1. Способи проведення ревізії в магазині
2. Графік проведення ревізій в магазині продуктів
3. Документальне оформлення ревізії
4. Повна ревізія з закриттям магазину продуктів
5. Вибіркова ревізія магазину продуктів
6. Сучасні методи ревізії
7. Підсумки ревізії в продуктовому магазині
8. Облік підсумків ревізії

Ревізія - це обов'язковий захід в роботі продуктових магазинів. Перевірка товару дозволяє визначити відповідність реального наявності товарів документальному, виявити недостачу або надлишки і привести в порядок облікові дані.

1. Способи проведення ревізії в магазині
2. Графік проведення ревізій в магазині продуктів
3. Документальне оформлення ревізії
4. Повна ревізія з закриттям магазину продуктів
5. Вибіркова ревізія магазину продуктів
6. Сучасні методи ревізії
7. Підсумки ревізії в продуктовому магазині
8. Облік підсумків ревізії

Способи проведення ревізії в магазині

Ревізія магазину продуктів створює певні складнощі при проведенні.

Доводиться вибирати один з методів:

• закрити магазин в робочий час;
• провести перевірку в позаурочний час (вночі або у вихідні);
• поєднати роботу і перевірку одноразово;
• провести ревізію одного відділу або секції;
• зробити вибіркову ревізію за кількома групами товарів;
• використовувати сучасні технології, наприклад, провести ревізію «штрих-кодів».

Кожен з цих варіантів приховує в собі як переваги, так і негативні сторони. Наприклад, закриття магазину навіть на кілька годин знизить денну виручку, а значить завдасть компанії збитків. За проведення ревізійних заходів після роботи членам комісії і матеріально-відповідальних осіб доведеться заплатити понаднормові, а якщо поєднувати торгівлю з перевіркою товарних залишків, постраждає точність останньої.

Але все ж керівництву організації потрібно контролювати запаси матеріальних цінностей, а бухгалтерії - мати актуальні і достовірні облікові дані. Тому вибір одного з цих способів - не примха, а необхідність. На практиці ці способи успішно поєднуються і чергуються, що робить загальну картину достовірною.

Графік проведення ревізій в магазині продуктів

Частота проведення ревізії в продуктовому магазині залежить від уподобань власників організації. Ніякі окремі нормативно-правові акти це питання не регулюють. Компанія повинна самостійно розробити графік і прописати його в обліковій політиці на рік (цей документ передбачений для всіх компаній без винятку).

Крім того, на практиці проводять позапланові ревізії в міру необхідності. Обов'язковою є тільки щорічна перевірка товарних цінностей, в силу Федерального закону від 06.12.2011 №402-ФЗ «Про бухгалтерський облік». Її зазвичай проводять в кінці року, але не в окремо взятому магазині, а по всій компанії.

Документальне оформлення ревізії

Для оголошення початку ревізійних заходів в магазині досить внутрішнього наказу керівника компанії. Правильна ревізія в магазині передбачає призначення спеціальної комісії, члени якої повинні бути поіменно перераховані в наказі. До складу комісії входять товарознавці, представники бухгалтерії та інші співробітники.

Всі працівники магазину, в тому числі директор магазину, також беруть участь в ревізії, але в члени комісії не входять. Адже вони несуть матеріальну відповідальність за товар.

Для коректного підрахунку товарних запасів комісії потрібна відомість з внесеними в неї товарними обліковими залишками. Залишки по бухобліку бухгалтер вносить на дату проведення ревізії. Це дуже важливо, оскільки тільки таким способом можливо правильно визначити надлишки або недостачу.

За підсумками перевірки комісія повинна буде скласти акт, а ось ламати голову над тим, як порахувати ревізію в магазині, будуть вже представники бухгалтерії.

Повна ревізія з закриттям магазину продуктів

Розглянемо кілька способів проведення перевірки товарів у торговій точці більш детально. Найточніший з них - закрити магазин на «переоблік» і все досконально порахувати.

В цьому випадку краще всього підготувати ревізійну відомість по товарних групах, наприклад:

• молочні продукти;
• ковбаси;
• бакалія;
• хлібобулочні вироби;
• кондитерські вироби і т.д.

Якщо порівнювати наявність товару в такому порядку, можна зробити це швидше. Адже члени комісії можуть розділитися і перевіряти кожен свою групу. Але можна і просто переписувати весь товар, який знаходиться на полицях і в холодильниках по порядку.

