1. хаос
2. День перший. Реєструємо Бітрікс24, продаємо ідею відповідальним.
3. День другий. Загальна запрошення і залучення. Лайки і завдання.
4. День третій. Правила та обмеження. Відокремлюємо козлів від ягнят.
5. День четвертий. Групи, CRM і бізнес-процеси
6. День п'ятий. Контроль.
7. День шостий. Наказ по бухгалтерії, табелі і зарплати
8. День сьомий. "Виконроба метод", свобода і ініціатива
9. Висновок

Наведення порядку в організації - творче завдання. Потрібно зробити зусилля над собою і над колегами, провести якісні зміни. Це під силу тільки вольовому і мудрому керівникові.

У статті розказано, як це зробити за допомогою Бітрікс24. радимо прочитати Маніфест впровадження Бітрікс24 , Де коротко викладено основні принципи роботи

Для досвідчених адміністраторів і IT-співробітників великих компаній рекомендуємо вивчити дуже якісний (хоча об'ємний і складний) навчальний курс з впровадження порталу від 1С-Бітрікс .

Ця стаття описує послідовність кроків впровадження Бітрікс24 за 7 шагов- "днів". Кожен крок - не 24 години, а більш протяжний період часу, зазвичай 1-2 робочі тижні.

Будемо говорити про маленьку або середньої компанії без досвіду серйозної автоматизації процесів.

Ключова теза: впровадження Бітрікс24 засноване на конструктивному настрої і працьовитість співробітників.
Робота з людьми - це про любов, а не про насильство.

хаос

Якщо в організації немає усталених процесів або інформаційної системи (на кшталт Бітрікс24), в ній панує неорганізованість і хаос. Справи робляться, але як - неясно, без системи і загальних правил.

Коли процеси стають досить складні, здорового глузду і стихійно сформованих правил недостатньо, щоб все працювало добре.

У цей момент керівнику болісно не вистачає глибини розуміння, фактів, зворотного зв'язку.
Він точно знає що люди можуть працювати краще, але не знає як саме цього досягти.

Потрібна система роботи, усталені традиції ефективного витрачання часу. Така система народжується поступово, з обов'язковою участю найбільш тямущих і ініціативних співробітників.

Щоб почати, потрібно прозорість роботи і зниження втрат на комунікації. Потрібен світло, який осяє відбувається і зробить світлими голови.

Таким світлом стає інформаційна система для колективної роботи Бітрікс24, яка дозволяє зробити процеси прозорими, недоліки - очевидними.

Після базового впровадження в Бітрікс24 можна налаштувати бізнес-процеси і створити власні розширення для автоматизації саме вашої роботи.

День перший. Реєструємо Бітрікс24, продаємо ідею відповідальним.

На першому етапі потрібно зареєструвати хмарний портал Бітрікс24 , Запросити співробітників, створити структуру і робочі групи по відділах.

Якщо хтось захоче покритикувати впровадження системи і знайти недоліки - йому це буде зробити досить легко. Правильний шлях - зробити так, щоб всі були задоволені. Принаймні спочатку.

Щоб співробітники прийняли систему і почали в ній працювати, потрібно заручитися підтримкою керівників, неформальних лідерів думок, тлумачних і ініціативних колег.

Як це зробити? Потрібно скласти список тих, з ким ви хочете поговорити заздалегідь. Вибрати 1-2 проблеми, актуальні для кожного обраного, і показати йому як вони будуть вирішуватися з Бітрікс24.

Використовуйте презентації, статті, пробну версію системи. Перевіряйте самі і переконуйте колег. Впроваджувати Бітрікс24 "наказом зверху" не можна. Потрібно "запалити". Воля вам ще потрібно.

Рядовим співробітникам як "розв'язуваних проблем" потрібно продемонструвати: забудькуватість колег, непередбачуваність доступності загальних ресурсів, дні народження, відпустки, меню на обід і т.п.

Для керівників переваги інші: внутрішній чат, щоденні звіти, контроль робочого часу, CRM як загальна база клієнтів, і, звичайно, проектні завдання з діаграмою Ганта.

