1. IT-інструменти, які використовує Тетяна Золотих

Сім ефективних способів запобігти серйозні проблеми з податковою звітністю і фінансами компанії

IT-інструменти, які використовує Тетяна Золотих

• 1с Бухгалтерія
• 1С: Зарплата і управління персоналом
• MODx

Мрія чи не будь-якого керівника - знайти надійного бухгалтера, завдяки якому можна не вникати в бухоблік. Але зовсім не контролювати діяльність бухгалтера не можна. Будучи однією з ключових фігур компанії, бухгалтер може завдати істотної шкоди її діловій репутації - і в очах партнерів, і в очах очах контролюючих органів. Про те, як за допомогою досить простих інструментів на постійній основі контролювати стан справ бухгалтерії, порталу Biz360.ru розповіла Тетяна Золотих, керівник компанії «1С-ПраТоН».

Досьє

Тетяна Золотих, глава компанії. Закінчила Московський інститут електроніки та математики, другу вищу освіту здобула у Вищій школі економіки. Більше 10 років займалася побудовою систем управлінського обліку на підприємствах різного масштабу. Є практикуючим консультантом з податкового планування. У 2010 році спільно з фірмою «1С» створила компанію «1С-ПраТоН», основним видом діяльності якої є надання бухгалтерських послуг під брендом.

Довіряй - і перевіряй

У багатьох компаніях робота рядового персоналу контролюється ретельніше, ніж діяльність бухгалтера. Але ж він - один з ключових фігур в будь-якій організації. І від його роботи залежить наявність або відсутність претензій з боку контролюючих органів і бізнес-партнерів.

Перевірити менеджерів, комірників, постачальників, так і будь-якого іншого співробітника можна практично відразу після прийому на роботу. Можливість оцінити діяльність бухгалтера виникає далеко не завжди і не відразу.

Зовні може бути, що документи в порядку, звітність здана, податки заплачені. Але потім виявляється, що податки заплатили не ті або не за тими реквізитами, а звітність здали не ту чи не склали зовсім.

Виявити виникають або давно виникли проблеми в цій сфері допомагає аудит. Але директор або власник далеко не завжди готові його замовляти. У таких випадках вони керуються наступною логікою: «Якщо великих проблем в моїй бухгалтерії немає, виходить, що гроші на аудит будуть витрачені даремно. Навіщо мені потрібна аудиторська перевірка, якщо у мене є грамотний головний бухгалтер, якому я плачу нормальні гроші? ». В результаті аудит не проводиться, і серйозні проблеми продовжують до пори до часу залишатися невидимими.

Причини цього безумовного довіри наводяться наступні: «Наш бухгалтер така мила жінка - вона не може обдурити», «Бухгалтер - справжній професіонал, і дасть фору будь-якому аудитору». Але якщо ця впевненість заснована, наприклад, на рекомендаціях знайомих - є ризики необ'єктивної і некоректної оцінки.

Іноді керівник вважає, що він знаходиться в курсі бухгалтерських справ. Як правило, він веде окремий від бухгалтерії облік прибутків та витрат, сам підписує в клієнт-банку кожен платіж. При цьому бухгалтер не тільки веде документообіг компанії по операціях, а й проводить розрахунок податків і зарплат, виконує інші бухгалтерські функції. При такій схемі два інформаційних простору, директора і бухгалтера, роз'єднані. І директор може взагалі не уявляти, що ж насправді відбувається в бухгалтерії.

Для того щоб ефективно контролювати роботу бухгалтера, програма «1С: Бухгалтерія» надає керівнику досить прості інструменти. Освоївши їх, можна отримувати об'єктивну картину про ефективність чи неефективність бухгалтера.

Сім простих способів контролю роботи бухгалтерії

I. Перевіряти стан розрахунків з контрагентами

Це дозволить переконатися, що бухгалтер в повному обсязі реєструє парафії, витрати і оплати. Також перевіряються їх відображення в обліку господарських операцій. При якісній роботі бухгалтера повинні бути проведені всі оплати, а також всі необхідні документи по надходженню товарів, робіт і послуг.

Керівнику рекомендується раз на місяць відстежувати заборгованість контрагентів. Для цього в програмі «1С: Бухгалтерія» в розділі «керівнику» досить сформувати звіт про заборгованість покупців і постачальників. Програма показує, що було по взаєморозрахунках на початок і кінець періоду, коли відбулося зменшення або збільшення боргу. Враховуються і аванси - відпрацьовані і невідпрацьовані. За окремими угодами можна вибірково перевірити документи - переконатися, що вони в порядку. Виявлені недоліки послужать сигналом до більш детальній перевірці документів.