В цьому випадку користуватися підготовленої відомістю буде складніше і номенклатуру доведеться писати вручну. Це збільшує час перевірки, але дає більше шансів виявити надлишки. Опис необхідно складати в двох примірниках, попутно перевіряючи відповідність цін (при необхідності).

Плюси цього методу полягають в його точності і повній відсутності похибки (ніхто не зможе купити або перемістити товар під час ревізії), а мінус - в необхідності закрити магазин на тривалий час.

Звичайно, можна провести такий переоблік вночі, коли торгова точка і так не працює, але це також створює додаткові проблеми керівництву - всім учасникам заходу доведеться заплатити понаднормові. А це, як відомо, зарплата в подвійному розмірі. Крім того, працівники повинні будуть дати свою письмову згоду на переробку, а цей факт потрібно буде оформити окремим наказом.

Але іноді ревізія з закриттям магазину просто неможлива.

Вибіркова ревізія магазину продуктів

Якщо магазин працює цілодобово, провести повну ревізію практично неможливо. Адже вона зажадає закриття не на один, а на кілька днів. Або до неї доведеться залучити значну кількість персоналу.

Тому застосовують метод вибіркової перевірки:

• по відділах;
• за групами товарів.

І той і інший випадок не дає повної картини одноразово. Тобто, якщо навіть робити поетапну ревізію всіх відділів і товарних груп, дані виявляться актуальними на різні дати.

Тому відомості потрібно буде підготувати за окремим запитом саме на день проведення ревізії конкретного підрозділу. А на початку перевірки потрібно обов'язково вказувати в відомості точний час. Адже магазин продовжує працювати, а значить товар з перевіряється групи може перебувати у покупця і бути ще не оплачений до початку ревізії.

Такий спосіб ревізії ще називають ковзної.

Для його проведення потрібно пропрацювати кілька дуже важливих моментів в системі обліку:

• провести аналітику на основі касових чеків перед початком контрольних заходів (вивчити статистику попиту на перевіряється товарну групу в залежності від дня тижня і часу доби);
• розробити і отримувати оперативну зведення по кас (через деякий час після початку ревізії для виключення похибок);
• мати можливість провести результати перевірки «заднім числом», незалежно від прибуткових і видаткових документів;
• здійснювати оперативний облік доходів і витрат компанії.

Всі ці моменти безпосередньо впливають на можливі підсумки ковзної перевірки, тому повинні бути максимально відпрацьовані перед її початком. Важливо розуміти, що при такому методі проведення ревізії в будь-якому випадку буде присутній похибка.

Завданням бухгалтерів і контролерів є її мінімізація. Для цього бажано ще на стадії підготовки до ревізії обчислити допустимий коефіцієнт втрат по товарній групі або можливе розбіжність. Бажано розрахувати такий коефіцієнт по кожній групі товарів окремо.

Він буде залежати від параметрів магазину:

• величини;
• способу обслуговування покупців;
• попиту на товарну групу;
• планування торгового залу;
• розмірів товарів і їх вартості;
• способу викладення;
• наявності системи відеоспостереження в залі.

Традиційно на ваговий товар коефіцієнт розбіжності ставлять більше, ніж на фасований. Деякі магазини самообслуговування навіть закладають певний відсоток втрат на крадіжки з боку покупців. І персонал відшкодовує нестачу тільки в тому випадку, якщо вона виявиться вище такого допустимого відсотка.

Сучасні методи ревізії

Можна контролювати залишки товарів на полицях магазину, не вдаючись до прямого перерахунку. Для цього у кожного товару повинен бути штрих-код, внесений до облікової бази. Штрихкод-ревізію проводять із застосуванням спеціальних облікових програмно-апаратних комплексів.

Наприклад, сервіс бизнес.Ру володіє всім необхідним функціоналом, який спростить збір, класифікацію та обробку даних, а також допоможе скласти і заповнити необхідну документацію в пару кліків. Сервіс має сумісність з сучасним касовим обладнанням що значно розширює його спектр застосування. Ознайомтеся з цими та іншими можливостями програми бизнес.Ру безкоштовно! >>>

Алгоритм роботи досить простий:

1. Промаркувати весь товар спеціальними етикетками зі штрих-кодами або використовувати маркування виробника.

