1. Навіщо проводяться ревізії
2. Хто проводить ревізію
3. регламент перевірки
4. Формат і оформлення документа
5. Хто повинен підписати
6. Що брати за основу
7. Правила реєстрації та зберігання наказу
8. Зразок наказу про проведення ревізії в магазині

Складання наказу про проведення в магазині ревізії є одним з обов'язкових етапів по організації контрольних заходів, спрямованих на перевірку роботи торгового закладу.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк наказу про проведення ревізії в магазині .doc Завантажити зразок наказу про проведення ревізії в магазині .doc

Навіщо проводяться ревізії

Ревізії - найважливіші події в діяльності магазину. Вони дозволяють:

• провести облік продукції;
• проаналізувати наявність продукції і процес її реалізації;
• проконтролювати правильність оформлення звітної документації;
• своєчасно виявити всілякі зловживання, розкрадання, несанкціоновані списання і тому подібні незаконні дії, спрямовані на збагачення недобросовісних співробітників.

Завдяки таким заходам в магазині вибудовується фінансова дисципліна, правильно проводяться бухгалтерські операції, враховуються доходи і витрати, вчасно відбуваються податкові виплати, розрахунки з працівниками і т.д.

Ревізії бувають:

• запланованими, але частіше вони раптові;
• мають різну тривалість і періодичність;
• часткові, коли перевіряється якийсь один відділ;
• повні, коли оцінюється вся робота торгового закладу.

Хто проводить ревізію

Для проведення ревізії наказом директора підприємства призначається спеціальна комісія в кількості не менше трьох осіб. До її складу входять представники з боку керівництва компанії, в тому числі бухгалтер, а також працівники магазину, як матеріально-відповідальні особи.

регламент перевірки

Як будь-яке інше контрольний захід, ревізія має свій певний регламент. У кожній організації він індивідуальний, але має і деякі подібні риси.

В період ревізії завжди насамперед перевіряється фактична наявність продукції, її залишки, потім досліджуються чеки, квитанції, журнали та інші папери, що мають значення для обліку проданих товарно-матеріальних цінностей.

При виявленні будь-яких неясностей у персоналу беруться письмові пояснення, після чого робляться висновки і складається акт про ревізію.

Якщо за результатами ревізії виявляється недостача (що не є рідкістю), про це також складається акт і встановлюються винні в ній особи.

Подальші дії - на розсуд керівництва, але досить часто відбувається стягнення відсутньої суми з продавців, а також дисциплінарні санкції, аж до звільнення.

Формат і оформлення документа

Наказ про проведення ревізії в магазині можна писати в довільній формі - стандартної форми його на сьогоднішній день немає. Однак, це відноситься не до всіх організацій, зокрема, в державних установах є свої розроблені і обов'язкові до застосування зразки розпорядчих актів, то ж стосується і деяких комерційних підприємств.

Якщо у фірмі є шаблон документа, затверджений в її облікову політику, то при написанні наказу потрібно керуватися саме їм.

Якщо говорити про оформлення, то тут також все віддається на відкуп упорядника: наказ можна зробити друкованим або рукописним - при визначенні законності документа це ролі не грає. Правда, в першому випадку електронний бланк треба роздрукувати для того, щоб всі працівники організації могли ознайомитися з ним під розпис.

Що стосується друку, то штампувати бланк треба тільки тоді, коли така вимога є з боку керівництва фірми.

Хто повинен підписати

Під наказом в першу чергу повинен розписатися керівник організації, пов'язане це з тим, що всі накази завжди пишуться від його імені. Також в ньому повинні «відзначитися» співробітники, щодо яких він виданий і ті, кого призначено відповідальними за його виконання.

Що брати за основу

Наказ обов'язково повинен на чомусь базуватися. службові та доповідні записки , Статті та пункти закону - це підстава, яке дається у вигляді посилання на дату і номер того чи іншого документа.

А ось в ролі обгрунтування, яке також повинне бути присутнім в бланку, виступають події, які стали приводом для його створення.

Правила реєстрації та зберігання наказу

Реєстрація та подальше зберігання наказу повинні бути регламентовані або локальними нормативними актами підприємства, або нормами, прописаними в законі.

Якщо говорити в загальних рисах, то відомості про наказ, після видання і ознайомлення з ним усіх зацікавлених співробітників, треба внести в спеціальний журнал обліку. Такий зазвичай знаходиться у співробітника, близького до директорату компанії. Журнал необхідний для того, щоб при термінової потреби можна було без проблем відшукати потрібне розпорядження.

Після реєстрації наказ слід підшити в окрему папку, де він повинен знаходитися період, зазначений у законодавстві або прописаний в обліковій політиці підприємства (але не менше трьох років), а після цього його можна відправити в архів або знищити (також за певним регламентом).

Зразок наказу про проведення ревізії в магазині

Якщо перед вами поставлено завдання по складанню наказу про проведення ревізії в магазині, який ви ніколи раніше не робили, прочитайте уважно наведені вище рекомендації та подивіться приклад - на його основі ви без проблем складете потрібний вам документ.

Спочатку все стандартно. вказуються:

• найменування організації;
• назва бланка, його номер, місце, дату випуску;
• документ, який послужив підставою для видання наказу (якщо він є), а також обгрунтування.

Після цього йде основна частина, куди вноситься:

• власне вказівку про проведення ревізії, її дата;
• дії, які повинні бути зроблені учасниками ревізійної комісії, їх цілі та завдання;
• склад комісії (посади, ПІБ працівників);
• відповідальні за виконання даного розпорядження співробітники.

В кінці наказ підписується всіма особами, які в нього внесені.