6.1. формування справ

Закінчені в діловодстві документи групують у справи відповідно до номенклатури справ, погодженої та затвердженої в порядку, розглянутому в розділі 5 цього спецвипуску (див. С. 17). При цьому, як правило, справи на підприємстві формують децентралізовано, т. Е. В структурних підрозділах. Однак якщо обсяг документообігу на підприємстві до 10 тис. Документів на рік, можливе формування справ у службі діловодства.

Правила формування документів у справи описані в гл. 2 розд. IV Правил № 1000 . Наведемо основні з них:

- в справи поміщають тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі;

- в справи групують документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком:

1) переходять і судових справ, які ведуть протягом кількох років до їх завершення;

2) особистих справ, які формують протягом періоду роботи особи на цьому підприємстві;

3) документів виборних органів і їх постійних комісій, які формують за період їх скликання;

4) документів навчальних закладів, що характеризують навчально-виховний процес, які формують за навчальний рік;

5) документів театрів, які характеризують сценічну діяльність, які формують за театральний сезон;

6) справ фільмів;

7) рукописів;

8) історій хвороб;

- в справи поміщають тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів;

- не допускається включати в справи чернетки, особисті документи, розмножені копії і документи, які підлягають поверненню;

- в справи включають документи тільки по одному або групі подібних питань, які становлять єдиний тематичний комплекс;

- окремо групують в справи документи постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового зберігання. Як виняток з цього правила, коли цього вимагає специфіка роботи підприємства, документи постійного і тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися протягом року в одну справу. Після закінчення року або після вирішення питання зазначені документи повинні бути поміщені в окремі справи згідно з номенклатурою справ відповідно до такого принципу: в одну справу поміщають документи тільки постійного зберігання, а в інше - тимчасового ( п. 3 гл. 2 розд. IV Правил № 1000 );

- за обсягом справа постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (товщиною не більше 40 мм).

Документи формують у справи в хронологічному та / або логічному порядку.

Положення, правила, інструкції і т. Д., Затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами і хронології ( п. 5 гл. 2 розд. IV Правил № 1000 ).

Поширеною помилкою підприємств є формування всіх наказів керівника в одну справу. У зв'язку з цим зверніть увагу:

Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видами і термінами зберігання. При цьому врахуйте: заборонено групувати разом накази тривалого (75 років) і тимчасового (5 років) зберігання.

Зауважте: при великих обсягах документів доцільно накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямків діяльності установи (прийом на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки і т. П.), Групувати в окремі справи. Якщо створюється незначна кількість різних видів наказів з кадрових питань (особового складу), їх можна групувати за термінами зберігання: в одну справу - накази тривалого терміну зберігання, в інше - тимчасового терміну зберігання.

Документи засідань колегіальних органів групують в 2 справи ( п. 7 гл. 2 розд. IV Правил № 1000 ):

1) протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень і т. П.);

2) документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених та ін.).

Протоколи засідань колегіальних органів групують в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, які стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання ( п. 8 гл. 2 розд. IV Правил № 1000 ).

Листування групують за змістом і кореспондентському ознакою і систематизують в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщують за документом-запитом.

Доручення вищестоящих установ і документи, пов'язані з їх виконанням, групують у справи за напрямками діяльності підприємства або за автором ініціативних документів. Документи в невеликій кількості групують в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

Документи в особових справах працівників групують в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності ( п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000 ):

- внутрішній опис документів, включених до справи;

- заяву про прийом на роботу (контракт);

- напрямок або подання;

- особовий листок з обліку кадрів;

- автобіографія;

- документи про освіту (копії);

- копії або виписки з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника і т. П .;

- доповнення до особового листка по обліку кадрів;

- довідки та інші документи.

Зверніть увагу: копії наказів і розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо. П. До особової справи не включають. Ці відомості вносять в доповнення до особового листка по обліку кадрів або до трудової книжки. При цьому зауважте: відомості про стягнення до трудової книжки не вносяться ( п. 2.2 Інструкції № 58 ).

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників підприємства систематизують в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) формують щомісяця в межах року.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ на підприємстві і в його структурних підрозділах здійснюють служба діловодства та архіву підприємства ( п. 16 гл. 2 розд. IV Правил № 1000 ).

6.2. оформлення справ

Справи підприємства слід належним чином оформити. Вимоги до оформлення справ встановлені гл. 2 розд. VІ Правил № 1000 . Розглянемо їх.

Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, зберігають в папках із зав'язками та / або скоросшивателях. Їх не підшивають і не нумерують *, а також не проводять уточнення елементів оформлення обкладинки. Таким чином здійснюють часткове оформлення справ.