В «1С: Бухгалтерія» є також механізм перевірки контрагентів.Він дозволяє дізнатися, в якому стані знаходиться контрагент, чи дійсний його КПП.Якщо КПП вже неактуальний, то, можливо, компанія знаходиться в стадії ліквідації.Ця інформація приходить безпосередньо з порталу податкової інспекції.

Документи, які викликають побоювання щодо контрагента, програма виділяє червоним кольором. Це означає, що контрагент або в стадії реорганізації, або у нього якісь реквізити заповнені неправильно, або він вже не числиться в реєстрах податкової інспекції.

Якщо у компанії є платежі неіснуючому контрагенту, то при подачі декларації з ПДВ податкова інспекція надішле вимога про перевірку цих платежів. І в подальшому це може обернутися штрафними санкціями.

II. Перевіряти рух грошей по розрахунковому рахунку

Директору потрібно переконатися у відсутності «несанкціонованих» платежів. Зараз керівники дуже обачно ставляться до ключу першого підпису. Але все ще залишається практика, коли керівник, бажаючи звільнити свого часу, передає ключ безпосередньо бухгалтеру. У цьому випадку бухгалтер може відправити платежі не за тим каналу.

Іноді бухгалтер говорить, що йому необхідний ключ для підготовки платіжних доручень. Зараз в банку є «технічний» ключ. Він дозволяє підготувати платіжку, подивитися виписки і завантажити їх в «1С». Але без підпису директора програма не відправить ні один платіж. Таким чином, можна зупиняти сумнівні або незрозумілі платежі.

Кейс з досвіду. Бухгалтер самовільно перерахувала собі суму з розрахункового рахунку підприємства, маючи на руках право першого підпису. Вона пояснила це тим, що керівник її не цінує і мало платить. І вона вирішила видати себе премію, щоб тим самим «відновити справедливість».

На кінець звітного періоду потрібно перевірити в програмі «1С: Бухгалтерія» залишок по розрахунковому рахунку. Зараз податкові органи мають право безпосередньо з банку запросити рух по розрахунковим рахункам. А за неподання банком довідок про наявність рахунків в банку і (або) про залишки коштів на рахунках, виписок за операціями на рахунках в податковий орган відповідно до пункту 2 статті 86 Податкового кодексу РФ передбачена спеціальна відповідальність банку. Тому важливо, щоб сходилися всі ключові показники, які відправляються зовнішнім контролюючим органам.

Прибуткові суми, надходження яких не очікувалося, також можуть бути цікаві керівнику. Їм далеко не завжди потрібно радіти, а їх походження слід уточнити у бухгалтера. Може бути так, що бухгалтер на прохання якоїсь іншої організації прийняв від неї безготівкові гроші. Далі він знімає ці кошти готівкою в банку, забирає свою винагороду і решту суми передає за призначенням (найчастіше повертає назад в сторонню організацію).

Але ж зняті готівку треба провести і через касу. Якщо відносно невеликі кошти можуть бути списані на господарські або відрядження, то більш-менш велику суму списати складніше.

III. перевіряти касу

З готівкою персонал часто звертається дуже вільно. Їх можна витратити тут і зараз, а виправдувальні документи підкласти завтра або ніколи. Якщо до каси мають доступ якісь співробітники, вони здатні взяти гроші «в борг» і не повернути їх. До того ж саме на цьому «ділянці» найбільш часто бувають перевірки податкової інспекції (так звана «перевірка касової дисципліни»). І штрафи за порушення правил суворі - починаються від 40 000 рублів.

Директору підприємства іноді кажуть, що «в сучасній бухгалтерії все можливо», в тому числі і негативне сальдо по касі.Залишок може бути негативним тому, що контрагент не сплатив вчасно або працівник не відзвітував за деякі суми.Але ніякого мінуса в касі бути не може.Інакше це означає, що витрачено більше грошей, ніж було в наявності.

Одна з найбільш частих пасток, в які організацію заганяють головні бухгалтери - відсутність договорів позики. Коли утворюється касовий розрив, власник зазвичай вносить свої особисті кошти. Бухгалтер їх приходует, відправляє на розрахунковий рахунок і використовує за призначенням. У цих випадках необхідно оформити договір позики, інакше його відсутність може розкритися в самий невідповідний момент.

Для повернення боргу не може використовуватися роздрібна виручка з каси. За інструкцією спочатку ці гроші повинні надійти на розрахунковий рахунок компанії. І потім, оформивши їх як цільової витрата на погашення позики, можна ці гроші зняти або перевести на картку. За порушення цього порядку можна отримати штраф від контролюючих органів.