У складних випадках (різнорідний колектив, опір, багато бюрократії і рівнів управління) можна з найбільш лояльних людей сформувати "пробну групу", на якій обкатати портал.

В результаті першого етапу повинен бути зареєстрований хмарний портал, "лідери думок" повинні знати про плани на впровадження і бути налаштовані позитивно, ви - добре уявляти собі майбутнє.

День другий. Загальна запрошення і залучення. Лайки і завдання.

Другим етапом потрібно запросити всіх в портал, розповісти про його можливості і запропонувати спробувати. Покажіть зручність, розкажіть про підвищення прозорості, доступі "звідки завгодно".

Спочатку потрібен позитив. Бітрікс24 - проста, доброзичлива, швидка, зручна система. Переконайте в цьому людей. Найкраще провести загальні збори колективу і звернутися з відозвою.

Користуйтеся мовними заготовками: "все буде записано", "нічого не загубиться", "потім в два кліка знайдемо", "телефони і емейли в базі", "вся історія по клієнту", "всі файли доступні по мережі".

Ефективний спосіб "через позитив" розповісти про порталі - затіяти обговорення корпоративу, ремонту в офісі, подарунка головбухові і тому подібного. Опитування і фотогалерея - допоможуть.

Будь-яка організація працює краще, якщо доповнити її системою відстеження зворотного зв'язку і осмислення. Ставте лайки". Реагуйте на події. Підтримуйте ініціативних колег.

Але не варто довше декількох днів дозволяти Бітрікс24 бути просто "загальним чатом" для компанії. Якщо захопитися, вам доведеться боротися з балаканиною, небажаними розмовами, надлишком гумору.

Переходьте до роботи. Почніть свої невеликі доручення формулювати Завданнями. Показуйте приклад хорошого стилю: зрозумілу назву, зазначений термін, подробиці, відповідальний і помічники.

Викличте "ланцюгову реакцію", коли все всім починають ставити завдання. Для цього проводите лінію "все що має бути зроблено - через завдання". Хваліть за хороші формулювання і швидке закриття.

В результаті другого етапу співробітники повинні застосовувати чати і Живу Стрічку в Бітрікс24 для робочого листування, ставити і відстежувати завдання для робітників доручень.

День третій. Правила та обмеження. Відокремлюємо козлів від ягнят.

Співробітники бувають лояльні і мотивовані, які думають про користь організації. Такі ангели у плоті. "Агнці". А бувають протестно налаштовані, схильні до страйків, егоїстичні. "Козлів".

Мудрість і воля керівника цілком може мотивувати і перевиховати колег. Тоді Бітрікс24 принесе найбільшу користь. Ця система може підсумовувати і направити енергію колективу.

Але якщо "козлів" багато, то керівники запитують: чи не завдасть прозорість шкоди відносинам і авторитету керівництва? А раптом будуть незручні питання? Чи не підніметься внутрішня опозиція?

Це правильні питання. Їх можна і потрібно вирішити. Справа в тому, що портал не створює нової реальності, він підвищує швидкість і прозорість того, що ВЖЕ відбувається.

Всі думки, обговорення, навіть обурення, які зараз відбуваються в курилках і за кутами, можуть початися в порталі. Це вам на руку. Працювати з негативом простіше, якщо його видно.

Якщо впровадження порталу прискорить наведення порядку і усунення козлів несамовитих співробітників - значить все йде як треба, організація стала здоровішою, а ефективність вище.

Щоб уникнути повторення Хаосу на вищому рівні, вам потрібно ввести і зажадати дотримуватися правил роботи в порталі. Хороші правила - короткі, логічні і справедливі.

Рекомендується відразу після запуску Завдань вводити практику регулярних робочих звітів співробітника перед його керівником. Звіт повинен містити вичавку фактів, результатів і важливих емоцій.

Користь звітів не стільки в жорсткому контролі співробітників, скільки у формуванні звички щодня згадувати що зроблено. Деяких так можна навчити аналізувати і робити висновки.

