1. Документообіг в організації
2. Електронний документооберт. Актуальні питання
3. Рекомендації експерта: організація документування та документообіг
4. Покрокова інструкція. тимчасове переведення

Раціональна організація документообігу в Казахстані допомагає оперативному проходженню документації через апарат управління і рівномірної робочої завантаженні підрозділів.

Читайте також цю статтю на казахською мовою.

Кожна організація має свій порядок проходження документів всередині неї, який часто (особливо в великих установах) закріплений службою документаційного забезпечення управління (далі - служба ДОУ) в технологічних схемах, де вказані всі етапи і пункти проходження документної інформації, терміни обробки і виконання документів.

Під документообігом в Казахстані розуміється рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання і здачі в архів або відправки адресату. Іншими словами, це передача документа з одного підрозділу або від одного співробітника до іншого.

УВАГА Порядок руху документів (їх шлях) зумовлений прийнятим в даній організації управлінським процесом.

ПРИКЛАД

• Шлях руху документа може бути багатоступеневим зверху вниз, якщо в організації прийнято, щоб всі отримані документи спочатку доповідалися керівнику і тільки він призначав виконавця.
• Якщо ж в організації прийнято поділ функцій між структурними підрозділами і співробітниками, то велика частина документів піде відразу ж у відділ до виконавців, тобто шлях буде значно коротшим.

Це також стосується і руху документа при узгодженні і підписанні: в залежності від прийнятого в установі порядку розподілу обов'язків і делегування співробітникам повноважень шлях документа буде носити різний характер.

Можна зробити висновок, що документообіг знаходиться в залежності від системи управління організацією і вторинний по відношенню до неї.

Порядок проходження документів та операції з ними в нашій державі регламентуються різними офіційними документами, в числі яких:

1. Закон Республіки Казахстан від 22 грудня 1998 року № 326-I «Про Національний архівний фонд та архівах» (зі змінами та доповненнями станом на 28.12.2018);
2. Закон Республіки Казахстан від 7 січня 2003 року № 370-II «Про електронний документ і електронний цифровий підпис» (зі змінами та доповненнями станом на 16.05.2018);
3. Постанова Уряду Республіки Казахстан від 31 жовтня 2018 року № 703 «Про затвердження Правил документування, управління документацією та використання систем електронного документообігу в державних і недержавних організаціях» ;

4. Наказ і. о. Міністра культури і спорту Республіки Казахстан від 29 вересня 2017 року № 263 «Про затвердження Переліку типових документів, що утворюються в діяльності державних і недержавних організацій, із зазначенням терміну зберігання» (зі змінами станом на 07.12.2018)

УВАГА На основі перерахованих документів в кожній організації розробляються внутрішні регламенти та інструкції, які затверджуються керівником і є нормативними документами з діловодства в організації.

В порядку руху документів можна виділити кілька етапів документообігу:

· Прийом і первинна обробка (або експедиційна обробка) надходять в організацію документів;

· Попередній розгляд документів службою ДОУ;

· Реєстрація документів;

· Забезпечення руху документів всередині організації (інформаційно-довідкова робота, доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження стадій узгодження і підписання проектів документів);

· Обробка (експедиційна) виконаних і відправляються документів.

Для вдосконалення роботи управлінського апарату важливо провести аналіз документообігу. При цьому в якості об'єкта дослідження можна розглядати окремий документ, документопоток, документаційного технологічний процес.

Документообіг в організації

Основоположним об'єктом дослідження і вдосконалення можна назвати документообіг в організації.

Словничок Документообіг - це потік документів, що циркулюють між пунктами обробки та створення інформації (керівниками структурних підрозділів організації, фахівцями) і пунктами технічної обробки документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією (копіювально-розмножувальної службою) і ін.).

Документообіг характеризується наступними основними параметрами:

• вмістом або функціональної приналежністю;
• структурою;
• режимом або циклічністю;
• напрямком;
• об'ємом.

Зміст документообігу характеризується складом документів, що входять в нього, і складом інформації, закріпленої в цих документах.

Структура документообігу визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікаційного поділу.

Режим або циклічність документообігу визначається періодичністю руху документів через пункти обробки, яка пов'язана з циклічністю планування і підведення підсумків роботи, сезонним зміною ділової, політичної та управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.

Напрямок документообігу залежить від змісту конкретного технологічного ланки обробки документів:

• реєстровані і незареєстровані документи;
• документи, за якими здійснюється / не провадиться контроль виконання службою ДОУ і т. д.

На напрям документообігу в організації впливає також спосіб оцінки і затвердження складових цього процесу: узгодження, затвердження, ознайомлення та ін.

Обсяг документообігу вимірюється фізичним кількістю документів (оригіналів і копій) і може бути конкретизований чи доповнений об'ємом міститься в документах інформації, вираженої в листах, знаках, кількості доручень, виконавців і т. Д.

Кількість документів всіх потоків становить обсяг документообігу організації.

Словничок Обсяг документообігу - це кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею за певний період (місяць, квартал, рік).

На замітку За одиницю обліку кількості документів приймається сам документ без урахування копій.

Електронний документооберт. Актуальні питання

Підбірка актуальних питань з електронного документообігу та відповіді на них.

Яким чином забезпечити зберігання документів на підприємстві, впровадити електронний документообіг?

В даний час в багатьох організаціях впроваджують системи електронного документообігу (СЕД). Що реально змінює СЕД, наприклад, в одній з найбільш трудомістких, але абсолютно необхідних робіт в діловодстві - реєстрації документів?

Рекомендації експерта: організація документування та документообіг

Підбірка рекомендацій експерта з питань документування та документообігу.

Нові Правила документування та управління документацією: основні характеристики змін і нововведень

Порядок оформлення документів, що здаються в архів

Електронний документообіг як спосіб оптимізації бізнес-процесів

Особливості проведення експертизи цінності управлінської документації та оформлення річних розділів зведених описів справ

Електронний документообіг і архів електронних документів: теоретичні, правові та матеріально - технічні аспекти

Правила оформлення і узгодження вихідної документації, що залишається в справі організації-відправника

Технологія штрихкодування документів

Покрокова інструкція. тимчасове переведення

Для наших читачів дана покрокова інструкція щодо документального оформлення відмови роботодавця на тимчасове переведення працівника.

Джерело: журнал «Діловодство в Казахстані»