А ось справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, в тому числі справи з кадрових питань (особового складу), оформляють «по повній». Зокрема, оформлення таких справ передбачає:

- систематизацію документів у справі;

- нумерацію аркушів у справі;

- складання (при необхідності) внутрішнього опису документів справи;

- наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи;

- підшивку чи палітурку справи;

- оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Систематизація документів передбачає їх розміщення у справі за хронологією надходження або створення (з січня по грудень).

Всі аркуші справи нумерують арабськими цифрами суцільний нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Листи засвідчувального напису та внутрішнього опису нумерують окремо.

Листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумерують в кожному томі (частині) окремо.

Фотографії, креслення, діаграми, які є окремими листами в справі, нумерують на зворотному боці в лівому верхньому кутку.

Лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками і т. П.) Нумерують як один лист. Якщо до документа підклеєні однією стороною інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади та ін.), То кожен документ нумерують окремо.

Конверти з вкладеннями, підшиті до справи, нумерують суцільний нумерацією аркушів справи. При цьому спочатку нумерують конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Листи більшого формату, ніж А4, підшивають з одного боку і нумерують як один аркуш у правому верхньому кутку, а потім фальцюють в формат А4.

У разі окремих помилок в нумерації аркушів справи допускається використовувати буквені позначення листів (13-а, 13-б і т. Д.).

згідно п. 6 гл. 2 розд. VІ Правил № 1000 до деяких категорій справ складають внутрішню опис документів. До таких належать справи, що містять унікальні документальні пам'ятки, документи з грифом «Для службового користування», особові справи, судово-слідчі справи, назви яких не повністю розкривають їх зміст. Необхідність складання внутрішнього опису документів окремих справ визначається інструкцією з діловодства на підприємстві.

Внутрішній опис документів справи - це обліковий документ, який містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

Внутрішню опис складають на окремому аркуші за формою, наведеною в додатку 16 до Правил № 1000 . Її підписує укладач.

До внутрішнього опису оформляють підсумкову запис, в якій вказують цифрами і словами кількість документів, включених в опис, і кількість аркушів внутрішнього опису. Якщо справа переплетено або підшито раніше без внутрішнього опису, то її бланк підклеюють з внутрішньої сторони лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміну оригіналів копіями та ін.) Відображають в графі «Примітки» з посиланням на відповідні документи (акти, накази і т. П.) І до внутрішнього опису складають нову підсумкову запис.

Наведемо приклад складання внутрішнього опису особистих справ.

З метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації в кінці справи складають заверительную напис ( п. 7 гл. 2 розд. VI Правил № 1000 ).

Заверительную напис справи за формою, наведеною в додатку 17 до Правил № 1000 , Складають на окремому аркуші. Її поміщають в кінці справи, а в друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти і т. П.) - на зворотному боці останнього чистого аркуша. У ній вказують цифрами і прописом кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), - кількість аркушів внутрішнього опису, якщо вона є.

У засвідчувального напису обумовлюють наступні особливості нумерації документів справи:

- наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

- номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками і т. П .;

- номера великоформатних аркушів;

- номери конвертів з вкладеннями і кількість аркушів вкладень.

Заверительную напис підписує її упорядник.

Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, приєднання нових документів і т. П.) Вказують в засвідчувального напису з посиланням на відповідний виправдувальний документ (акт, наказ).

При цьому стара засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

Наведемо приклад складання засвідчувального напису.

Документи, що містяться в справі, підшивають на 4 проколи спеціальними суворими нитками або дратвою. А справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) переплітають в тверду обкладинку з картону. Металеві скріплення (скріпки, шпильки) при цьому видаляють ( п. 8 гл. 2 розд. VI Правил № 1000 ).

Під час плетіння або підшивки документів не можна зачіпати текст. Якщо текст документа надрукований занадто близько до його лівого краю, необхідно наростити корінець документа папером тієї самої якості, що й носій тексту документа.

При наявності в справі незатребуваних особистих документів (трудових книжок, посвідчень, дипломів, атестатів, свідоцтв і т. П.) Ці документи вкладають в конверт, який підшивається до справи. Якщо таких документів значна кількість, їх вилучають зі справи і на них складають окремий опис.

Обкладинки (титульні аркуші) справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) оформляють за формою, наведеною в додатку 18 до Правил № 1000 . Титульні листи рекомендується виготовляти друкованим способом і заповнювати змінюється інформацію від руки ( п. 9 гл. 2 розд. VI Правил № 1000 ).