Типовий набір правил:

• Загальні правила роботи в Бітрікс24 (що повинен читати і на що відповідати кожен)

• Сфери відповідальності (суворі вказівки, кому що адресувати)

• Як ставити завдання і що робити якщо вам поставили завдання

• Щоденний звіт. Склад, вимоги. Правила спілкування з керівником через звіт.

Якщо ви "поділіться" цією статтею в соціальних мережах, ми надішлемо вам приклад пакета правил роботи в Бітрікс24. Подробиці в кінці тексту.

На етапі введення правил вам належить бути вимогливим керівником. Кулак і добре слово здатні на більше, ніж просто добре слово. Але пам'ятайте: грубою силою Бітрікс24 впровадити не можна.

При наведенні порядку дійте вдумливо, але рішуче. Як тільки ви зрозуміли, що треба робити - робіть. Ви самий компетентний, розумний і прогресивна людина в компанії. Вам і карти в руки.

Третій етап повинен закінчитися наведенням ладу в чатах, загальним застосуванням завдань і щоденними звітами. Керівники повинні бути найактивнішими користувачами порталу.

День четвертий. Групи, CRM і бізнес-процеси

Жива стрічка, завдання і чати підходять для комунікації в 80% випадків. Але в інших 20% вони будуть незручні. "Написав в чат, поставив завдання" - не панацея. Буде бардак, особливо при зростанні обсягу.

Потрібно вирішувати це питання. Важливо, що "не лізуть" ті самі 20% роботи, які приносять 80% грошей організації - продажу, проектна робота, складні процеси.

Базова функціональність Бітрікс24 дозволяє навести базовий порядок. Всі ходять на роботу, все слухаються, все звітують. Це як мити руки. Ефективність роботи починається потім.

Домогтися справжньої ефективності можна поєднанням активної роботи (в порталі та в реальності) більшості співробітників і широким впровадженням просунутих інструментів Бітрікс24.

Впровадження груп, CRM і бізнес-процесів потрібно вести за процедурою "тік-так". Спочатку "тик" - позитив і залучення, потім "так" - регламент і контроль.

Групи потрібні в двох випадках. Перший - створення умов для роботи частини колективу над проектом. До групи запрошуються потрібні люди, ставляться завдання, вантажаться документи. Зайвих немає.

Другий випадок, коли потрібні групи - для організації спілкування відділів, систематизації його процесів. Право створення груп потрібно дати тільки керівникам проектів або відділів.

Коли на кожен проект і відділ буде створена група, невдовзі ви відчуєте зростання безладу. Значить пора вводити вимоги до ведення груп в Бітрікс24. Що, куди, як, навіщо.

Впровадження груп завершено, якщо все бачать тільки ті файли, повідомлення і завдання, які їм потрібні, а адміністрування груп і людей не забирає надто багато часу.

CRM в руках досвідченого керівника - могутній засіб поліпшення клієнтського сервісу. Але починати потрібно з малого. Перший крок - записувати всіх клієнтів і знати стан переговорів щодо кожного.

Застосовуйте автоматизацію: створення лідів з листів і форм на сайті, угод і клієнтів з замовлень інтернет-магазину, спливаючі картки. CRM повинна повернути час компанії, а не красти його.

Впровадження CRM йде поетапно. Поки організація живе і змінюється, буде змінюватися стиль вашої роботи в CRM. Талант керівника - утримувати баланс між гнучкістю і впорядкованістю

Управління Бізнес-процесами схоже на створення парку. Це перетворення ділянки лісу з буйною рослинністю в місце, де приємно і безпечно. Є два підходи до створення парку.

Англійський парк розмічається архітектором на папері, потім заважає рослинність вирубується, прокладаються довгі прямі доріжки. Парк готовий, гарний, нудний. Тільки дерева шкода.

Французький парк створюється в два етапи. Спочатку наводять лад: прибирають сухі гілки, ставлять клумби. Потім люди торують стежки, як їм зручно. Залишається поставити лавки і покажчики.

