1. попередні кроки
2. реквізити
3. Що писати?
4. нюанси оформлення

Зміст:

1. попередні кроки
2. реквізити
3. Що писати?
4. нюанси оформлення

Зміна відповідальних осіб завжди супроводжується клопітно процедурами і паперовою тяганиною. На жаль, але це факт. Щоб не затягувати справу, потрібно один раз вивчити правила складання та оформлення потрібних актів. Якщо робити все строго по інструкції - не доведеться переробляти і втрачати час.

попередні кроки

Акт прийому-передачі при зміні відповідальної за архів - це важливий документ, і його не можна складати «на коліні». Обов'язковий етап перед тим, як справи будуть передані від колишнього завідувача до нового - створення спеціальної перевіряє комісії. Ця комісія повинна всебічно перевірити всі факти, які будуть вказані в самому акті. Створюється комісія на підставі спеціального наказу керівника. Цей же наказ, в свою чергу, служить підставою для складання акту прийому-передачі. Ось така схема.

У своєму наказі керівник сам визначає склад комісії. Потрібно призначити мінімум трьох осіб, які можуть дати об'єктивну оцінку перевіряється фактам (інакше кажучи, щось тямлять в діловодстві та архівних документах). Хоча б один з членів комісії повинен бути представником служби документаційного забезпечення - наприклад, секретарем. Відповідальний за архів членом комісії бути не може, оскільки це зацікавлена ​​особа.

Перевірка проводиться один раз і займає максимум один робочий день. Що саме перевіряється?

• наявність в архіві усіх документів, які там повинні бути (як оригіналів, так і копій);
• їх стан, ступінь збереження;
• відповідність фактичної кількості документів вказаним;
• наявність печаток і штампів архіву (якщо вони спочатку були передбачені);
• справність охоронної та протипожежної систем приміщення архіву.

Тільки після цього можна писати сам акт.

реквізити

У лівій верхній частині листа слід вказати назву фірми. Нижче з тієї ж сторони пишеться назва акта, його номер і дата складання. Специфічний реквізит акта прийому-передачі справ - гриф обмеження доступу до. Він проставляється в правому верхньому куті. У грифі затвердження потрібно вказати посаду стверджує особи (тобто керівника організації). Посада вказується коротко: «генеральний директор об'єднання», «начальник цеху» і т.п.

Це всі необхідні реквізити.

Що писати?

1. Спершу в тексті вказують, що акт складається на підставі наказу про створення комісії ( «на підставі наказу № від такого-то числа»).
2. Потім потрібно констатувати сам факт передачі справ. Повинно бути чітко і однозначно вказано, що в присутності всіх членів комісії колишній відповідальний передав справи, а новий прийняв їх.
3. Далі коротко згадується, що саме було передано (наприклад, «архівні документи за 2010-2015 рр. Та довідкові матеріали до них»).

Виглядає все це приблизно так: «Відповідно до наказу ТОВ« Артеміда »від 15.06.2015 № 176 Іванова І. І. передала, а Петрова А. А. прийняла в присутності комісії, утвореної на підставі даного наказу (у складі голови Сидорова В . В. і членів Скворцової С. С. і Плотниковой Е. Е.) документи архіву за 2010-2015 рр. і довідкові матеріали до них ».

Після цього потрібно скласти і заповнити таблицю. Таблиця складається з шести стовпців:

• порядковий номер рядка;
• назва та номер опису;
• кількість примірників опису;
• кількість прийнятих одиниць;
• кількість одиниць зберігання страхового фонду;
• примітки.

Нижче таблиці пишеться, що ще було передано додатково (зазвичай це справа фонду, книга і журнал обліку і друк). Потім прикладається опис приміщення архіву. Тут потрібно вказати площу приміщення і перелік всього, що в ньому є (стелажі, полиці, ремонтні інструменти і т. Д.). В самому кінці тексту слід поставити відмітку про те, що приміщення архіву і всі внутрішні системи (сигналізації, пожежної безпеки) знаходяться в задовільному стані і справно працюють.

Нарешті, ставляться підписи. Спочатку акт прийому-передачі підписується здають і приймають документи архіву (тобто колишнім і новим завідувачами), а потім - всіма членами комісії. При цьому першою поміщається підпис голови, а нижче розписуються члени комісії (в алфавітному порядку за прізвищами, але без зазначення посад).

нюанси оформлення

1. Іноді в акті прийому-передачі справ вказують відомості про кількість примірників цього документа і їх місцезнаходження. Це додатковий елемент, і включати його в акт необов'язково.
2. До акта можна прикладати документи, що підтверджують, що роз'яснюють або доповнюють викладені в ньому факти. Якщо є додатки, на них потрібно дати посилання після тексту. Це посилання оформляється як реквізит «Відмітка про наявність додатка» і розташовується відразу за пунктом із зазначенням даних про кількість складених примірників акта.
3. Якщо в тексті є назва програми, то в позначці вказується кількість його листів і примірників. Якщо в тексті назви програми немає, то ця назва вказується в позначці (як і кількість аркушів і примірників).
4. Якщо додатків кілька, то їх потрібно пронумерувати.
5. Трапляється, що в ході прийому-передачі справ виявляється факт їх недостачі. Як скласти акт прийому-передачі при зміні відповідальної за архів в такому випадку? Ніяк, цього не можна робити. Про недостачу слід негайно повідомити керівника компанії. Якщо документи знайдуться - акт можна буде оформити за стандартною процедурою. Якщо немає - доведеться залучити до відповідальності і покарати винних.

До речі, акт прийому-передачі складається не тільки при зміні «архівного управлінця», а й при зміні керівника організації. Алгоритм дій при цьому зберігається той же.