1. функції документа
2. Треба чи ні?
3. Рекомендації по складанню
4. Зразок гарантійного листа про оплату заборгованості
5. Як правильно скласти текст
6. Лист з графіком платежів
7. Юридична сила документа
8. Передача і можливі причини відмови

Фінансові відносини між фізичними або юридичними особами підкріплюються відповідними документами.

Головним є договір, в якому прописані права та обов'язки сторін. Якщо ж одна з них не може виконувати фінансові зобов'язання - пишеться гарантійний лист про оплату заборгованості.

функції документа

Цей документ необхідний для досудового врегулювання фінансових суперечок. Підставою для його формування служать певні статті ГК РФ - 619, 715, 723 і 480. Вибір залежить від конкретного випадку і виду грошових зобов'язань. Однак це практично не впливає на форму і частково позначається на змісті. В останньому випадку рекомендується вказати посилання на законодавчий документ, щоб збільшити шанси позитивної відповіді з іншого боку.

Гарантійний лист виконує наступні функції:

• повідомляє кредитора або постачальника послуг (товарів) про тимчасові фінансові ускладнення;
• служить підставою для перегляду графіка погашення заборгованості;
• входить в пакет документів для досудового врегулювання суперечок;
• підкріплює наміри однієї зі сторін договору погасити кредиторську заборгованість

Гарантійний лист може складатися від імені приватної особи або організації. При цьому не важливо, передбачена така можливість договором чи ні. Визначальним фактором є свобода волевиявлення боржника.

В процесі переговорів зміст документа може змінюватися, якщо початкові умови не влаштовують кредитора.

Попередні версії не втрачають юридичну силу і можуть бути використані в якості доказової бази під час судового розгляду.

Треба чи ні?

Цей документ може висловлювати наміри однієї зі сторін договору незалежно від виду товарно-грошових відносин. Гарантійний лист складається в двох випадках. Перший - кредитується ще не прострочив виплати, але фінансова ситуація не дозволить виконати зобов'язання в майбутньому. Другий випадок - заборгованість вже сформована, графік її погашення відрізняється від зазначеного в договорі.

Наступні фактори є підставою для написання гарантійного листа:

• всі види кредитів: споживчі, цільові, грошові;
• борги по ЖКГ ;
• прострочення по оплаті товарів або послуг.

Дата складання документа не повинна бути раніше підписання договору між сторонами. У листі обов'язково вказуються посилання на пункти угоди. Також не можна пред'являти новий графік погашення, якщо сума боргу або способи його розрахунку є спірними. Для вирішення цієї проблеми передбачено інший тип листів - претензійні. Вони відрізняються вмістом і юридичну чинність.

Рекомендації по складанню

В рамках чинного законодавства відсутні суворі правила заповнення гарантійного листа. Але крім них існують негласні рекомендації з документообігу. Якщо складати документ згідно з цими правилами - буде відсутня неоднозначність формулювань, не виникне неясностей при прочитанні змісту.

Загальні рекомендації по формуванню змісту:

• Необхідно обґрунтувати причину відстрочки платежу, і як наслідок - формування заборгованості. Якщо це сторонні обставини - додаються підтвердні документи.
• Точно розписати пропонований графік погашення заборгованості, врахувати різницю з початковим планом, зазначеним в договорі.
• Вказувати пункти договору, які порушуються в результаті прострочення.
• Рекомендується використовувати посилання на нормативні документи, якщо зміст договору потрапляє під їх дію.
• Виклад думки короткий, з використанням ділових оборотів і формулювань. Не допускаються жаргонізми і подібні до них словосполучення.

При дотриманні цих рекомендацій зміст гарантійного листа буде відповідати чинним нормам ділової переписки.

Зразок гарантійного листа про оплату заборгованості

Для конкретики необхідно ознайомитися зі зразком документа. Його зміст буде змінюватися для кожного конкретного випадку. В рамках одного договору можуть складатися кілька гарантійних листів про оплату заборгованості, з різницею в формулюваннях в залежності від обставин і чинників.

Типовий зразок повинен містити наступні розділи:

• Адресат. У ній вказується повне найменування кредитора, його адреса. Для організації потрібно конкретизувати керівника, до якого направляється лист - ПІБ та посада.
• Укладач. Це може бути тільки приватна або юридична особа, з яким укладено договір. Треті сторони не мають права складати подібні документи.
• Основний зміст. Тут слід вказати, що кредитується зобов'язується погасити сформовану заборгованість в рамках чинного договору. Вказується точна сума. Додатково можна розписати точний графік оплат.
• Штрафні санкції. Пункт не обов'язковий, але рекомендований. У ньому розписується розмір нараховується пені до загальної суми, якщо заявник не виконуватиме взятих на себе зобов'язань.
• Підпис відповідальної особи, його ПІБ і дата формування заяви.

Завантажити: Зразок гарантійного листа

Після перевірки змісту документ направляється кредитору. Важливо, щоб з ним ознайомився відповідальний керівник або працівник, який має належний рівень повноважень. Найчастіше - це головний бухгалтер організації.