Бізнес-процеси потрібно впроваджувати по-французьки. Спочатку зручне середовище, потім фіксація ефективних методик. Сокира не заборонений, але це не єдиний інструмент садівника.

Всі введені вами раніше правила (за завданнями, CRM, руху документів) потрібно постаратися "загорнути" в бізнес-процеси. Це не просто і не дешево, не самоціль, але стратегічно вірно.

Четвертий крок впровадження завершується переносом всіх невпорядкованих дій в правильні інструменти Бітрікс24. Співробітники "без папірця" знають правила, порядок наведений "на тверду 4".

День п'ятий. Контроль.

"Люди не роблять те, що ви очікуєте. Вони роблять те, що ви перевіряєте. "Ці слова керівника компанії IBM потрібно використовувати як керівництво по контролю.

Будь-яка робота часом рутинна і втомлює. Навіть лояльні і мотивовані співробітники іноді йдуть "по шляху найменшого опору". Самодисципліна "робити як треба" є у одиниць.

Це означає, що навіть після завершення базового впровадження вам доведеться присвячувати деякий час контролю правил і роз'яснювальній роботі.

Важлива особливість в тому, що в Бітрікс24 немає ніяких засобів автоматизованого контролю і "напрямки" співробітника по правильному шляху. Бітрік24 про можливості, а не про обмеження.

Більш того, в кожен момент людина може зробити не одне дію, а десяток. Це дає гнучкість, простір для творчості, можливість думати і приймати рішення.

Якщо у вас в компанії переважно "АНГЦ", це дасть підвищення ефективності. Якщо багато "козлів", яким треба закрити всі по-максимуму, Бітрікс24 підходить для цього погано.

Як контролювати? Контроль повинен займати не більше 5% часу контрольованого процесу. Наприклад, робочий звіт за день неправильно читати і коментувати більше 25 хвилин.

Рекомендується контроль методом "дотиків". Це означає, що ви контролюєте роботу, не занурюючись в неї, а перевіряючи факт готовності і задаючи точкові питання. Потрібно - поринете.

Бітрікс24 має ряд зручних засобів такого "швидкого контролю". Це: панель з робочими звітами і часом, "лічильники за завданнями", лічильники в CRM.

Будувати систему потрібно так, щоб у керівника була оперативна інформація у вигляді "все добре" і можливість швидко заглибитися і навести порядок якщо є сигнал про проблему.

Контроль налагоджений, якщо кожен робить те, за що відповідає і відчуває "контролюючі дотику". Постійний змістовний контроль "із зануренням" - виняток.

День шостий. Наказ по бухгалтерії, табелі і зарплати

В організації часто два центри сили. Один - творчий і ініціативний керівник, буйний "палій". Другий - нудний виконавчий "зам", фінансист, бухгалтер, "бюрократ".

Якщо немає першого центру влади, організація не буде рости і розвиватися, якщо немає другого - не зможе стійко функціонувати. Розгорнуто ці думки представлені в роботах Іцхака Адізеса.

Ймовірно, читач цієї статті - ініціатор впровадження. Але потрібно спертися на бюрократію. Коли все запрацює, потрібно зафіксувати порядок на "законодавчому рівні".

Потрібно зростити бюрократію у вашій компанії з бюрократією Бітрікс24. Це піде на користь обом системам.

Особливо варто сказати про KPI співробітників і відділів. Система оцінки результатів за цільовими показниками і мотивація відповідно до них - модна і правильна управлінська технологія.

Суть технології і тактику її впровадження ви можете дізнатися, наприклад, з робіт Олександра Литягина (система GOAL, MBO, управління по цілям) або у адептів системи збалансованих показників.

Нам залишається відповісти як застосовувати цю систему за допомогою Бітрікс24. Готового інструментарію немає, доведеться задіяти кілька суміжних розділів.

Показник відпрацьованого часу може вважатися через завдання або облік робочого часу, "робочі звіти" добре підходять для обліку "частки зарахованих днів".

Числові показники "з продажу", дзвінкам, рахунками легко відслідковуються в напівавтоматичному режимі через CRM і її звіти.

