1. Зберігання документів бухгалтерського обліку

Допоможемо вирішити задачу зберігання бухгалтерських документів. Якщо терміни зберігання бухгалтерських документів минули, надамо послуги архівування документів і складемо акт на списання документів. Допоможемо Вам оформити і здійснити здачу справ в архів, і зберігання документів бухгалтерського обліку. Посприяємо в здачі документів організації в архів, в разі ліквідації підприємства, якщо встановлені законодавством України терміни зберігання документів бухгалтерського обліку минули. Працюємо в місті

зберігання документів

Зберігання документів бухгалтерського обліку

В ході діяльності будь-якого підприємства створюється і обробляється величезна кількість різних документів. Перш за все маються на увазі первинні документи. Саме вони є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій та складаються в момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. (Пп. 1.2. І 2.2 «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р №88). Згідно з нормативними вимогами підприємство будь-якої форми власності має забезпечити належне

зберігання документів бухгалтерського обліку,

строго дотримуючись терміни зберігання бухгалтерських документів .

Вимоги до зберігання бухгалтерських документів встановлено разд.6 Положення №88. Так, первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до їх здачі в архів підприємства повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Під спеціальним приміщенням, як зазначено в листі Мінфіну від 22.07.2002 р №053-3996, розуміються приміщення з температурно-вологісним режимом, який забезпечує схоронність документів і записів в них, а також приміщення, що виключає можливість використання або винесення документів, які в ньому зберігаються, без дозволу головного бухгалтера підприємства.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, які забезпечують їх збереження.

Зберігання документів бухгалтерського обліку, які пройшли обробку (дотримуючись правил архівування документів), і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства. Терміни зберігання документів в архіві регламентує «Перелік типових документів, які створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням термінів зберігання документів», затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р N 578 / 5.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії підприємства працівникам інших структурних підрозділів може провадитися тільки за рішенням головного бухгалтера.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, а також державній податковій інспекції в 10-денний термін (п.6.10 Положення №88).

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, фінансової звітності підприємств, а тим більше знищення документації, може здійснюватися тільки відповідно до чинного законодавства України.

Важливим моментом в зберіганні бухгалтерської документації є суворе дотримання встановлених

після закінчення яких може ставитися питання про їх знищення.

Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта на списання документів (в т.ч. акта на списання бухгалтерських документів) для знищення здійснюються після зведення описів справ підприємства за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються експертною комісією підприємства одночасно. Схвалені комісією описи справ,

подаються на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) відповідного державного архіву. Схвалені ЕПК описи справ з особового складу та акти про виділення для знищення документів затверджуються керівником підприємства, після чого підприємство має право знищувати документи фактично.

Наші архівісти проведуть ціннісну експертизу документів Вашого підприємства (в т.ч. і в першу чергу документів бухгалтерського обліку) з посторінковим їх переглядом, відберуть справи, що підлягають постійному зберіганню, сформують їх згідно з архівними вимогам, внесуть їх у Опис справ, складуть акт про виділення справ для знищення і запевнять його в Державному архіві м.Києва. Після цього підприємство має законне право знищити справи, включені в акт списання архівних документів.

Вся документація, утворена в діяльності підприємства, повинна зберігатися протягом встановлених законодавством строків, і тільки після їх закінчення вирішується питання про можливість її знищення. Про обов'язки підприємства забезпечувати належне зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку протягом встановлених законодавством строків говорить ч.7 ст.9 Закону про бухоблік.

Звертаємо Вашу увагу, що знищення документації, термін зберігання якої минув, за відсутності податкової перевірки за цей період не допускається. Про це, зокрема, зазначено в Листі ДПСУ від 18.05.2012г. №13920 / Ж / 17-1216). Таким чином, в разі, коли перевірка органом ДПС не проводилась більше 1095 днів, платники податків зобов'язані забезпечити подальше зберігання неперевірених документів. Це положення підтверджує і Державна архівна служба України (Лист від 30.10.2012 № 01.2 / 3388).

Лист Державної архівної служби України від 13.09.2012 р N 01.2 / 2855 «Про строки зберігання первинних бухгалтерських документів тимчасового зберігання підприємств» зазначено:

Відповідно до «Переліку типових документів, які створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням термінів зберігання документів», затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р N 578/5 та зареєстрованим в Міністерстві юстиції 17.04.2012 за N 571/20884, який вступив в силу з 01.01.2013 р, термін зберігання первинних бухгалтерських документів становить 3 роки (за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спорів (розбіжностей), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення. Документи, що містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, зберігаються 5 років.

Необхідно враховувати, що терміни зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Обчислення строків зберігання документів відповідно до вимог зазначеного Переліку здійснюється з 1 січня року, наступного за роком їх завершення діловодством.

У найзагальнішому вигляді всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, в залежності від термінів їх зберігання можна розділити на такі групи:

1). Документи постійного зберігання. До таких документів, зокрема, відносяться документи НАФ (формують Національний архівний фонд);

2). Документи з установленим терміном зберігання, після закінчення якого (за певних умов) вони можуть бути знищені. це:

• а). Документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
• б). Документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Наші архівісти проведуть ціннісну експертизу бухгалтерських документів Вашого підприємства з посторінковим їх переглядом. Відберуть справи, що підлягають постійному зберіганню, сформують їх згідно з архівними вимогам, внесуть їх у Опис справ. складуть

акт на списання бухгалтерських документів

і запевнять його в Державному архіві м.Києва. Тільки після цього підприємство має законне право знищити справи, включені в акт списання архівних документів, строки зберігання яких закінчилися.