Будь-офісний співробітник рано чи пізно стикається з різким збільшенням завдань, які поглинають весь робочий час і змушують засиджуватися допізна на роботі. Чому це відбувається?

Чия вина в тому, що невідкладні справи повністю блокують всі наші плани? Що з нашого арсеналу можливостей, знань і навичок можна протиставити тимчасовому часу? І найголовніше, чому виконуючи з кожним днем ​​більше і більше завдань, ми не виглядаємо в очах нашого керівництва суперуспішними співробітниками, які заслуговують як мінімум премії і як максимум кар'єрного просування в компанії?

Якщо ви сподіваєтеся знайти в цій статті відповіді у вигляді «чарівного еліксиру» від вищеперелічених проблем, то ... можете відразу перегорнути сторінки. Якщо ви дійсно працьовиті, хочете розвиватися, бути більш ефективними, то готуйтеся до того, що рецепт «чарівного еліксиру» в статті є, але процес приготування довгий, вимагає постійного контролю і коригувань з вашого боку.

Етап 1. Збір трав для чарівного еліксиру. Щоб зрозуміти, чи є резерви часу в нашому робочому дні, необхідно розібратися, як ви зараз витрачаєте свій час, тобто провести діагностику тимчасових втрат.

Найчастіше приводом засиджуватися в позаурочний час стає наша з вами неорганізованість. Щоб визначити ваш рівень самоорганізації, скористаємося хронометражем (таблиця). Це допоможе зафіксувати всі дії і бездіяльності, на які ви витрачаєте свій час. Не забувайте навіть про такі приємні хвилинах, як приготовлена ​​і випита чашка кави, випадкова розмова з колегою по дорозі в дамську кімнату і т. Д. (Графа таблиці «Завдання (дія)»).

Хронометраж (франц. Chronometrage) - метод вивчення витрат робочого часу на виконання повторюваних ручних або машинних трудових операцій; вимір витрат часу на що-небудь.

Щоб провести хронометраж, створіть таблицю за наведеним зразком і заповніть її, згідно з інструкцією.

Інструкція щодо заповнення таблиці:

1. Заповнюєте таблицю хронометражу кожні 15 хвилин або відразу після виконання більш тривалої завдання.

2. Поставте оцінку ефективності виконання завдання від 1 до 5, яка відображає ступінь вашої задоволеності виконаної завданням:

• 1 - час витрачено даремно;
• 2 - час на вирішення завдання витрачено занадто багато в порівнянні з отриманим результатом;
• 3 - важливість виконання даного завдання викликає у вас сумнів;
• 4 - в основному ви задоволені, але можна було б ефективніше використовувати часовий ресурс і (або) досягти кращого результату;
• 5 - відмінний результат, ефективно використаний часовий ресурс.

3. У примітці ви пишете обгрунтування своєї оцінки і (або), яка проблема допомогла або завадила вам бути більш результативною при виконанні даного завдання.

4. Виділіть найбільш продуктивні відрізки вашого робочого дня (наприклад, ті дії, які ви оцінили на «4» і «5»). Підсумуйте їх, і ви отримаєте тривалість всіх корисних робіт - продуктивне час. Порахуйте загальну тривалість вашого робочого дня і ви отримаєте загальне робочий час. Тепер порахуйте кількість тимчасових «відходів» за день, віднявши із загального часу продуктивне.

Проаналізуємо результати:

• Наскільки ви задоволені кожною годиною прожитого дня?
• Які пункти вашого робочого дня є найбільш продуктивними?
• Визначте список власних «пожирачів часу».

Сподіваємося, у вас з'явився смак до уважному ставленню до власного часу. Хронометраж сам по собі дозволяє підвищити особисту ефективність, практично не витрачаючи зусиль. Психологія людини така, що тільки контроль будь-яких показників вже їх покращує.

Якщо зміни вас влаштовують, ви свого добилися, якщо - ні, тоді робимо наступний крок.

Етап 2. Рецепт приготування «чарівного зілля». Перш за все, кілька найпростіших правил планування (див. Також СР № 1, 2012, з. 51):

- Поставте перед собою чіткі цілі. Цілі дуже важливо мати як довгострокові, так і короткострокові. Використовуйте методику SMART. Обов'язково записуйте всі свої цілі і пам'ятайте: їх необхідно формулювати тільки в позитивному ключі. Записана мета - це як зобов'язання, яке змушує думати, шукати, домагатися. Тому серед тих, хто записував свої цілі, відсоток досягли своїх цілей в кілька десятків разів вище, ніж серед віддають перевагу їх всього лише запам'ятовувати. Приклад короткострокової мети може звучати так: звільнити 6 годин на тиждень для занять спортом до 24 березня 2012 р

- Встановіть пріоритети. Як тільки ви поставите перед собою цілі, пріоритети розставляти стане набагато легше. Наприклад, якщо ваша мета - отримати посаду адміністратора офісу (зараз ви працюєте секретарем) протягом року, ви напевно виділіть в своїх щоденних завданнях час для виконання деяких завдань (на волонтерських засадах), покладених на адміністратора офісу, можливо, на шкоду якимось приємним чаюванням з колегами. Найбільш ефективні методи розстановки пріоритетів - це «Матриця Ейзенхауера», «Метод Шваба», «Принцип Парето». Про ці методи можна багато знайти в Інтернеті, а ми більш детально зупинимося на них в наступних номерах.

- Розділіть поставлені перед собою завдання на більш дрібні. Скільки великих завдань розбилося об рифи страхів перед їх «габаритами»! Скільки разів ви боягузливо опускали очі, дивлячись, наприклад, на непідйомний працю вивчення англійської мови або освоєння програми Adobe Photoshop. Єдиний спосіб боротьби з цією поганою звичкою - це відразу розбити цю мету або завдання на окремі більш дрібні складові і виконувати їх по черзі, попередньо встановивши терміни реалізації. Наприклад, якщо вам необхідно підготуватися до зустрічі зарубіжної делегації, спочатку складіть план дій для організації зустрічі, офіційного обіду або вечері і дозвілля гостей. Потім приступайте до першого пункту «Організація зустрічі»: місце зустрічі, трансфер, заселення гостей в попередньо заброньовані номери в готелі і т. Д.

- Організовуйте (себе, свого часу, оточуючих ...). Перед початком роботи формуйте графіки робіт. В процесі роботи продумайте, як, де і в якому вигляді буде зберігатися інформація. Завжди в кінці робочого дня, тижня, проекту, розкладайте все матеріали, вихідні дані по місцях. Це дозволить не витрачати час на пошук і обробку інформації в подальшому. При плануванні робочого часу завжди окремо виділяйте час для завдань, що вимагають 30 і більше хвилин для реалізації - це так звані бюджетіруемих завдання. Як правило, найбільше часу у нас йде на виконання завдань, що вимагають зосередженості, а нас постійно відволікають дзвінками, проханнями і т. П. Тому при плануванні бюджетіруемих завдань звертайте увагу на період їх реалізації: найкраще підійде саме спокійний час робочого дня, іноді варто використовувати обід або час до кінця дня. Також важливо погоджувати реалізацію своїх завдань з найближчим оточенням, так як найчастіше і найсильніше збивають нас з шляху досягнення своїх цілей близькі люди, які іноді роблять це через незнання, а іноді - не розуміючи або не погоджуючись з вашою ідеєю. Спілкуйтеся, обговорюйте, доводьте, сперечайтеся! Ваші цілі цього варті!

- Планування відповідно до власних біоритмами. Вже доведено вченими, що «сова» і «жайворонок» не проведе однаково ефективно переговори в 9.00 ранку. Для вас це може означати, що ваші персональні біоритми можуть як допомагати вам, так і заважати. Поспостерігайте за собою, проаналізуйте, коли ви найбільш продуктивні (швидко і результативно виконуєте різноманітну роботу, успішно і без втрати часу і якості перемикаєтеся з роботи на роботу, з легкістю беретеся за будь-яке завдання), і коли ви непродуктивні (відчуваєте втому, відчуваєте апатію) . Такий аналіз підкаже, яким чином розподіляти різні завдання протягом дня. Наприклад, на піку неспання краще реалізуються завдання нестандартні, складні, креатив, а ось на період спаду біоактивності краще запланувати прості, зрозумілі завдання, які ви зможете виконати автоматично, особливо не замислюючись.

- Зв'яжіть себе зобов'язаннями. Слід нагадати, що записана мета і підтримка ближнього оточення збільшують шанс її досягнення в десятки разів. Розкажіть своїм близьким і колегам про ваші плани. Напишіть пам'ятки-нагадування і розвісьте їх на видних місцях. Ці нехитрі прийоми дозволять вам кожен раз наближатися до своїх заповітних цілям швидше.

- Заохочуйте себе. Ніщо так не мотивує як досягнення проміжних результатів! А досягнення своєї мети - це сверхмотівація! Тому заздалегідь плануйте собі маленькі нагороди за невеликі досягнення і великі нагороди за досягнення мети!

Ми з вами розглянули перші 2 етапи підвищення особистої ефективності за допомогою «чарівного зілля» для цілеспрямованих і працьовитих людей. Сподіваюся, ці прості поради допоможуть вам у вирішенні складного завдання підвищення особистої ефективності.

Наступні 2 етапу підвищення вашої власної ефективності ми розглянемо в наступній статті.

КРАВЧЕНКО АЛІНА

Директор Компанії BCG-ACADEMY.

Бізнес-тренер, консультант з питань ефективного управління, формування управлінських команд, оцінки керівників, ефективних переговорів.