1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Особливості листи-нагадування
3. Традиційно лист нагадування містить дві частини:
4. Повторне лист-нагадування
5. Приклад листа нагадування
6. Лист-нагадування: зразок
7. Зразок № 2. Лист-нагадування про умови акції
8. Зразок № 3. Лист-нагадування про перерахування оплати за договором

За жанром і стилем листи-нагадування є інформаційними повідомленнями. Основна мета цих послань - нагадати одержувачу про зобов'язання, які йому належить виконати. Поради, як правильно скласти лист-нагадування, зразки готових листів і типові фрази-кліше для них ви знайдете в матеріалах даної статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Незважаючи на широке поширення електронної ділової комунікації, поряд з нею продовжує існувати паперова форма взаємодії між організаціями, партнерами та клієнтами.

Рахунки, оголошення, запрошення, поздоровлення , Рекламні буклети - розсилається паперова кореспонденція може мати різний зміст. До неї ж належать і листи-нагадування.

За жанром і стилем листи-нагадування є інформаційними повідомленнями. Основна мета цих послань - нагадати одержувачу про зобов'язання, які йому належить виконати. Причин написання даних повідомлень може бути кілька:

Однією зі сторін не дотримуються умови колишніх домовленостей і порушуються норми законодавства. Спілкування по телефону або особисте спілкування ігнорується. У зв'язку з цим неможливо обговорити становище і знайти розумний компроміс.

Наближення терміну оплати або поставки товару. Нагадування відправляється, якщо у однієї зі сторін виникає побоювання, що інша сторона може зірвати терміни або зовсім не виконати умов договору.

Нагадування може мати форму попередження і повідомляти про заходи, які спричинить за собою невиконання однією зі сторін взятих зобов'язань;

Бувають ситуації, коли комунікація між партнерами будується виключно на основі письмового взаємодії без телефонних і особистих контактів. У таких ситуаціях листи-нагадування - невід'ємна частина письмового спілкування.

Особливості листи-нагадування

Часто в листах-нагадувань міститися додаткові відомості, які раніше адресату не повідомлялися. Наприклад, посилання на документ, в якому міститься інформація про права та обов'язки сторін.

Зверніть увагу, що навіть якщо нагадування містить попередження, це не повинно виглядати як загроза. Припустимо згадка про можливість застосування санкцій, але не більше того.

В цілому, стиль викладу даного виду послання повинен бути нейтральним, не містити емоційно-забарвленої лексики, образ і погроз. Дотримуйтеся офіційно-ділового стилю, такого ж, як і при складанні інших листів.

Повідомлення цього жанру оформляються стандартним чином - друкуються на аркуші формату А4 або фірмовому бланку компанії. Крім самого тексту, в листі обов'язково повинна бути вказана дата, реєстраційний номер, реквізити обох сторін.

Читайте також:

Довідка

Традиційно лист нагадування містить дві частини:

У першій частині дається виклад причин, за якими одна і сторін змушена звернутися до іншої. Стандартні фрази-кліше, які ви можете використовувати, наведені нижче:

• Вважаємо за необхідне Вас повідомити;
• З огляду на невідповідність Ваших дій раніше прийнятим домовленостям;
• Звертаємо Вашу увагу;
• Через затримки оплати;
• Цей лист має на меті;
• Змушені Вас попередити;
• Нагадуємо про терміни.

Тут же наводиться інформація про розмір заборгованості, нагадується термін оплати або поставки товару, виконання послуг, зобов'язань і т.д.

Друга частина містить виклад вимог автора послання і нагадування про зобов'язання одержувача. Тут же можна повідомити про можливість застосування санкцій. Стандартні фрази-кліше, які ви можете використовувати у другій частині, наведені нижче:

• Наполягаємо на отриманні;
• Вимагаємо негайно вжити заходів до (вказується дата);
• Настійно просимо виконати взяті на себе зобов'язання;
• На закінчення висловлюємо надію на ...
• На закінчення хочемо нагадати Вам про ...

Повторне лист-нагадування

Стандартний розвиток подій передбачає, що реакцією на повідомлення з нагадуванням повинен стати офіційну відповідь.

Однак іноді буває так, що відправник не одержує ніякої відповіді на свій запит і дій по вирішенню конфліктної ситуації з боку відповідача не слід. У такій ситуації виникає необхідність у повторній відправці повідомлення. Це послання повинно містити посилання на документ, надісланий раніше, а також посилання на первинний договір між сторонами. Сюди знову варто включити побажання або вимоги до сторони, а також згадати можливі санкції.

Якщо реакції з боку відповідача не буде і на цей раз, то виникне необхідність в складанні третього послання. Воно вже будемо мати жанр попередження про намір автора послання дати хід запровадження згаданих раніше санкцій.

Приклад листа нагадування

Спочатку повинен бути вказаний відправник: офіційна назва організації, юридична адреса, телефон. Нижче вписується одержувач: тут вже крім офіційного найменування організації необхідно вказати конкретну особу, до якого здійснюється звернення, його посаду, ініціали та прізвище.

Далі потрібно поставити дату, коли документ був складений, вказати реєстраційний номер документа.

Найменування документа визначається його смисловим змістом.

Наприклад, "Про виконання умов договору".

Описова частина. Коротко нагадаємо викладене раннє: спочатку викладається причина написання послання. Далі йде посилання на договір, його дата, номер і пункт, який був порушений. Розмір грошових коштів вказується в цифрах і прописом. Далі викладаються вимоги, нагадування зобов'язань відповідача, в разі необхідності - згадується можливість застосування санкцій.

Підпис, ініціали та прізвище, вказівку посади особи, яка підписує документ.

Лист-нагадування: зразок

Зразок № 1. Лист-нагадування про виконання умов договору

Зразок № 2. Лист-нагадування про умови акції

Зразок № 3. Лист-нагадування про перерахування оплати за договором