Як правильно скласти текст

Нерідко проблема у відхиленні гарантійного листа полягає в неправильних або неоднозначних формулюваннях. Тому найчастіше для його складання вдаються до послуг професійних юристів або найманих бухгалтерів. Це актуально, якщо умови договору про оплату були порушені в перший раз. Для постійних партнерів лист носить лише гарантійний характер - допускається короткий зміст.

Для складання заяви текст повинен містити одне з наступних виразів і словосполучень:

• Гарантуємо повну і своєчасну оплату. Застосовується для підтвердження зобов'язань і дати (графіка) погашення заборгованості.
• У зв'язку з несприятливою економічною обстановкою (обставинами). Конкретизуються причини відстрочки платежів.
• У зв'язку з настанням особливих обставин. Вказується на форс-мажор. В цьому випадку подробиці годі й розшифровувати. Але все залежить від ступеня довіри між партнерами.

Обставини затримки повинні бути пояснені максимально просто, але і в той же час розгорнуто. У кредитора не повинно бути сумнівів з приводу дотримання прийнятих раніше домовленостей. Якщо до заяви додаються додаткові документи - в змісті потрібно посилатися на них. Це можуть бути виписки з рахунків компанії, інформація про настання форс-мажорних обставин.

Лист з графіком платежів

Якщо сума боргу велика або умови дії угоди мають на увазі оплату в кілька етапів - складається графік виплат. Він додається до гарантійним листом і є підставою намірів кредитуемого погасити заборгованість. При формуванні заяви з графіком платежів слід ретельно проаналізувати можливість внесення необхідних сум у зазначені дати.

зразок: Гарантійний лист з графіком платежів

Під час складання графіка необхідно враховувати наступні фактори:

• Графік - це окремий додаток. На нього повинна бути посилання в основному тексті документа.
• Вказується дата формування і відправлення платежу. Вона може відрізнятися від часу надходження грошових коштів на розрахунковий рахунок кредитора. Різниця - від 3-х годин до декількох днів.
• Врахувати обов'язкове дотримання погашення. Необхідну суму потрібно підготувати заздалегідь, щоб не сформувалася нова прострочення.
• У призначенні платежу прописується номер договору і фраза «За гарантійним листом». Оплата пені може здійснюватися окремо або враховуватися в загальній сумі. Це також слід вказати в призначенні платежу.

Додатково можна прописати банківські реквізити р / с, з якого будуть надходити кошти. Важливо, щоб кредитор своєчасно побачив оплату, час надходження якої відповідає раніше отриманій гарантійним листом і графіку.

Юридична сила документа

Цей вид документа не має будь-якої певної юридичної сили. У чинному Цивільному кодексі відсутні статті з описом гарантійного листа, вимоги щодо його складання і докладні рекомендації і дії. Але це не означає, що заява марно - при правильному складанні воно може стати підставою для відстрочення платежу.

Гарантійний лист про оплату заборгованості має такі переваги:

• Підтверджує визнання суми боргу. Цим відправник не відмовляється від прийнятих в договорі зобов'язань, а лише хоче змінити їх для вирішення тимчасових фінансових труднощів.
• Може запобігти початку судового розгляду про стягнення боргу. Практика досудового врегулювання при дотриманні законів показує, що такий спосіб вирішення конфліктних ситуацій вигідний всім сторонам.
• Для кредитора гарантійний лист може стати одним з доказів невиконання умов, якщо справа дійде до суду.

Фактичне дію документа починається не з моменту його надання іншим боком, а офіційною згодою з умовами відстрочки. Для цього рекомендується внести корективи в підписану раніше угоду або зробити додаток до нього. При цьому оригінал залишається у кредитора, а копія з відміткою про отримання - у боржника. Подібний захід потрібна для однакової інформації в пакеті документів у обох сторін.

Передача і можливі причини відмови

Як такої чіткої процедури передачі заяви іншій стороні немає. Зазвичай гарантійні листи вручаються адміністратору організації або повноважному представнику. Але це може спричинити за собою відсутність інформації у керівника про отримання документа.

Виходячи з досвіду передачі таких заяв, рекомендується виконати такі дії:

• документ віддається керівнику або головному бухгалтеру;
• потрібно зробити копію гарантійного листа, на якій ставиться дата отримання кредитором, мокра печатка, ПІБ та підпис прийняв;
• якщо передача здійснюється через секретаря - керівник (головний бухгалтер) інформується в телефонній розмові або по електронній пошті;
• бажано продублювати листа факсом і e-mail.

Підтвердження про отримання та погодження з умовами заяви - резолюція кредитора на документі. У рідкісних випадках формується у відповідь лист.

Відмовою для подібних заяв може служити тільки незгоду з сумою боргу або графіком його погашення. Але це потрібно обговорити заздалегідь, щоб уникнути непотрібного документообігу. Під час ведення переговорів досягаються загальні угоди, які потім прописуються в гарантійному листі.