Якщо проводилася видача грошей «під звіт», обов'язково повинні бути авансові звіти. Це досить складний документ, що вимагає бухгалтерських знань. Але керівник завжди може перевірити, підписував він ці звіти чи ні. Також неважко побачити, які чеки і на які витрати туди включені. Один з бухгалтерів, наприклад, прикладала до звіту чеки за манікюр і бензин для особистого автомобіля. На питання директора бухгалтер сказала: «Ну я ж на роботу їжджу!». Директор був здивований, коли дізнався, що ця стаття витрат враховувалася в діяльності його компанії протягом півтора років.

Багато підприємств йдуть від каси і переводять всі розрахунки в безготівкову форму. Це перспективна і зручна форма, коли будь-які гроші (зарплату або «під звіт») співробітник отримує на карту. Для витрачання корпоративних грошей персонал може використовувати корпоративні підзвітні карти. В цьому випадку контролювати обіг готівки не доведеться взагалі.

IV. перевіряти склад

Склад перевіряється не по фактичній наявності на ньому товару, а з обліку. Обороти можна віддати на відкуп бухгалтеру, а ось залишки по товарах і матеріалами слід перевіряти. Отримані результати також будуть відображені в бухгалтерському балансі, який потім йде в податкові органи.

Найголовніший «сигнал» - негативні залишки - можна перевірити зручним звітом. В «1С: Бухгалтерія» в розділі «Склад» є звіт «Контроль негативних залишків». Якщо сформувати його за певний період, можна уникнути ситуацій, при яких товар проданий, але не оприбутковано бухгалтерією. Інакше це призведе до завищення податків: сума витрат, витрачена на покупку товару, що не буде вирахувана з оподатковуваної бази.

Решта складські залишки можна перевірити по оборотно-сальдової відомості. У ній можна побачити такі моменти.

• Матеріали купуються, але не списуються. Це буває, коли документи від постачальника передаються в бухгалтерію. А накладну, по якій ці покупки відносяться до витрат і зменшують на цю суму оподатковуваний прибуток, бухгалтер не проводить.
  

• Товари купуються, але списуються не так, як є, а так, «як треба». Тобто «проводиться» не весь витрата або не весь прихід. У цьому випадку на кінець періоду виникають залишки, не забезпечені фізичним наявністю товару на складі. При податковій перевірці компанія не зможе пред'явити товар, який числиться в звітності.

V. Перевіряти розрахунки по податках

Часто буває, що довідка з податкової інспекції, по якій проводиться звірка взаєморозрахунків, не відповідає тим даним, які відображаються в бухгалтерському обліку. Дані бухобліку надаються в контролюючі органи в кінці року, і там все одно помітять це невідповідність.

Трапляється, що по податках є або заборгованість, або переплата. Бухгалтер, не бажаючи розбиратися з попередньою історією платежів, вважає податки в поточному періоді без урахування переплат або заборгованостей минулих періодів. Виникає розбіжність, яке з часом зростає і накопичується. В результаті воно перетворюється в вимога з податкової інспекції.

Проконтролювати цю ситуацію нескладно - потрібно перевірити в оборотно-сальдової відомості сальдо на кінець періоду. Ця сума повинна збігатися з платіжкою, що відбувається далеко не завжди.

Суми в податкових вимогах варто звіряти з платіжкою, яку підписують по банку. Ця сума повинна збігатися з податковою декларацією. У всіх деклараціях є рядок «сума сплати податку за поточний період». І цей залишок повинен збігатися з декларацією, якщо у компанії немає ніяких переплат або заборгованостей. Якщо є розбіжності, це привід задати питання бухгалтеру про переплати або заборгованості.

Кейс з досвіду. ТОВ працює на загальній системі оподаткування. Директору подобалося, що бухгалтер завжди «грамотно» вважає суму податків, і та сума, яку вона надає, цілком відповідає його очікуванням. На практиці це відбувалося так. Бухгалтер вважав податки до заданого періоду, приносив розрахунок директору, який просив «зробити» там іншу суму. Бухгалтер виправляла розрахунок і приносила звіт з потрібним результатом.

Коли «1С: бухобслуговування» запустило акцію з безкоштовного експрес-аудиту, клієнт замовив цю послугу. В результаті з'ясувалося, що КВЕД п'яти найбільших постачальників не відповідали статтям витрат, проведених бухгалтером. Директор про цих «постачальників» нічого не знав. Один з контрагентів і зовсім був ліквідований. Виявилося, що «потрібна» сума податку «підганялася» бухгалтером за рахунок грубих помилок в обліку.