На обкладинці справ (титульних аркушах) проставляють:

- дати документів, включених в кожну справу (рік початку і закінчення справи). Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів. У разі проставлення точних календарних дат число і рік вказують арабськими цифрами, а назва місяця - прописом. Якщо в справу включені документи (додатки і т. П.), Дати яких виходять за граничні дати справи, то нижче дати справи з нового рядка роблять запис «У справі є документи за ____ роки». Дати можна не вказувати на обкладинці (титульному аркуші) справ, що містять річні плани і звіти, оскільки вони відображені в заголовках справ;

- кількість аркушів у справі відповідно до заверительной написом (без урахування аркушів внутрішнього опису і засвідчувального напису);

- у правому верхньому і лівому нижньому кутах - архівний шифр справи *;

- в разі зміни найменування підприємства (його структурного підрозділу) протягом періоду, що охоплює документи справи, або під час передачі справ на інше підприємство (в структурний підрозділ) вказують нове найменування підприємства (структурного підрозділу), а попереднє беруть в дужки.

Написи на обкладинках справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання роблять чітко чорними світлостійкими чорнилом або пастою.

У разі приміщення в справу належним чином оформленого титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи вказують тільки номер архівного фонду, опису і справи. При цьому заборонено наклеювати титульний лист на обкладинку справи.

6.3. Складаємо описи справ

Структурні підрозділи підприємства зобов'язані описувати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через рік після завершення справ у діловодстві. З цією метою складають описи справ. У разі ліквідації або реорганізації підприємства опису в обов'язковому порядку складають також і на справи тимчасового (до 10 років) зберігання.

Описи справ структурних підрозділів посадова особа, відповідальна за діловодство в такому підрозділі, за методичної допомоги архіву підприємства становить за формою, наведеною в додатку 19 до Правил № 1000 .

Під час складання описів справ необхідно дотримуватися таких вимог:

- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з:

1) цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ;

2) першої літери назви категорії документів, включених в опис. Так, для справ постійного зберігання вказують букву «П», для справ тривалого (понад 10 років) зберігання - «Т», для справ з кадрових питань (особового складу) - «К» або «ОС»;

3) чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, опис справ постійного зберігання структурного підрозділу № 04, які числяться за номенклатурою справ і заведені в 2017 році, буде мати номер 04 П - 2017;

- справи кожного року становлять річний розділ опису справ;

- порядок нумерації справ в описі - суцільний за кілька років;

- заголовки справ вносять до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації, як правило, на основі номенклатури справ (при необхідності заголовки справ редагують і уточнюють);

- кожна справа вносять до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вносять до опису під окремим номером;

- в разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком призводять повністю тільки заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи відзначають словами «те саме». При цьому інші відомості про справи вносять до опису повністю. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюють повністю;

- графи опису заповнюють відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи;

- графу «Примітка» використовують для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам, про наявність копій документів у справі.

Також врахуйте наступні правила для розподілу справ відповідно до схеми систематизації ( п. 6 гл. 2 розд. VI Правил № 1000 ):

- справи відносяться до того року, в якому їх завели в діловодстві або в якому вони надійшли до структурного підрозділу для продовження;

- плани, звіти, кошториси та документи до них відносяться до того року, на який або за який вони складені, незалежно від дати їх складання;

- перспективні плани відносять до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;

- справи, які розпочаті в одному структурному підрозділі і передані для продовження в інший підрозділ, належать того підрозділу, де вони завершені. При цьому назва першого підрозділу береться в дужки і пишеться назва останнього.

В кінці опису роблять підсумкову запис із зазначенням (цифрами і прописом) кількості справ, що враховуються за описом, першого і останнього номерів справ в описі, а також обумовлюють особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

В такому випадку в кінці річних розділів опису кожного наступного року вказують: «Документи за цей рік див. Також в розділі за _____ рік, № ____». Графи 4 і 5 опису при цьому не заповнюють.

Опис справ структурного підрозділу складають в 2 примірниках ( п. 11 гл. 2 розд. VI Правил № 1000 ).

Перший примірник передається разом із справами до архіву підприємства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

Опис справ підписується її упорядником, узгоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу ( п. 10 гл. 2 розд. VI Правил № 1000 ).

На с. 32 наведемо приклад складання опису справ з особового складу відділу кадрів.

висновки

• Закінчені в діловодстві документи групують у справи відповідно до номенклатури справ.
• Залежно від термінів зберігання документів здійснюють повне або часткове (спрощене) оформлення справ.
• Відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ, вносять у внутрішній опис документів справи.
• Документи, що містяться в справі, підшивають на 4 проколи спеціальними суворими нитками або дратвою. А справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) переплітають в тверду обкладинку з картону.
• Структурні підрозділи підприємства через рік після завершення справ у діловодстві зобов'язані описувати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також з кадрових питань (особового складу) шляхом складання опису справ.