У господарській діяльності організації оформлення авансових звітів є одним з найпоширеніших дій бухгалтера. Більшість розрахунків, що здійснюються готівкою, оформляються авансовими звітами: це і витрати на відрядження, і різні господарські закупівлі.

Під звіт співробітникові організації видаються готівкові кошти з каси (або грошові документи, наприклад, авіаквитки). Це оформляється видатковим касовим ордером або документом «Видача грошових документів».

Після скоєння витрат співробітник звітує, надаючи в бухгалтерію документи, що підтверджують зроблені витрати, і заповнює авансовий звіт для проведення остаточних розрахунків.

Розглянемо порядок введення документа «Авансовий звіт» на прикладі 1С Бухгалтерія 8.2 редакція 3.0.

Якщо Ви працюєте в програмі 1С Бухгалтерія Підприємства редакція 2.0, то нічого страшного - документ «Авансовий звіт» в цих редакціях практично ідентичний. Є деяка різниця в інтерфейсі , Але знайти документ в меню програми можна.

Про перехід на редакцію 3.0 можна прочитати тут .

Відкрити список документів «Авансові звіти» можна в розділі обліку «Банк і каса», підрозділ «Каса» в панелі навігації, пункт «Авансові звіти».

Кнопкою «Створити» вводимо новий документ. У шапці (верхньої частини) документа необхідно вказати основні реквізити:

• організацію (якщо в персональних налаштуваннях користувача вказана організація за замовчуванням, що при введенні нових документів вона вибирається автоматично);
• склад, на який оприбутковуються придбані підзвітною особою матеріальні цінності;
• фізична особа - співробітник організації, який звітує за видані йому під звіт кошти (цей реквізит обов'язковий для заповнення).

Форма документа «Авансовий звіт» має п'ять закладок.

На закладці «Аванси» вибирається документ, яким видано підзвітні кошти. Для вибору можливі три види документів:

• видача грошових документів;
• видатковий касовий ордер;
• списання з розрахункового рахунку.

Якщо підзвітній особі було видано кошти, то необхідно вибрати документ, яким відображена видача.

У списку документів вибираємо вже створений або створюємо новий документ.

При введенні видаткового касового ордера з документа «Авансовий звіт» в РКО автоматично підставляється вид операції «Видача підзвітній особі», одержувач - вбрання в авансовому звіті підзвітну особу, і рахунок обліку. Нам залишається вибрати статтю руху грошових коштів і вказати суму авансу.

Після проведення документа вибираємо його, і в табличній частині «Аванси» документа «Авансовий звіт» автоматично проставити сума і валюта виданого авансу.

На виданий аванс були закуплені канцтовари. Їх придбання необхідно відобразити на закладці «Товари». На цій закладці вводиться інформація про придбаних ТМЦ.

На закладці «Тара» заповнюється інформація про зворотній тарі, одержаною підзвітною особою у постачальників (наприклад, пляшки для питної води).

На закладці «Оплата» вказується інформація про наявні суми, сплачених постачальникам за придбані цінності або видані авансом в рахунок майбутньої поставки.

Закладка «Інше» призначена для відображення інформації про витрати на відрядження. Це можуть бути добові, квитки, витрати на бензин. На ній вводиться назва, номер, дата документа (або витрати), сума витрат.

Товари, послуги та інші витрати вибираються з довідника « номенклатура «. У відповідних табличних частинах документа передбачені реквізити «Рахунок обліку» і «Рахунок обліку ПДВ», які заповнюються автоматично, якщо в системі налаштовані рахунки обліку номенклатури (стаття про те, як їх налаштувати - тут ).

Якщо по витраті до звіту додано рахунок-фактура, то потрібно звести прапорець «СФ пред'явлений», вказати дату і номер рахунку-фактури у відповідних реквізитах рядки, і при проведенні авансового звіту система автоматично сформує документ «Рахунок-фактура отриманий». Такий же механізм формування отриманого рахунку-фактури передбачений і на закладці «Товари».

Після проведення документ сформує проводки:

З документа можна сформувати і роздрукувати форму АТ-1 «Авансовий звіт»:

Таким чином в програмі 1С Бухгалтерія 8.2 вводяться авансові звіти.

Сподобалася стаття? Підпишіться на оновлення сайту «Уроки 1С для початківців і практикуючих бухгалтерів» .

відеоурок: