Бюджетні установи як суб'єкти господарювання, які виконують безліч соціальних функцій, за своєю внутрішньою структурою являють собою складний господарський механізм. Реалізація покладених на них завдань можлива в умовах постійних зв'язків між ланцюжками або структурними підрозділами та налагодженої системи управління. Важливу роль в зазначеному механізмі грає обліковий процес, який, з одного боку, поєднує в собі складові цього механізму на рівні суцільного збору інформаційних даних, а з іншого - в результаті процесу обробки облікової інформації забезпечує керівництво установи (на виході з системи бухгалтерського обліку) інформації , необхідної для прийняття управлінських рішень. А оскільки здійснення облікового процесу, навіть за умови максимальної його автоматизації, неможливо без праці виконавців облікових функцій - працівників бухгалтерської служби та окремих уповноважених осіб інших структурних підрозділів, питання організації праці постає як головне.

Відзначимо, що робота виконавців облікових функцій, безумовно, має свої особливості. Перш за все це високий інформативний рівень, локальний характер праці щодо простору, цілісність виконуваних функціональних обов'язків. З огляду на сказане, можна виділити основні принципи, яким повинна відповідати організація праці в сфері бухгалтерського обліку:

· Науковість (використання напрацювань науки і практики з організації діяльності даної категорії працівників);

· Суцільність (постійні пошуки шляхів вдосконалення організації праці);

· Комплексність (застосування комплексу організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, психологічних та інших заходів);

· Плановість (проектування комплексу заходів по організації праці).

Згідно наведених принципів виділяють елементи організації праці, заходи, що забезпечують їх реалізацію:

· Чітке адресне керівництво процесом організації праці;

· Професійна спеціалізація праці;

· Кооперування праці;

· Нормування праці;

· Наявність концепції мотивації праці.

Як уже зазначалося, питання організації бухгалтерського обліку перебувають у віданні головного бухгалтера. В окремих випадках керівник бухгалтерського підрозділу може передавати зазначені функції заступнику. Здійснивши поділ всієї системи організаційних заходів по видам - ​​організація технології облікового процесу, організація забезпечення облікового процесу, організація роботи апарату бухгалтерії, організація розвитку бухгалтерського обліку, головний бухгалтер може передати окремі повноваження кожного із заступників, зберігши за собою загальне керівництво. У будь-якому з обраних варіантів запорукою реалізації певної системи заходів є чітка адресність щодо функцій по їх виконанню.

Посадова особа, несе відповідальність за організацію роботи в бухгалтерському підрозділі, повинна відповідати певним вимогам:

· Користуватися авторитетом серед колег;

· Мати високий рівень професійної підготовки;

· Володіти навичками і знаннями з управління персоналом, робочим тимчасових навантажень та інших напрямках організації праці;

· Постійно підвищувати професійний рівень і вивчати і застосовувати передовий досвід міжнародної та вітчизняної практики, результати сучасних наукових досліджень.

В обов'язки посадової особи відносяться:

· Визначення розподілу функцій щодо працівників бухгалтерської служби;

· Встановлення рівнів кооперування праці;

· Аналіз трудового процесу і витрат робочого часу;

· Нормування праці працівників бухгалтерської служби;

· Оптимізація чисельності персоналу бухгалтерської служби;

· Розробка робочих організаційних регламентів (положення про бухгалтерію, сектор, групу; посадових інструкцій);

· Вироблення механізму відбору кандидатів на працевлаштування;

· Розробка концепції мотивації праці;

· Організація соціального забезпечення;

· Організація ергономічного забезпечення.

Робота бухгалтерської служби починається з її комплектації. Вакансії робочих місць за відповідного обсягу роботи вимагають заповнення. Процес прийому на роботу передбачає деталізацію вимог до вакантної посади (рахівник, обліковець, старший бухгалтер, старший економіст, керівник групи, сектора, головний бухгалтер, заступник головного бухгалтера) та кандидатури на її отримання, відбір кандидатів і прийом.

Деталізація вимог до вакантної посади по суті відображає становище посадової інструкції. Формуючи ці вимоги, слід виділити обов'язки або функції посадових осіб, відповідність кваліфікаційним вимогам і спектр професійних навичок і знань. При наявності кандидатур на певну посаду слід переконатися, що вони фактично відповідають вимогам, які висуває установа або організація. Відбір кандидатур здійснюється одним з наступних методів:

· Співбесідою;

· Анкетуванням;

· Тестуванням;

· Комбінованим.

Анкета, як і тести, повинна бути підготовлена ​​посадовою особою, що відповідає за організацію бухгалтерського обліку в установі, за участю керівників відповідних груп обліку. Анкети та тести можуть бути різними і містити від 10 до 50 позицій (питань або тестів). При наявності багатьох кандидатур зазначені методи є досить ефективними і економічними, так як дозволяють швидко окреслити коло потенційних працівників.

Як правило, після анкетування або тестування кандидат на посаду проходить співбесіду є обмін інформацією між представниками бухгалтерської служби (посадової особи, яка відповідає за організацію бухгалтерського обліку, і керівника групи за відповідним напрямом обліку, де є вакантна посада) і кандидатом на працевлаштування. У процесі співбесіди представники бухгалтерської служби повинні визначити:

· Здатності кандидата (чи здатний кандидат успішно працювати на посаді, у відділі, в організації);

· Мотивацію кандидата (чи налаштований кандидат успішно працювати на посаді, у відділі, в організації).

Оцінити кандидата потрібно відразу після співбесіди.

Для забезпечення бухгалтерської служби кваліфікованими кадрами головний бухгалтер або його заступник повинен встановити зв'язок з профільними навчальними закладами різних рівнів акредитації. Підготовкою майбутніх фахівців до праці в кожній бюджетній установі або організації стає проведення виробничої практики на її базі.

Професійне поділ праці або спеціалізація передбачає ідентифікацію конкретних функцій щодо відповідних виконавців. Спеціалізація є засобом поліпшеного виконання роботи щодо якісних і кількісних характеристик процесу при однакових витрат праці.

Щодо процесу бухгалтерського обліку спеціалізація визначає:

1) поділ праці за напрямками обліку;

2) поділ праці за видами робіт.

Перший розділ передбачає виділення оптимальної кількості напрямків обліку, до яких, як зазначалося, відносять:

· Облік доходів загального фонду;

· Облік доходів спеціального фонду;

· Облік грошових коштів;

· Облік розрахунків з дебіторами і кредиторами;

· Облік розрахунків з працівниками, службовцями;

· Облік розрахунків зі стипендіатами;

· Облік запасів;

· Облік необоротних активів і т.п.

Зазначені напрями перетворюються в умовно самостійні складові процесу облікових робіт, які впливають на формування внутрішньої структури бухгалтерської служби, оскільки на основі певного кола напрямків обліку формуються групи, сектори, відділи як горизонтальні освіти апарату бухгалтерії.

На практиці сектори є первинними горизонтальними ланцюжками і утвореннями 1-го рівня. У практиці бюджетних бухгалтерій виділяють від 2 до 5 секторів (розрахунковий, матеріальний, фінансовий і т.д.). Групи, сформовані всередині секторів, які здійснюють облік за конкретними напрямами. При цьому одній групі може відповідати один (в разі багатьох і регулярних операцій) або кілька напрямків.

Поділ праці за видами робіт здійснюється як за горизонтальними рівневімі структурами бухгалтерської служби, так і по вертикалі. Згідно загальній схемі технології облікового процесу, а отже, виділення відповідних операцій, здійснюється поділ бухгалтерської праці всередині елементарних (нижчих) структурних ланцюжків (груп). Зазначене поділ відбувається за кваліфікаційними характеристиками працівників: складність робіт повинна бути порівняна з рівнем знань і навичок в кваліфікаційною категорією працівника. Коли мова йде про поділ видів робіт, потрібно враховувати індивідуальні особливості працівника, рівень його інформативної грамотності і т.д. Чітке дотримання адресності виконання відповідних робіт по горизонталі сприятиме подальшому вдосконаленню професійного рівня працівників.

Поділ праці по вертикалі передбачає визначення обсягу та видів робіт для середньої первісної ланки керуючої структури (керівників груп, секторів) і вищої ланки (головного бухгалтера, головного економіста, заступника головного бухгалтера). Оскільки рух облікової інформації по вертикалі здійснюється переважно знизу вгору з тенденцією до узагальнення, рівень керівництва визначає рівень узагальнення. Так, керівники груп можуть фіксувати інформацію в меморіальних ордерах на основі даних первинного обліку, попередньо перевірених, прийнятих і оброблених технічними виконавцями - рахівнікамі, розрахунковцямі, лічильниками та ін. Керівники секторів або заступники головного бухгалтера готують звітність в соціальних фондів, органів казначейства, податкових органів , вищих структур з відповідними топологічними напрямками. Головний бухгалтер, здійснюючи загальне керівництво, як правило, відповідає за ведення книги «Журнал-Головна» і готує окремі звітні форми.

Згадаймо, що бухгалтерський облік як в часі, так і в просторі має всі характерні особливості процесу, а тому спеціалізація праці вимагає її подальшого кооперування. Кооперування полягає у встановленні взаємозв'язків між окремими виконавцями і їх групами, зайнятих виконанням окремих, але пов'язаних між собою процесів. Зауважимо, що чим глибше рівень спеціалізації застосовується в тій чи іншій організаційній структурі, тим ширше сфера кооперування, оскільки більшу кількість безпосередніх виконавців вимагають логічного взаємопогодження або об'єднання.

За бухгалтерської праці завдання кооперування полягає в поєднанні трудових зусиль працівників, які виконують облікові функції. При цьому згідно з виділення двох категорій виконавців, зайнятих в обліковому процесі, - працівників облікового служби та працівників інших структурних підрозділів, що виконують окремі облікові операції, розглядають такі організаційні рівні кооперування праці:

· Внутрішній, що полягає у встановленні зв'язків між працівниками бухгалтерської служби та її ланками;

· Зовнішній, що передбачає кооперування праці працівників інших структурних підрозділів та апарату бухгалтерії.

З приводу форм кооперування облікової праці зауважимо, що оскільки спеціалазація, поділ праці, є первинним серед форм організації праці облікових працівників, мова може йти тільки про складну кооперації.

Кооперування праці дозволяє підтримувати в роботі узгодження між індивідуальними і колективними виконавцями облікових функцій, забезпечувати безперервність процесу бухгалтерського обліку, якісність і своєчасність надання відповідної інформаційної бази для прийняття управлінських рішень, а також скорочувати трудові витрати, що, в свою чергу, забезпечує оптимальне використання облікових кадрів .

Для визначення обсягів облікових робіт відповідно до чисельності працюючих в цілому і по секторам, групам використовують систему норм і розрахункових показників. Зазначена система норм базується на трьох методах аналізу трудового процесу і витрат робочого часу.

Експертний метод оцінювання трудомісткості робіт - експертизу проводить спеціальна комісія в складі висококваліфікованих фахівців бухгалтерського обліку, планування і фінансів.

Дослідно-статистичний метод - дослідження полягає в порівнянні трудомісткості аналогічних робіт на основі статистичних даних з індивідуальних планів (завдань працівників бухгалтерської служби).

Розрахунково-аналітичний метод - аналізуються дані про використання робочого часу, отриманих безпосереднім виміром або моментним спостереженнями (фотографія, фотохронометраж, хронометраж).

Розрахункові показники повинні забезпечити відшукання оптимальних конкретних значень трудомісткості, чисельності і т.д. Чинну систему норм, яка була розроблена в 1970-х роках, можна розділити на три групи:

· Норми і показники, які використовуються для впровадження поділу праці;

· Норми і показники, які використовуються для кооперування праці;

· Норми і показники визначення чисельності облікового складу персоналу.