2. Встановити на складі і касах спеціальні термінали збору даних, оснащені сканером штрих-кодів.

3. Інтегрувати ці термінали з обліковою системою (в ідеалі з програмою обліку залишків в бухгалтерії).

Автоматизована система контролює надходження товару на полиці магазину, а також їх реалізацію поштучно. Для перевірки залишків бухгалтеру зручні цифрові усі товари на полиці. Зробити це може продавець без участі бухгалтера або членів комісії.

Дані негайно надходять на комп'ютер бухгалтерії і обробляються. Такий метод дозволяє скласти звіт, який відповідає вимогам чинного законодавства і містить дані про кількісний склад (асортименті продукції) з обліку, і про те, скільки товарів було фактично перевірено. Різниця між цими даними відразу видно в звіті.

Цей спосіб особливо хороший для циклічної ревізії, коли кожна група товарів перевіряється по черзі, хоч кожен день. Для цього навіть заводять в програму спеціальний графік, якого будуть дотримуватися продавці. Таким чином, можна проводити повну ревізію всього продуктового магазину навіть кілька разів на місяць.

Підсумки ревізії в продуктовому магазині

Після того як ми розібралися, як провести ревізію в магазині продуктів, розберемося з тим, що робити з отриманими даними.

Зазвичай у директора є інформація:

• вихідний залишок по обліку (по всім товарам або по одній групі);
• поточний обліковий залишок;
• фактичний залишок.

Для того щоб визначити поточний залишок по обліку до вихідного залишку, додамо прихід і віднімемо з нього витрата. До останнього відносяться продажу, повернення і списання товарів. Підсумковий залишок порівнюється з фактичним по кожному товару окремо.

Таким чином, можна побачити розбіжності по кожному найменуванню. Якщо фактичний залишок менше облікового - вийшла недостача, якщо більше - надлишок. В ідеалі не повинно бути ні того, ні іншого.

Однак на практиці зустрічається не так вже й часто. Тому після проведення ревізії підводять зведений підсумок. Виводять загальну суму недостачі, загальну суму надлишків і віднімають з більшої величини меншу. Якщо більше виявилося надлишків, то матеріально-відповідальні особи не постраждали, а якщо - недостача, то вони повинні будуть її відшкодувати.

Порядок зазвичай прописаний в договорах матеріальної відповідальності співробітників, яка буває як індивідуальної, так і колективної.

Облік підсумків ревізії

Що стосується товарних номенклатур, то по кожній з них за результатами ревізії потрібно скорегувати залишки. Надлишки оприбуткувати, а недостачу списати. Це завдання бухгалтера, який веде облік. Для цього йому необхідний акт і рішення, прийняте після розгляду акту спеціальної ревізійної комісією.

З Закону N402-ФЗ випливає, що розбіжності, виявлені при ревізії, необхідно врахувати в бухгалтерському обліку в тому звітному періоді, до якого належить дата проведення контрольних заходів. Це правило діє навіть в тому випадку, якщо всі підсумкові документи оформлені вже наступним періодом.

Наприклад, при підсумкової ревізії магазину за 2017 рік, яку провели в грудні, але відомість оформили і підписали вже в січні 2018 року, дані з бухобліку бухгалтер оформляє груднем.

Для оформлення підсумків ревізії в бухобліку бухгалтер перевіряє ще раз всі дані і становить слічітельнуювідомість. При цьому суми виявлених надлишків вказуються за обліковими цінами (вхідним), а суми нестачі - в цінах реалізації. Оприбутковуються надлишки за ринковими цінами. Коли організація почне продавати ці надлишки, то спише їх фактичну собівартість.

Недостачу в межах норм природних втрат або встановленого коефіцієнта втрат включають до складу витрат торговельної компанії. Все, що понад норм - відносять на рахунок винних осіб. Якщо винуватців встановити не вдалося, то збитки від нестачі товарів відносяться на фінансові результати магазину.

Cкачать зразки і бланки документів ви можете тут >>>

Читайте статті про продуктових магазинах:

1. Як скоротити товарні втрати в продуктовому магазині.
2. Як вести облік в продуктовому магазині: розбираємо на прикладі .
3. Як збільшити виручку в магазині продуктів .
4. Як провести нічну ревізію в магазині продуктів
5. Технічні вимоги до приміщення продуктового магазину .
6. Як знайти хорошу бухгалтерську компанію на аутсорс