1. Чому я повинен становити схему бізнес-процесу?
2. Як скласти схему бізнес-процес?
3. Створюємо вихідну схему, засновану на попередніх дослідженнях.
4. Збираємо додаткові вимоги
5. Включаємо ці вимоги в схему
6. Переосмислення пов'язаних з поточною діяльністю

Бізнес-процес являє собою набір дій або завдань, які виконують певну організаційну мета. Завдяки автоматизації бізнес-процесів, використовуючи БП Симулятор, організації по всьому світу збільшують продуктивність процесів і скорочують операційні витрати. Перш ніж занурюватися з головою в вашу реалізацію потоку робіт, життєво важливо гарантувати, щоб схеми бізнес-процесів були простими, логічними і послідовними настільки, як це можливо.

Чому я повинен становити схему бізнес-процесу?

Модель або блок-схема бізнес-процесу є дорожньою картою для реалізації - в ній описуються очікувані результати і наведені конкретні кроки, як це досягається.

Побудова схем бізнес-процесу:

• Уможливлює подивитися на картину в цілому і прийняти до уваги всі типи потенційних сценаріїв.
• Допомагає дослідити і зрозуміти процес настільки ретельно, що ви можете бачити, як він може бути змінений або поліпшений шляхом автоматизації.
• Виробляє візуальну допомогу кожному, хто погоджує свої обсяги робіт на одній сторінці.
• Допомагає зменшити ненавмисні помилки і запобігти непотрібні зміни на початку шляху.

Як скласти схему бізнес-процес?

Є три простих кроки моделювання бізнес-процесу:

1. Створіть вихідну схему, засновану на попередніх дослідженнях.
2. Зберіть додаткові вимоги.
3. Включіть ці вимоги в схему.

При необхідності повторіть кроки 2 і 3, поки все не залишаться задоволеними кінцевим результатом.

Створюємо вихідну схему, засновану на попередніх дослідженнях.

Первісна схема надає загальний огляд того, як зацікавлені сторони уявляють собі бізнес-процес. Це загальна блок-схема, яку ви будете актуалізувати і деталізувати протягом усього процесу побудови схеми. Перед розробкою цієї схеми, присядьте з зацікавленими сторонами, щоб намалювати початкові, високорівневі кроки бізнес-процесу.

ось хороший приклад схеми бізнес-процесу :

Збираємо додаткові вимоги

Збір вимог полягає в отриманні інформації про бізнес-процесі від людей, залучених в кожному кроці, наприклад, кінцевих користувачів, зацікавлених сторін, адміністративних помічників і начальників відділів.

Під час фази збору вимог, ви можете виявити, що співробітники більше не будуть слідувати встановленим процедурам або що поточний офісний потік робіт надзвичайно складний. Ви також можете дізнатися, коли завдання фактично завершені, на відміну від того, як вони повинні бути завершені.

Дайте відповідь на наступні питання під час збору вимог:

• Що є метою бізнес-процесу?
• Що є початком процесу?
• Що є закінченням процесу?
• Які дії виконуються на кожному кроці і хто залучений в кожен вид діяльності?
• Чи є альтернативні маршрути в цьому процесі?

Переконайтеся, що ви використовуєте спеціальну термінологію при опитуванні користувачів, попросіть їх пояснити неоднозначні фрази .

приклади:

• "Файл" може означати один документ або пакет окремих документів.
• "Відправлення документа" може означати відправку його по електронній, збереження його в мережевий папці або передачу паперової копії.

Інші приклади незрозумілих і неправильно зрозумілих термінів включають:

• Доставка / зберігання
• Можливість / неможливість доступу
• Перевірка
• отримання
• повідомлення
• Обробка

Побудова схеми бізнес-процесів є чудовою нагодою для поліпшень у вашій організації. Запитайте себе:

• Є будь-які кроки в процесі, які здаються зайвим?
• Є певна частина процесу, яка може бути змінена, щоб бути більш ефективним?

Не бійтеся вносити зміни в поточний процес і включити їх у вашій схемі. Навіть якщо вас потім знайдуть, то чи не розстріляють.

Включаємо ці вимоги в схему

Після того, як ви зібрали вимоги, включіть їх на свою схему для конкретизації кожного кроку. Не залишайте припущень, навіть на дрібницях, таких як формат поля дати - модель марна, якщо вона не є докладною, правильною і повною. Покажіть цю схему зацікавленим сторонам і кінцевим користувачам, щоб переконатися, що вони задоволені доопрацьованій процесу. Перегляньте схему бізнес-процесу, поки не станете задоволені фінальною версією, але переконайтеся, що ви тримаєте мета процесу на увазі весь час. Пам'ятайте, що ця опис бізнес-процесу має бути завершено, коли його модель показує процес, який досягає цієї мети і не обов'язково, коли бажання кожного користувача або відділу виконано.

Переосмислення пов'язаних з поточною діяльністю

імітаційне моделювання бізнес-процесів в сервісі БП Симулятор надає прекрасну можливість удосконалювати і оптимізувати існуючі процеси, щоб зробити їх як треба, як гладко й ефективно, наскільки це можливо. Якщо у вас вже є докладна блок-схема, буде набагато легше імпортувати бізнес-процеси в БП Симулятор, тому що ви переконаєтеся, що вони є ефективними і простими, придатними для всіх, хто з ними пов'язаний.