Норми поділу праці.

1. Норма обслуговування - кількість одиниць, об'єктів, їх обслуговує один працівник (група працівників):

Але = 9450 / Нч.о, (3.1)

де 9450 - місячний фонд робочого часу одного спискового працівника, хв;

Нч.о - норма часу на один об'єкт обслуговування,

Нч.о = Чс.о (åЧп.з.в / 100), (3.2)

де Чс.о - сумарне оперативний час на обслуговування одного об'єкта;

Чп.з.в - час на підготовчо-заключні роботи, організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок, особисті потреби, визначається як частка (у відсотках) оперативного часу (в типових нормах на зазначені види робіт на особистий час відводиться до 9% оперативного часу, з них 4,2% - на відпочинок).

2. Норма чисельності працівників по підрозділах (визначає оптимальний склад груп бухгалтерського апарату):

Нчіс = Дп · Нч.д / 9450, (3.3)

де Дп - середньомісячна кількість первинних документів;

Нч.д - норма часу на один первинний документ;

9450 - місячний фонд робочого часу одного спискового працівника, хв.

Зазначений норматив використовується для груп обліку матеріалів, обліку медикаментів і продуктів харчування, необоротних активів і т.п.

Для групи обліку розрахунків по заробітній плати і обліку робочого часу рекомендовано використовувати такий показник:

(3.4)

де Чу, Пп - чисельність працівників відповідно до відрядної та почасової оплати праці;

Але, На - норма обслуговування працівників відповідно до відрядної та почасової оплати праці.

Зауважимо, що норми часу на обробку одного документа і норми обслуговування працівників повинні визначатися, враховуючи ступінь автоматизації робіт або обсяг робіт, переданих на машинну обробку.

Норма часу на обробку одного документа,%:

(3.5)

де Ч 1, Ч2 - трудомісткість робіт, які виконує бухгалтерія за місяць відповідно вручну і за допомогою ПК.

Норми кооперації праці.

1. Норма співвідношення - кількість працівників певної кваліфікації, яка припадає на одного працівника іншої кваліфікації. Як правило, на одного бухгалтера-економіста з вищою освітою (магістр) має припадати не менше 4-6 бухгалтерів із середньою спеціальною освітою (бакалавр).

2. Норма керованості - оптимальна Кількість ПРАЦІВНИКІВ з точки зору управління ними. Норма керованості встановлюється відповідно для головного бухгалтера, ЗАВІДУВАЧА сектором, керівника групи. Нормою керованості для головного бухгалтера є кількість завідувачів секторів або керівників груп при відсутності такої ланки як сектор, для завідувачів секторів - кількість керівників групи і т.д. Кількість підлеглих, що визначається як оптимальна, становить від 6 до 10 осіб.

Норми і показники визначення чисельності бухгалтерії.

1. Загальна штатна чисельність працівників бухгалтерії (оптимальна кількість працівників бухгалтерської служби):

(3.6)

де Тс - загальна трудомісткість робіт, виконуваних бухгалтерією;

Фк - корисний фонд робочого часу одного працівника за рік (1910 год);

Кн - коефіцієнт, що враховує плановані невиходи працівників (відпустка, хвороба),

. (3.7)

Загальна трудомісткість:

(3.8)

де Сч - витрати часу на відповідний напрям обліку, охоплений нормативами;

і - кількість видів виконаних робіт, і = 1, ..., n;

Кт - коефіцієнт, що враховує трудомісткість робіт, що мають разовий характер і не охоплених нормативами.

Витрати часу на відповідний напрям обліку обчислюють за формулою:

(3.9)

де Нч - норма часу, V і - обсяг роботи і-го виду, що виконується протягом року.

Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з бухгалтерського обліку та фінансової діяльності щодо бюджетних установ у розрізі напрямів обліку наведено в дод. 5.

Книга: Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах. Свірко С. В .. Розділи 1-8.

ЗМІСТ