VI. Перевіряти дотримання законодавчих норм

Щоб їх перевірити, їх треба знати. Але володіти всіма законодавчими тонкощами складно навіть юристу. І тут на допомогу приходить сама програма «1С: Бухгалтерія». Потрібно натиснути всього на дві кнопки для того, щоб програма сама перевірила дотримання законодавчих норм.

Технічні помилки можна побачити за допомогою експрес-перевірки в розділі «Звіти». Вона контролює загальний стан справ з точки зору законодавства по кожній ділянці обліку: і з бухгалтерського обліку, і по касі, і по веденню книги покупок і продажів.

Якщо є рахунки з негативними залишками, яких за законом бути не повинно, то програма про це повідомить. Вона покаже, в якому періоді, за яким рахунком і де саме утворився негативний залишок.

Програма перевіряє і відсутність негативних залишків по касі. Вона повідомить, в які дні є помилки і на яку суму. Також вона просигналізує про порушення лімітів за розрахунками готівкою з контрагентами: з ким і на яку суму.

Третій момент, який можна перевірити - хронологічна послідовність надходження прибуткових і видаткових касових ордерів. Це теж законодавча вимога.

VII. Перевіряти розрахунок податків поточного періоду

У програмі «1С: Бухгалтерія» видно, скільки нараховано податків, а також всі витрати враховані при розрахунку бази оподаткування і що саме забув включити бухгалтер. Завдяки цьому можна зрозуміти, наскільки бухгалтер акуратний і зацікавлений в тому, щоб підприємство не переплачувало зайві податки.

Залишається лише перевірити суму податків і порівняти її з очікуваннями. Чи не занурюючись в особливості і нюанси податкового кодексу, керівник може сам з достатнім ступенем точності оцінити величину податкових виплат. За простій формулі можна підрахувати «очікування по податках» і зіставити їх з тими даними, які надав бухгалтер.

У розділі «Облік, податки, звітність» по кожному податку є звіт. При спрощеній системі це аналіз стану податкового обліку. Якщо мова йде про загальну систему, то в програмі містяться розрахунки по ПДВ і по податку на прибуток. З них можна побачити основні суми за ключовими господарськими операціями: надходження, виручка, повернення, витрати і т.д. Після цього стає видно різницю між доходами і витратами. Ця сума (якщо мова йде про спрощеній системі) і буде обкладатися податком.

Також можна перевірити, чи всі витрати взяв до уваги бухгалтер. Звіт показує суму, яка залишилася невизнаної при розрахунку бази оподаткування. Це сума витрат, які забув врахувати бухгалтер в своїх податкових розрахунках. Фактично на цю суму може бути зменшена база оподаткування.

Кейс з досвіду. Невелика підприємство при збільшенні оборотів запросило бухгалтера. Его порадує друзі. До цього компанія вела бухгалтерію своими силами, щоб заощадіті. З з'явиться бухгалтера власник як и Ранее вносити банк в програму «1С: Бухгалтерія» сам. Документи віпісував менеджер. Зовні з точки зору власніків компании все виглядаю стабільно и нормально. Але коли через 10 місяців прийшла вимога з ФНС і був заблокований рахунок, виявилося, що бухгалтер здавала нульові звіти.

Керівнику вона пояснила це тим, що у неї «злетіла програма». Через що звітність не формується, а свідомо неправильні звіти вона здавати не може. За рекомендацією бухгалтера директор відкрив ще одну компанію, і через півроку отримав ту ж історію з нульовими деклараціями. В результаті довелося найняти нового бухгалтера і все починати спочатку.

Але головною втратою стала ділова репутація компанії. Коли проводилася звірка взаєморозрахунків з контрагентами, було дуже багато негативу з боку постачальників. Компанії (разом зі співробітниками «1С») довелося витратити багато зусиль, щоб відновити репутацію.

PS

Описаними вище способами можна «заміряти температуру» в бухгалтерії підприємства. Подібна діагностика дозволяє зрозуміти, чи все гаразд з урахуванням фінансів, або потрібно «викликати лікаря». Якщо раптом виявляються якісь тривожні моменти, і їх хотілося б перевірити уважніше, можна скористатися послугами рятувальників з «1С», замовивши безкоштовний.

Читайте також:

Базові принципи бухгалтерського обліку. Бухоблік: як правильно читати баланс.
Короткий гід по «підприємницьким» податків. biz360