1. Що таке супровідний лист до акту звірки
2. Як грамотно написати
3. Терміни для подання
4. Графік надання
5. Терміни зберігання АС

Такий документ, як супровідний лист до акту звірки , В першу чергу, є необхідною нормою ділового етикету. Хибна практика передачі документів нареченим явно показує неефективність доставки, виключає офіційну реєстрацію. Як наслідок, документ до керівництва господарюючого суб'єкта просто не доходить, чим користуються завзяті невиконавців контрактів.

Наявність супровідного листа забезпечує виконавцю акту звірки фіксацію дати відправлення і зміст відправлення. За зверненням завжди можна відстежити, коли контрагенту було надіслано повідомлення про необхідність підтвердити наявну заборгованість мул відсутність такої. Лист завжди можна прикласти до пакету документів, що відправляються разом з позовом до суду або представити перевіряючим.

Що таке супровідний лист до акту звірки

Поняття і суть

Більшість бухгалтерій досі використовують прикріпні талони, на яких вказана прохання повернення в певний термін відісланого документа. Практика взаємовідносин юридичних осіб показує, що така методика працює тільки для деяких організацій, в яких у бухгалтерів «є час» на роботу з актами звірок. Для того щоб в директивному порядку забезпечити повернення бухгалтерських документів, слід оформляти супровідний лист.

В ідеалі краще всього використовувати фірмовий бланк організації. В такому випадку спрощується оформлення самого листа, на якому вже будуть реквізити відправника.

• Зміст звернення повинно бути написано доступно і ясно.
• У тілі листа обов'язково потрібно вказати посилання на документ його номер (в даний час організації зобов'язали вести наскрізну нумерацію бухгалтерських документів), а також рекомендації щодо термінів виконання.
• При необхідності, в змісті можна вказати необхідність підтвердження заборгованості в вказано розмірі.

Як грамотно написати

Для того щоб дотримати ділову етику і впливати на одержувачів листа необхідно написати текст з наступними фразами:

• У зв'язку з проведенням ревізії фінансово-господарської діяльності (інвентаризації розрахунків) направляємо на вашу адресу акт звірки такий-то, за період;
• Просимо вас в такий-то термін підтвердити (підписати) відомості і повернути документ за вказаною адресою;
• Посилання на норму чинного законодавства, зокрема, Цивільний Кодекс, наприклад: в разі неповернення документа, так само як і відсутність розбіжностей будемо рахувати сальдо підтвердженим .

Зразок заповнення супровідного листа до АС

Терміни для подання

Чинним законодавством не передбачається ні форма акту звірки, ні терміни його виконання. При грамотному оформленні господарського договору сторони намагаються вказувати необхідність його виконання, а також терміни проведення перевірки даних.

На сьогодні фактично контрагенти не мають обов'язки підписувати або повертати акти звірок . З цієї причини термін для повернення підписаних документів зазвичай вказується в супровідному листі.

Графік надання

За затвердження плану відпрацювання актів звірок на підприємстві затверджується головним бухгалтером, після чого прийняті зобов'язання відображаються в облікову політику . Вихідними даними для розробки графіка є частота перевірок організації, запитів від податкової інспекції і обсяг вихідних позовів.

• Зазвичай для підприємств середнього і малого бізнесу буває достатнім формування річних актів звірок.
• Для великих організацій, в яких проходить велика кількість відвантажень і платежів, видання актів звірок відбувається щоквартально. Відправлення документів зазвичай відбувається одночасно з «пред'явкой», - до 10 числа наступного місяця.

Зовсім по-іншому розвиваються події, коли має бути звірка з податковою інспекцією. Порядок проведення такої процедури закріплений в наказі 01/444 2005 року. Своїм правом інспекція користується в наступних випадках:

• Щокварталу щодо платників податків, що відносяться до категорії великих. Згідно з графіком, термін подання встановлюється до 15 числа наступного місяця;
• При перереєстрації підприємств - зміні податкової інспекції;
• У разі, якщо організація виключається з єдиного реєстру по причині припинення діяльності або реорганізаційних дій.

Згідно з нормативними документами термін, що відводиться для проведення звірки, встановлюється на 10 днів. Після закінчення цього часу платник податків зобов'язаний повернути другий примірник акта. Для випадків, коли виявлені розбіжності, термін збільшується до 15 днів.

Терміни зберігання АС

Для визначення тривалості зберігання інвентаризаційних документів звертаються до норми Закону 129 від 2001 року. Згідно пункту 163 спеціального переліку, для актів звірок встановлюється період перебування в архіві організації не більше 5 років. При цьому не означає, що цей термін відраховується з моменту видання документа. Початок періоду слід визначати як крайню дату його дії (наприклад, до вересня 2016) або дату обревізованія.
Строк позивної давності

При невиконанні будь-якою стороною господарського договору своїх зобов'язань, акт звірки направляється в суд у складі пакет документів до позову. При цьому вважається, що сам акт служити підставою для витребування боргу не може, оскільки відсутність затвердженої форми робить його лише непрямим підставою для стягнення. У практиці господарюючих суб'єктів нерідко акт звірки використовується як засіб пролонгації терміну позовної давності. Правда, для цього треба буде добитися від свого контрагента підписання документа. З цього моменту буде вважатися, що опонент визнає свій борг, термін позовної давності в 3 роки перерветься і почне обчислюватися заново.