ресурсів, переходьте до наступної:
4 крок. Параметри імпорту: «Змінити існуючий файл»: "Головне меню → Діаграма Ганта → Імпорт з MS Project". Знайдіть файл і натисніть "ОК" (якщо встановлено прапорець: "Використовувати цей файл за умовчанням", просто натисніть "ОК").

В цьому випадку, встановиться зв'язок з листом ресурсів, і імпортуються завдання і вартість, як показано на малюнку:



Надалі, можна багаторазово використовувати один і той же файл проекту для оновлення (актуалізації) даних.

Довідка про програму "Budget-Plan Express", © ТОВ "Cтратегік-Лайн" | зміст довідки