"Довгі" смислові завдання "на квартал" або "на рік" потрібно ставити як завдання, вимагати регулярного звіту і оцінювати комплексно, суб'єктивно.

Відсутність спеціального розділу розрахунку KPI може створити відчуття нестачі системи. Дійсно, було б зручно якби такий розділ був.

Однак з досвіду впроваджень вимоги організацій до системи KPI і "звітам для керівництва" настільки різняться, що ніяке "універсальне рішення" в чистому вигляді не буде працювати.

Якщо ви активно використовуєте формули, числові зважені показники, "поверх" Бітрікс24 потрібно налаштувати розрахунок KPI і зарплат в google docs-таблицях. У ИнтерВолга зроблено саме так.

Якщо більшість KPI не спирається на те що ВЖЕ вважається в Б24 - не потрібно тягнути ці розрахунки в систему. Впровадження Бітрікс24 не скасовує інших ІТ-систем, але дозволяє їх консолідувати.

Табелі обліку робочого часу, KPI, графік відпусток, твердження вихідних оплат, затвердження договорів, зберігання загальних файлів, нарахування зарплати повинні працювати на базі Бітрікс24.

Як це зробити - розказано вище. Нічого нового тут немає. Але фіксація "наказом" і задіяння "важкої артилерії" показує що шляху назад немає, система налаштована і вже працює.

День сьомий. "Виконроба метод", свобода і ініціатива

Людина став наймогутнішим твариною саме завдяки нервовій системі, мізкам. Це ж властивість - тонко відчувати і правильно реагувати - потрібно прокачувати і в компаніях.

Компаніями керують люди. Ніякої робот не замінить керівника, і прагнути до цього не потрібно. По крайней мере, якщо ваш продукт - творча активність людей, а не болти М16.

Бітрікс24 - довгі руки, тонкий слух, пильні очі керівника. Це периферична нервова система організації. Правильно, якщо її розвиток не приведе до відмови головного мозку.

У Якийсь момент все опис у вас буде працювати. Ві живити себе: що далі? Ну по-Перш, я вас вітаю. Революцію ви Зроби. Ви переставили компанію на найсучасніші рейки.

Ці сучасні рейки - НЕ Бітрікс24. Це ваші співробітники, їх включеність і захопленість. Саме сукупна енергія людей- "АНГЦ" призведе до мети. "Козлів" не зможуть перешкодити.

В останній, сьомий день створення світу в організації хочеться дати вам кілька порад.

Про програмістів. Управляти технарями можуть тільки подібні до них. Тільки програміст - переросток, дозрів до розуміння інтересів бізнесу, може управляти цими людьми.

Не вводьте для програмістів KPI у вигляді "число рядків коду" або "частка помилок в модулі". Тільки "прорабський метод" у вигляді занурення і рубка в мозок (це прийнято називати "мікроменеджментом").

Рекомендую для поглиблення в питання матеріали школи Стратоплан і кілька статей Ігоря Ашманова. Потім виберіть програміста-переростка і поговоріть з ним про цілі бізнесу.

Про бухгалтерію. KPI бухгалтера - спокійний сон директора і відсутність штрафів, мінімізація оподаткування. Неважливо як ви це формалізуете, бухгалтер повинен це розуміти.

Як правило, бухгалтерія теж не потребує автоматизації управління, "виконроб-головбух" здатний вирішити ВСЕ проблеми управління цим доброякісним новоутворенням.

Про всіх інших. Не плутайте рівні свідомості. Якщо людина не розуміє, що завдання директора ігнорувати не можна, йому не KPI з логарифмами вводити треба. Його треба пороти.

Висновок

Перш будь формалізації і автоматизації повинна бути людина, його бажання і думки, його власні мотиви і ваш з ним діалог. Працюйте з колективом особисто і постійно.

ИнтерВолга займається впровадженням порталів Бітрікс24 у всіх аспектах: методика, навчання, бізнес-процеси, програмні доопрацювання.
Звертайтеся , Допоможемо не тільки розмовами.

Оцініть статтю: